Cómo usar Kaizen para mejorar continuamente tu negocio

kaizen

El cambio y la mejora es una parte esencial de cualquier organización. Para mantenerse a la vanguardia de su competencia y nunca perder una oportunidad, tiene que estar constantemente buscando diferentes maneras de mejorar.

Hay 2 tipos de «cambio» que pueden ocurrir en una organización …

  • Cambio revolucionario : cualquier cosa que sea una revisión importante de la organización. Estos usualmente requieren meses de planificación, trabajo y un presupuesto alto.
  • Mejora continua : todos los cambios menores que realiza sobre la marcha. Piense, cualquier pequeño detalle que, si se arregla, podría hacer que su negocio sea más eficiente.

La mayoría de las veces, lo harás más tarde.

El cambio radical es algo que una organización hace muy raramente. Por ejemplo, si está adoptando algún software en toda la organización. O, si estás planeando hacer grandes cambios estratégicos.

La mejora continua, por otro lado, es lo cotidiano: realizar cambios menores o mejoras en los procesos de su empresa. En muchos casos, los procesos de mejora continua también es una parte importante de un cambio radical. Una vez que realiza un cambio en toda la organización, hay muchas mejoras pequeñas que deben realizarse en todos los aspectos.

Sin embargo, esto no es tan fácil como parece. Casi todos los gerentes de la empresa saben que deben enfocarse en mejorar la organización. La parte difícil aquí es el «¿cómo?»

Uno de los enfoques más populares para la mejora continua es Kaizen, que es un enfoque japonés para la gestión.

¿Qué es Kaizen?

Por definición, Kaizen significa cambio (kai) para mejor (zen). La idea principal de la filosofía es la mejora continua: hay potencial de mejora en casi todo.

Para tener una mejor idea de cómo funciona esto, podemos contrastarlo con la idea occidental de «Innovación». Aquí es cómo los dos conceptos difieren …

Kaizen

Innovación

EfectoA largo plazo, pero sin grandes cambios.Cambio a corto plazo, pero drástico.
PasoPasos pequeñosGrandes pasos
CambioGradual y consistenteAbrupto y volátil
EnredoTodos dentro de la organización.Jugadores clave / especialistas técnicos
Concentración de EsfuerzoGenteTecnología

Ahora, Kaizen suena bien en teoría, pero probablemente se esté preguntando cómo se traduce en la práctica. ¿Cómo, exactamente, utiliza el poder de Kaizen para el beneficio de su propia organización?

Bueno, hay 2 partes distintas de Kaizen …

  • Filosofía : la idea principal detrás de Kaizen es que la mejora debe ser responsabilidad de todos, ya sean empleados de la suite C o de la planta de producción. Ayudar a mejorar la organización debe ser alentado y recompensado.
  • Acción : incluso si logra una cultura de mejora continua, no significa que las iniciativas de mejora real se desarrollen por sí mismas. Tendrá que organizar los eventos kaizen, que es la parte de ejecución de la metodología.

En cierto modo, el aspecto filosófico de Kaizen conduce a la acción real.

Si su empresa tiene una cultura de mejora, sus empleados mostrarán la iniciativa y organizarán Kaizen Events.

Sin embargo, si no lo hace, es más probable que sus iniciativas fracasen. A menos que implique a sus empleados no serán muy proactivos para ayudar a mejorar la empresa.

Sin embargo, para una empresa que logra entender bien ambos aspectos de Kaizen, terminarán cosechando innumerables beneficios …

  • Procesos eficientes : dado que el personal se centrará constantemente en la mejora, sus procesos serán lo más eficientes posible.
  • Empleados satisfechos y comprometidos : a todos les gusta ser valorados en una empresa. Al hacer que las opiniones de sus empleados sean escuchadas, consideradas e implementadas, es mucho más probable que estén contentos con el trabajo.
  • Mejor producto o servicio : como resultado de los dos primeros puntos, su producto o servicio será mejor en términos de calidad o precio.

Uso de Kaizen para mejorar su empresa

Comenzar con Kaizen puede parecer desalentador. No existe una solución única para cambiar la cultura de la empresa: cada organización es única a su manera.

Tampoco es fácil organizar eventos Kaizen. A menos que haya mucho compromiso y trabajo duro por parte de sus empleados, la iniciativa no irá muy lejos.

Sin embargo, existen varias prácticas recomendadas que pueden facilitar la adopción de Kaizen.

Ya que los dos aspectos de Kaizen están interconectados, cubriremos cómo hacer que cada uno suceda.

Estableciendo una cultura de Kaizen

El primer paso para hacer un cambio real en la cultura de la empresa es hacer el anuncio.

Hazles saber a tus empleados que de ahora en adelante, estarás haciendo las cosas de manera un poco diferente. Deje en claro que cualquier tipo de sugerencia para mejorar el proceso será valorada y recompensada.

Sin embargo, esto debería reflejarse en el comportamiento de su equipo de administración. Nunca deben descartar ofertas de ayuda o sugerencias de mejora.

Luego, deberá encontrar una manera de recibir el proceso y analizar estas sugerencias.

Según Masaaki_Imai un consultor de gestión japonés, una forma de hacerlo es mediante la implementación de Kaizen Corners.

Un rincón de Kaizen es un lugar donde sus empleados pueden enviar sus ideas.

Si eres de la vieja escuela, puedes convertirlo en un lugar real. O, siempre puede hacerlo en línea a través de software o correo electrónico.

Para la parte de implementación, Maasaki recomienda hacerlo en 3 etapas …

  • Etapa uno : todas las sugerencias enviadas son consideradas y evaluadas. Si no se ponen en práctica, el empleado recibe comentarios sobre el «por qué». Esta etapa garantiza que sus empleados sepan que su opinión es valiosa y no se desalentará.
  • Etapa dos : capacita a los empleados sobre cómo funciona la mejora de procesos, lo que les permite contribuir mejor.
  • Tercera etapa : cree un sistema de recompensas para los empleados que realmente trabajan arduamente para ayudar a mejorar los procesos. De esta manera, toda la iniciativa no es solo una fase de la que sus empleados se aburrirán.

En algunos casos, sin embargo, su empleado promedio no puede ayudar demasiado con la mejora de procesos. Si bien saben su trabajo, no pueden ayudar con nada demasiado técnico.

Para cualquier tarea de este tipo, desearía contratar a un grupo de expertos con experiencia técnica.

Una vez que haya empezado a rodar la pelota y ya tenga algunas ideas sobre cómo mejorar su organización, puede comenzar a organizar Kaizen Events.

Mejorar procesos con eventos Kaizen

Más allá de toda la teoría y la filosofía, Kaizen se compone de un montón de herramientas o metodologías que ayudan a poner todo eso en práctica.

Las herramientas son parte de los «Eventos Kaizen», que en términos simples significa una iniciativa de mejora de procesos. Ahí es cuando identifica un problema y comienza a trabajar hacia una solución.

Algunas de las metodologías en el kit de herramientas de Kaizen incluyen …

Metodologías Kaizen

Nombre de la herramienta

Definición

Sistema de sugerenciasEl sistema de sugerencias es una metodología para comunicar sugerencias de mejora de los empleados a la gerencia de la empresa. Una de las formas más comunes de hacer esto es colocar «buzones de sugerencias» en la oficina. Si tiene más conocimientos de tecnología, también podría usar algún tipo de software para esto.
Círculo de Control de Calidad (QCC)Si bien todos sus empleados pueden proponer mejoras, no todos pueden implementarlas. Los QCC son un pequeño equipo de especialistas que trabajan para encontrar problemas y proponer posibles soluciones.
Gestión de la calidad total (TQM)A diferencia del resto de las herramientas de Kaizen que hemos mencionado, TQM es más un enfoque general de la administración. La parte «Total» significa que todos los miembros de la organización, desde los trabajadores del taller hasta la suite C, deben participar en el proceso de mejora de la empresa. El «control de calidad», por otro lado, significa el proceso de medición y mejora de sus procesos. En pocas palabras, TQM es el equivalente japonés de Business Process Management (BPM)
Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA)El PDCA  son los pasos que debe seguir para que sus procesos funcionen de la manera más eficiente posible. «Plan» significa identificar el proceso a mejorar y crear un plan de acción. «Hacer» es la implementación del plan mencionado. «Verificar» es, bueno, verificar dos veces si el plan realmente produjo la mejora esperada. Si esta fase tiene resultados negativos, comienza el ciclo nuevamente. Si funciona, pasa a «actuar», que es la implementación del nuevo proceso en toda la empresa.
Mapeo de Procesos de NegocioEl mapeo de procesos es más un enfoque práctico para la mejora de procesos. Usted crea un diagrama de flujo de trabajo, que es esencialmente los pasos exactos que sus empleados deben seguir para completar un proceso determinado. Si visualiza el proceso, es mucho más fácil proponer mejoras potenciales

Una vez que haya identificado un problema muy específico, puede organizar un Evento Kaizen para resolverlo.

Los pasos habituales aquí son …

  • Organice el equipo : necesitará un Círculo de control de calidad (QCC) para ayudar a resolver el problema. Este equipo generalmente consta de varios empleados de planta, especialistas en procesos y alguien de la gerencia.
  • Determine el problema exacto : debe ser muy específico al respecto. ¿Cuál es el problema exacto que estás tratando de resolver? ¿Cuál es el resultado esperado? Para hacer esto más fácil, puede utilizar Business Process Mapping.
  • Encuentre métricas clave : si no sabe qué está mejorando, toda la iniciativa se perderá. Averigüe qué métricas realizar un seguimiento y un punto de referencia para que tenga algo que comparar con el nuevo proceso.
  • Cree posibles soluciones : este paso, como un hecho, varía según el proceso que esté mejorando. Podría significar cualquier cosa: eliminar pasos de un proceso, adoptar software nuevo, etc.
  • Pruebe las soluciones – Compare las nuevas métricas con las antiguas. ¿El nuevo proceso está funcionando mejor? Tenga en cuenta que a veces, la solución puede ser a corto plazo. Podría, por ejemplo, mejorar la producción del producto y la tasa de defectos al mismo tiempo. La primera puede verse desde el principio, pero la última puede tardar un poco en aparecer.
  • Implemente el nuevo proceso en toda la empresa : una vez que esté seguro de que el nuevo proceso funciona mejor que el anterior, puede comenzar a escalarlo.

Gestión de procesos con software de flujo de trabajo

Como ya hemos mencionado, una de las partes clave de Kaizen es mejorar los procesos de la empresa.

En los viejos tiempos, esto se hacía manualmente. Encuentra un proceso para arreglarlo, dibujarlo en una hoja de papel e implementar mejoras potenciales.

Hoy en día, esta no es exactamente la opción más eficiente. Después de todo, hay soluciones de software disponibles para casi todo.

Qué son los procesos de negocio [2 ejemplos prácticos]

El software BPMS es el mejor compañero que puede tener cuando se trata de implementar Kaizen en su lugar de trabajo. Tales herramientas te ayudan con …

  • Procesos de cambio : una vez que haya logrado mejoras en un proceso, debe comunicárselo a sus empleados. Sin embargo, a menos que solo tenga un puñado de empleados, esto puede ser muy difícil. Es posible que algunos empleados no entiendan completamente cómo se realiza el nuevo proceso; otros a menudo pueden olvidar los nuevos cambios. Con el software BPM, todo lo que tiene que hacer es cambiar el proceso dentro de la plataforma. A partir de ese momento, el sistema se asegurará de que todos se adhieran al nuevo proceso.
  • Aplicación del proceso : la gente odia el cambio. En algunos casos, sus empleados ignorarán u olvidarán los cambios que haya hecho en el proceso, volviendo a la forma antigua de hacer las cosas. Una vez que cambias un proceso con BPMS, sin embargo, se establece en piedra.
  • Análisis y mejora de procesos: la mejora de procesos siempre debe basarse en datos y métricas. No puedes mejorar un proceso sin saber si estás haciendo bien el trabajo. El software de gestión de procesos viene con análisis integrados, que realiza un seguimiento de cualquier métrica dada. De esta manera, es extremadamente fácil hacer un seguimiento de sus mejoras.

¿Y sabes cuál es la mejor parte? Comenzar con el software de gestión de procesos es completamente gratuito. Regístrese y vea cómo el software puede ayudar a mejorar sus procesos.

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