Qué es un diagrama de flujo de trabajo: definición y ejemplos

diagrama de flujo de trabajo

La visualización puede ser una herramienta muy útil para comprender mejor cómo funciona tu negocio. Ayuda a que tus procesos sean más transparentes, así como más fáciles de entender y analizar.

El diagrama de flujo de trabajo es uno de los métodos de visualización más populares, es sencillo de diseñar, leer y comprender al mismo tiempo.

¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Un diagrama de flujo de trabajo es una representación visual de proceso de negocio o un flujo, que generalmente se realiza a través de un diagrama de flujo.

Utiliza símbolos estandarizados para describir los pasos exactos necesarios para completar un proceso, así como para señalar a las personas responsables de cada paso.

El «flujo de trabajo», tal como lo conocemos hoy, se remonta a dos ingenieros mecánicos estadounidenses, Henry Gantt y Frederick Wilson. Ambos fueron conocidos por sus contribuciones al desarrollo de la gestión científica. ejemplo de diagrama de flujo de trabajo Por si solo, un diagrama de flujo de trabajo puede ser extremadamente útil con el análisis. Al ver cómo funciona el negocio desde una perspectiva de arriba hacia abajo, puedes identificar sus posibles fallos, debilidades y áreas de mejora.

Además de eso, el diagrama de flujo de trabajo puede ser extremadamente útil para tus empleados, como medio para verificar dos veces qué se debe hacer, quién es el responsable, etc.

También se puede utilizar en combinación con metodologías de gestión de procesos, como Business Process Management (BPM) o Business Process Improvement (BPI).

Con un diagrama de flujo de trabajo, se identifican debilidades y posibles mejoras. Con la metodología correcta, se desarrollan ideas potenciales sobre cómo mejorar.

Herramientas y términos similares

Hay un montón de palabras de moda en la industria: los flujos de trabajo, BPM, mapeo, diagramas de flujo, etc., por lo que, saber exactamente el significado de cada término puede ser un poco confuso. Aquí es donde el diagrama de flujo de trabajo se diferencia de términos similares.

Diagrama de flujo: un diagrama de flujo de trabajo puede tener la forma de un diagrama de flujo, pero no es necesariamente así. También puede ser en la forma de un diagrama SIPOC, Diagrama de carriles Swimlane, etc.

Business Process Mapping: es un diagrama de flujo de trabajo en donde la gráfica es un solo proceso. El mapeo de procesos de negocios, por otro lado, está en un nivel mucho más alto. Puede significar mapear diferentes tipos de procesos, datos, sistemas, así como los empleados involucrados.

Business Process Modeling: si bien implica el uso de diagramas de flujo de trabajo, no es exactamente lo mismo. El diagrama es simplemente la visualización de un proceso, modelar significa tomar el diagrama del proceso tal como está (cómo es el proceso actual), encontrar posibles mejoras y crear uno mejor (cómo debe ser el proceso).

Diagrama de flujo de trabajo: casos de uso y ejemplos

Inicialmente, los flujos de trabajo se utilizaron específicamente para la fabricación. Hoy, sin embargo, se puede aplicar a casi cualquier industria, siempre que tenga algunos procesos repetibles.

Generalmente, se usa para estos 3 propósitos:

  1. Análisis y mejora de procesos:A través de la visualización obtienes mucho más, ya que comprendes cómo funciona un determinado proceso de negocio. Esta información puede ser utilizada para encontrar debilidades o mejoras potenciales.
  2. Instrucción de proceso: gran parte del conocimiento de tu empresa se basa en tribal knowledge. Es decir, si un empleado clave abandona la organización, los demás pueden confundirse sobre cómo llevar a cabo un proceso específico. Sin embargo, si lo visualizan, solo deben consultar el documento.
  3. Seguimiento y administración: con un software, además de ayudar con la asignación de procesos, se puede realizar un seguimiento del proceso en tiempo real. Es decir, puedes ver quién es responsable de qué, cuál es la fecha límite, si hay retrasos, etc.

Como podrías adivinar, puede ser muy beneficioso para cualquier organización, ya que es difícil encontrar una empresa que no tenga procesos.

Ejemplos de flujo de trabajo de la vida real

Como ya hemos mencionado, puedes utilizar flujos de trabajo para cualquier industria o proceso. Aquí hay, sin embargo, varios ejemplos específicos

Comercio electrónico: el uso más común aquí es el seguimiento de un pedido.

  1. El cliente envía el pedido
  2. La transacción está confirmada y el dinero recibido
  3. El empleado responsable recoge el artículo y lo envía al departamento correspondiente
  4. El artículo es enviado al cliente

Flujo de trabajo de comercio electrónico

Marketing de contenidos: en la mayoría de los casos, gestionar el marketing de contenidos puede ser complicado. Implica cooperación entre el escritor, el diseñador, el comercializador y potencialmente, varios otros empleados.

  1. El escritor crea un borrador del artículo y lo envía al editor.
  2. El editor aprueba el artículo y lo pasa al diseñador o lo envía al escritor con instrucciones sobre qué corregir.
  3. El editor, según las instrucciones del escritor, crea los recursos visuales apropiados. Lo envía al comercializador para que lo configure.
  4. El comercializador carga el artículo en WordPress o CMS, lo optimiza para la búsqueda, lo comparte con personas influyentes, etc.

flujo de trabajo de marketing de contenidos diagrama de flujo

Bienvenida de nuevos empleados: es esencial que su nuevo empleado comience a trabajar con el pie derecho. Estructurar y optimizar el proceso lo hace mucho más fácil.

  1. El departamento de recursos humanos envía toda la documentación al empleado.
  2. El empleado devuelve los documentos cumplimentados.
  3. El departamento de Recursos Humanos los pasa a la gerencia de la empresa para su firma y aprobación
  4. El administrador de la oficina garantiza que el espacio de trabajo y el software de la empresa estén listos para el nuevo empleado
  5. Una vez se incorpora el nuevo empleado, comienza la «orientación para el empleado»

diagrama de flujo de trabajo de incorporación de empleados

Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo

Símbolos y herramientas

Antes de poder crear un diagrama de flujo de trabajo, debes tener una comprensión básica de cómo funcionan los símbolos. Los símbolos, sin embargo, varían.

Hay muchas formas de documentar flujos de trabajo, algunas de las cuales pueden ser difíciles de aprender y recordar (BPMN, por ejemplo). Aquí hay una hoja de trucos simple para ayudarte a comenzar, aunque …

símbolos de diagrama de flujo de trabajo

Si bien la lista que mencionamos anteriormente no es exhaustiva (hay muchos símbolos diferentes según el caso de uso), es una forma sencilla de comenzar. Una vez que hayas aprendido los símbolos, deberás elegir la herramienta adecuada.

  • Lápiz y papel: la opción más básica (y más fácil). Solo toma un lápiz y papel y dibuja el proceso ya sea de la memoria o consultando la línea del proceso.
  • Flowchart Software: software dedicado a la gráfica específicamente. De todos modos, ya que probablemente guardarás los gráficos en línea, esto elimina el paso adicional de escanear.
  • Workflow Management Software: casi lo mismo que el software de diagrama de flujo, con varios beneficios significativos. El software, además de la visualización, te permite realizar un seguimiento del flujo de trabajo en línea, automatizar ciertos pasos, identificar cuellos de botella a través de análisis, etc.

5 pasos para crear un diagrama de flujo de trabajo

Ahora que ya sabes cómo funcionan los aspectos técnicos, a continuación te indicamos cómo crear el diagrama que será tan legible como útil.

Paso # 1: Escoge el proceso para graficar

En primer lugar, deberás determinar cuál es el propósito del diagrama, es decir, ¿es para la incorporación? ¿Análisis y mejora de procesos? Dependiendo de lo que estés buscando, deberías incluir diferentes tipos de información.

Para el análisis, por ejemplo, tendrías que ser mucho más específico acerca de los pasos del proceso, mencionar información como la entrada de recursos, la salida, etc.

Con la incorporación, solo tienes que mencionar los roles, las responsabilidades y las tareas exactas.

También debes considerar quién va a ver el flujo de trabajo. Si es un cliente, no debes mencionar ninguna información de la empresa demasiado sensible.

Finalmente, asegúrate de definir estrictamente el flujo de trabajo: dónde comienza y dónde termina. Esto garantiza que no exageres y asignes el proceso exacto con el que deseas trabajar.

Paso # 2: Recopilar información

Cualquiera que sea tu función en la organización, es probable que no sepas todo lo que hay que saber sobre cada proceso.

Consulta a las personas adecuadas y aprende tanto como puedas. Haga preguntas, como:

  1. ¿Quién está a cargo de qué actividad o tarea?
  2. ¿Cuál es la línea de tiempo del proceso?
  3. ¿Hay posibles desviaciones?
  4. ¿Qué tareas están involucradas en cada paso del proceso?
  5. ¿Hay algún retraso en el proceso? ¿Mejoras potenciales? Cuellos de botella?

Paso # 3: Diseñar el flujo de trabajo

Ahora que tienes una buena idea de cómo funciona el proceso, finalmente puedes diseñar el proceso. Usa la información que has aprendido para visualizar el proceso tal como debe ser.

Si estás utilizando el diagrama de flujo de trabajo para la incorporación o la instrucción de proceso, has terminado. Todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que todos los empleados correctos tengan acceso al gráfico. Si, en cambio, estás en esto para un análisis o mejora del proceso, anda al siguiente paso.

Paso # 4: Análisis y mejoras

Ahora que ya has realizado el proceso visualizado, es probable que ya sepas una o dos cosas que podrías mejorar el proceso. Ahora, puedes hacerte varias preguntas:

  • ¿Hay algún proceso que se esté retrasando? ¿Cuellos de botella? ¿Tareas que toman más tiempo del que deberían?
  • ¿Cuáles son las actividades más importantes para que el proceso tenga éxito? ¿Cómo afectan al producto final? ¿Puedes hacerlos más eficientes a través de la automatización? ¿Cortando pasos? ¿Cambiando las cosas?
  • ¿Son ciertos pasos más riesgosos de lo que razonablemente deberían ser? ¿Algún plazo perdido?
  • ¿Puedes identificar los procesos que son más costosos de lo que deberían ser razonablemente?
Para facilitar este paso, puede utilizar varias técnicas de análisis diferentes, como el Método de los 5 por qués

Paso # 5: Crea un proceso de futuro

Una vez que hayas resuelto las mejoras, querrás reflejar eso en su diagrama de flujo de trabajo. Si bien podrías comenzar a ejecutarlo, es más eficiente tener algo que mostrar a tus empleados.

De esta manera, es mucho más probable que se adhieran al nuevo método, en lugar de volver al método antiguo cuando no se está mirando.

O, si estás usando un software de administración de flujo de trabajo, todo lo que tienes que hacer es hacer un cambio en la plantilla de proceso, lo que garantizará que cada vez que los empleados inicien un proceso, será la última versión.

Tipos de diagramas de flujo de trabajo

Hay varias formas diferentes de crear diagramas de flujo de trabajo, siendo estos 4 los más populares.

Mapa de procesos: es el tipo más simple (y el más sencillo), todo lo que tienes que hacer es mapear el proceso cronológicamente (lo que sigue a qué).

gráfico de diagrama de flujo

BPMN – es una forma muy específica de crear diagramas de flujo. La diferencia es que BPMN utiliza símbolos y elementos estandarizados, lo que facilita a otras personas o empresas la comprensión del diagrama.

Ejemplo de diagrama de flujo de bpmn

Diagrama Swimlane : funciona casi igual que un diagrama de flujo regular. El único diferenciador aquí es que el proceso se divide en diferentes departamentos.

diagrama de carril

Diagrama SIPOC – significa Proveedores Insumos Procesos Salidas Clientes. A diferencia del diagrama de flujo, SIPOC no tiene nada que ver con el orden de los pasos dentro de un proceso. Más bien, se centra en analizar los aspectos más importantes de un flujo de trabajo.

diagrama sipoc

Automatizar flujos de trabajo con software

Si bien los flujos de trabajo documentados son beneficiosos, automatizarlos es incluso mejor.

Un software ayuda a encaminar las tareas entre diferentes empleados, eliminando la necesidad del caos de los correos electrónicos.

En el extremo del empleado, se obtiene un panel de tareas y tareas pendientes.

Como gerente, por otro lado, tienes una vista de arriba hacia abajo de todos tus flujos de trabajo, así como de plazos, cuellos de botella, etc.

 

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