Ciclo PDCA para mejorar la eficiencia del proceso

ciclo PDCA

El ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Check-Act), también conocido como el ciclo de Deming, es una técnica esencial para la mejora de procesos. Es un marco que te ayuda a cambiar y mejorar tus procesos.

¿Qué es el PDCA?

PDCA es una metodología para lograr la mejora continua de procesos. Esencialmente es un circuito de mejora de retroalimentación: establece cómo funciona el proceso

El concepto fue desarrollado por primera vez por el Dr. Edwards Deming un consultor de gestión, en la década de 1950.

PDCA consta de 4 fases …

  • Planificar : identificar cuál es el problema y analizarlo. Encuentra ineficiencias del proceso. Desarrollar soluciones potenciales.
  • Hacer : implementar la solución a pequeña escala (para minimizar el riesgo).
  • Verificar – Evalúa tu nuevo proceso con el anterior. ¿Es más eficiente? ¿Tenías razón sobre el problema / solución? Si la solución no es satisfactoria, vuelva a la fase de «plan» y ofrezca mejores opciones.
  • Ley : si la solución fue útil, implementarla en toda la empresa.

pdca deming cycle

El PDCA, como marco, puede ser extremadamente útil si se combina con casi cualquier metodología de mejora.

Hay 2 casos de uso comunes para el uso del ciclo PDCA:

Resolución de problemas : cuando algo se descompone o no funciona como debería. PDCA se puede utilizar como una herramienta de análisis para descubrir el problema y encontrar una solución.

Mejora de procesos : el hecho de que algo esté «funcionando» no significa que esté funcionando de la mejor manera posible. Puede utilizar PDCA como un medio para encontrar posibles mejoras en los procesos existentes.

Las 4 fases del ciclo PDCA

Para ayudarlo a usar un ciclo PDCA para su organización, profundizaremos en cada uno de los pasos y le explicaremos los pasos exactos que deberá seguir.

Plan

Antes de que pueda realizar algún cambio en el proceso, debe identificar los problemas exactos que abordará a través del cliclo PDCA

Si hay un problema explícito que estás tratando de resolver, puedes usar algo como el para encontrarlo. La esencia de la metodología es que sigue preguntando «por qué» hasta que descubre la causa raíz de cualquier problema.

Así por ejemplo…

  1. ¿Por qué están bajando las ventas?
    • Debido a que el equipo de ventas está por debajo del rendimiento
  2. ¿Por qué?
    • Los nuevos leads son desinteresados ​​y fríos.
  3. ¿Por qué?
    • El departamento de marketing comenzó a trabajar con nuevos socios de generación de afiliados.
  4. ¿Por qué?
    • El departamento de finanzas rechazó la oferta del socio mayor.
  5. ¿Por qué?
    • La empresa socia elevó sus tarifas en un 15%.

Procesos de mejora continua: definición, beneficios y herramientas

Una vez que sepa cuál es la causa raíz del problema, puede comenzar a encontrar soluciones. En este caso, si los ingresos de la compañía están teniendo un impacto significativo, podría ser una buena idea volver al socio anterior (a pesar de las tasas). O bien, la empresa siempre podría buscar nuevos socios potenciales.

Si el proceso funciona como debería y simplemente está buscando mejorarlo, debería considerar la asignación de un mapeo de procesos. Para esto, deberá averiguar y luego crear un diagrama de flujo . A modo de ejemplo, el siguiente es un diagrama de flujo de integración del cliente …

Ejemplo de flujo de trabajo de integración del cliente

Puede usar el diagrama para identificar ineficiencias dentro del proceso y proponer ideas de mejora.

Hacer

Una vez que haya encontrado la solución correcta para un problema o una nueva forma de optimizar, puede iniciar la implementación.

Esto debería, sin embargo, ser a pequeña escala. No puede estar seguro de si su solución será exitosa, y ejecutarla en toda la compañía puede ser extremadamente riesgoso.

La “pequeña escala” depende de lo que sea el proceso. Sin embargo, la mayoría de las veces, esto significa un solo equipo, departamento o sitio de fabricación (a diferencia de toda la planta).

Comprobar

Ahora que tiene datos empíricos sobre qué tan bien funciona su nuevo proceso, puede compararlo con el anterior.

Sin embargo, es crucial ser muy crítico con esta parte. De un vistazo, su solución podría estar funcionando según lo planeado. Más tarde, sin embargo, podría descubrir que solo funciona en el corto plazo.

Por ejemplo, con su nuevo proceso, es posible que pueda aumentar la producción del producto. Si bien esto suena increíble al principio, puede que luego te des cuenta de que el nuevo proceso también tiene una tasa de defectos significativamente más alta, lo que te lleva de nuevo al punto de partida.

Entonces, a menos que esté 100% seguro de que la solución que está usando es la mejor opción, puede considerar otras posibilidades. Si no lo está, siempre puede comenzar todo desde la fase «Plan».

Una vez que haya encontrado la mejor solución potencial, puede pasar a la fase final.

Acto

Finalmente puede comenzar a aplicar la solución en toda la empresa. Sin embargo, debe considerar que PDCA es un bucle, no una iniciativa de una sola vez.

Si bien su proceso está funcionando mejor ahora, realmente no puede saber si eso es lo mejor que puede ser. ¿Tal vez descubras una mejor manera de llevar a cabo un determinado proceso? ¿O algún software nuevo podría ayudar a automatizar el proceso?

Su nuevo proceso ahora se ha convertido en la línea de base, que siempre debe tratar de mejorar. Puede repetir el proceso de ciclo PDCA tantas veces como sea necesario hasta que esté seguro de que el proceso es lo más eficiente posible.

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