Cómo usar el diagrama de Gantt para acelerar tu proyecto

diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que se utiliza para representar visualmente el cronograma de un proyecto. Se utiliza en la gestión de proyectos para ilustrar tareas o actividades en relación con el tiempo.

En términos muy simples, un diagrama de Gantt muestra qué tareas deben completarse y cuándo deben completarse.

Al crear un plan de negocios estratégico, o al emprender un nuevo proyecto, siempre está presente un diagrama de Gantt. Si estás comenzando un nuevo proyecto y no tienes ninguna idea de cómo iniciarlo, un Diagrama de Gantt puede ayudarte a lograrlo.

Crear un diagrama de Gantt antes de comenzar un nuevo proyecto es como comprar un mapa antes de ir a una nueva ciudad. La mayoría de la gente no compra un mapa para planificar sus visitas porque cuesta más, requiere tiempo y planificación.

Algunas personas simplemente no compran un mapa porque les gustan las aventuras. Bueno, si has viajado antes, entonces sabes que planificar con anticipación requiere una inversión inicial (tiempo y dinero), sin embargo, a la larga, resulta ser más rentable (es decir, puedes ver más lugares en menos tiempo).

De manera similar, un gráfico de Gantt puede parecer un desperdicio de esfuerzos al comenzar un nuevo proyecto. Sin embargo, a medida que vayas avanzando, verás mejor cuáles son las diversas tareas, cuándo deben completarse y cuánto demora cada actividad, y así usar tu tiempo de manera más eficiente.

Historia del diagrama de Gantt

Sin entrar en mucho detalle, el diagrama de Gantt fue inventado por Henry Gantt, durante los años 1910-1915. Al principio, se utilizaba para realizar un seguimiento del trabajo del empleado.

Si el trabajador lograba cumplir con la cuota diaria, se grababa con una barra negra. Cuando la cuota no se cumplía, se registraba con una barra roja.

Con su uso, se convirtió en un modelo basado en el tiempo en lugar de uno basado en la cantidad y fue utilizado durante la Primera Guerra Mundial por los estrategas estadounidenses.

El dibujo de los diagramas de Gantt ha pasado por diferentes etapas:

  • Lápiz y papel: al principio, los diagramas de Gantt se dibujaban en papel. Cualquier cambio en el flujo de actividades o la duración de las actividades requeriría que todo el diagrama de Gantt se vuelva a dibujar.
  • Aplicaciones de escritorio: con la propagación de computadoras personales, las aplicaciones de escritorio que apuntaban a la gestión y programación de proyectos, también permitieron la creación de diagramas de Gantt
  • Aplicaciones basadas en la Web: el auge de Internet permitió que las aplicaciones basadas en la web permitieran a los gerentes de proyecto diseñar, crear y compartir diagramas de Gantt en menos tiempo y de una manera más agradable a la vista. Hoy en día, parece imposible dibujar un diagrama de Gantt sin un software. De hecho, la mayoría de las aplicaciones de escritorio o basadas en web utilizadas para los diagramas de Gantt ofrecen varias plantillas desde las cuales comenzar. También brindan a los usuarios consejos y mini tutoriales sobre qué va a dónde y por qué.

Ejemplo de diagrama de Gantt

El siguiente ejemplo muestra un diagrama de Gantt típico para un inicio basado en blockchain. En el lado izquierdo, tenemos las diferentes tareas, organizadas de acuerdo con su respectiva etapa de desarrollo.

El eje temporal se divide en meses y trimestres.

En la parte inferior, puedes encontrar la leyenda o las anotaciones necesarias para comprender el esquema de colores asociado con el diagrama de Gantt.

El resto se explica por sí mismo.

Gráfico de gantt

Estructura de un diagrama de Gantt

Los dos componentes principales del negocio de un diagrama de Gantt son las tareas y la duración de cada tarea respectiva.

Las tareas conforman el eje vertical del gráfico y se escriben una debajo de la otra, de la misma manera que crearías una lista de tareas.

La lista de tareas generalmente se divide en bloques más pequeños de tareas. Puedes pensar en los diferentes bloques en diferentes etapas del desarrollo del proyecto.

Por ejemplo, el primer bloque de tareas puede estar relacionado con el Análisis y el segundo bloque puede tratar con el Diseño. Normalmente, los diferentes bloques están codificados por colores, lo que significa que las tareas dentro del mismo bloque tienen el mismo color (y generalmente se encuentran adyacentes entre sí).

Cada tarea tiene su barra horizontal respectiva que representa la duración de cada actividad / tarea. Los bordes de la barra horizontal indican la hora o la fecha en que la tarea debe comenzar y finalizar.

No hace falta decir que las barras de duración horizontal constituyen el eje horizontal del diagrama de Gantt.

En última instancia, puedes pensar en el Diagrama de Gantt como un canal codificado por colores de múltiples niveles que ilustra la red de precedencia de actividades / tareas con sus respectivas duraciones.

Tipos de diagramas de Gantt:

  • Los diagramas de progreso de Gantt: la barra horizontal, que denota el tiempo requerido para una tarea o actividad, está sombreada hasta el punto en que la tarea se ha completado. El sombreado se realiza a partir de la izquierda. Si, por ejemplo, una tarea está completa en un 75%, entonces la barra de duración de la tarea estará sombreada.

Es ideal para proporcionar una representación visual del progreso de cada tarea. De esta manera sabrá qué tareas están retrasadas. Si se suponía que una tarea terminaría la semana pasada, pero solo está terminada en un 60%, esto ya es una alerta roja para la administración y sabe que se debe tomar algún tipo de acción pronto.

  • Gráficos de Gantt vinculados: como su nombre indica, este tipo de gráfico de Gantt usa líneas para vincular / conectar tareas entre sí. Las líneas de conexión muestran que dos o más tareas tienen algún tipo de dependencia.

El problema con este tipo de diagrama de Gantt es que cuando un proyecto tiene varias tareas que dependen una de la otra, el gráfico se puede desordenar. Funciona muy bien con flujos de tareas simples, ya que casi no requiere capacitación o experiencia para comprender y analizar un diagrama de Gantt. Sin embargo, cuando el flujo de trabajo es más complejo (es decir, hay más tareas interrelacionadas), los beneficios de una representación visual se pierden.

Cómo dibujar un diagrama de Gantt

Hay varias formas de dibujar un diagrama de Gantt hoy en día, y dibujarlo en papel definitivamente ya no es una opción. Debido a que los diagramas de Gantt se utilizan en la gestión de proyectos, de manera similar a la mayoría de los proyectos, han cambiado una y otra vez.

Tendrías mucha suerte, y probablemente el primer gerente de la historia si tu equipo cumple con todos los plazos y completa todas las tareas a tiempo. E incluso si eso sucede, el alcance del proyecto siempre puede cambiar y la lista de tareas requerirá ser rediseñada.

Por lo tanto, la mayoría de los diagramas de Gantt se dibujan utilizando programas informáticos. A pesar de que existen muchas aplicaciones dedicadas para dibujar gráficos de Gantt, la mayoría de las herramientas visuales en línea te brindan los recursos suficientes para esa tarea.

A continuación, enumeramos algunas de las aplicaciones más sencillas y rentables:

Microsoft Excel

Una de las formas más comunes de crear un diagrama de Gantt es MS Excel. Hay muchos vídeos en youtube  que te pueden enseñar. En pocas palabras, comienza creando una tabla de tareas con sus respectivas fechas de inicio y finalización. Luego, crea un gráfico de barras horizontal a partir de la tabla de tareas que creaste.

En este punto, todo lo que tienes que hacer es dar formato al gráfico de barras para que se parezca más a un gráfico de Gantt. Esto incluye formatear el tamaño de celda, eliminar las líneas de celda del área del gráfico, eliminar el exceso de espacio en blanco entre las barras, etc.

Idealmente, si estás tratando de administrar un proyecto pequeño o mediano, probablemente podrías encontrar una plantilla gratuita en línea. Eso puede acelerar enormemente el proceso de diseño del diagrama de Gantt.

Hojas de Google

Lo mismo que describimos anteriormente también se puede hacer en Google Sheets si no tienes una suscripción a MS Office. Además del método tradicional explicado anteriormente, puede instalar la extensión para Google Chrome, que te permite crear automáticamente un Gantt Chart con al menos cinco niveles de tareas.

Draw.io

A muchos gerentes de proyectos no les gusta dedicar mucho tiempo a diseñar un gráfico que se cambiará continuamente. Es por eso que las plantillas pueden ser una mejor opción. Afrontémoslo, quien haya creado la plantilla tardó varias horas en crearla, y todo lo que tiene que hacer es cambiar los colores de la tabla.

Microsoft Visio

Cuando se trata de proyectos más grandes y complejos, es más seguro y necesario usar herramientas visuales más profesionales, como Microsoft Visio. Un elaborado diagrama de Gantt puede ayudarte a mejorar la comunicación de tareas detalladas y programar detalles para varios gerentes o empleados involucrados en el proyecto.

Visio proporciona ciertas herramientas visuales que pueden ayudarte a crear un diagrama de Gantt arrastrando y soltando los diversos elementos en la hoja del diagrama. Además, también ofrece plantillas que te permiten administrar la programación del proyecto en un nivel de tarea. El único inconveniente es que Microsoft Visio no forma parte de MS Office y, por lo tanto, requiere una suscripción por separado.

Dado que Visio y Excel son productos de Microsoft, es posible utilizar los datos generados en Excel para diseñar un diagrama de Gantt en MS Visio.

Combinación de un diagrama de Gantt con una aplicación de gestión de flujo de trabajo

Un diagrama de Gantt puede ser extremadamente útil cuando se combina con una aplicación de administración de flujo de trabajo

Digamos que tienes un diagrama de Gantt de progreso y observas que una tarea está creando un cuello de botella y que el progreso realizado es solo del 30%.

A partir de ahí, puedes tomar varias decisiones basadas en la estrategia de gestión que estás adoptando. Una opción podría ser delegar la tarea a otro equipo.

Otra solución podría ser agregar un miembro nuevo que se haya desempeñado bien en tareas similares, para ayudar al equipo existente y darles el impulso adicional necesario para realizar el trabajo.

Después de todo, la gestión de proyectos es un campo muy dinámico y requiere una toma de decisiones continua. Debes poder planificar con anticipación, analizar la situación actual y tomar decisiones de manera que estén alineadas con las metas y objetivos del proyecto.

Conclusión

Los diagramas de Gantt fueron una herramienta inventada hace más de 100 años, pero siguen siendo una de las herramientas más comunes utilizadas en la gestión de proyectos.

Ya sea que seas un estudiante que intenta programar tus próximos pasos en la vida o un administrador que intenta hacer un seguimiento del progreso de un proyecto, los gráficos de Gantt pueden ser uno de tus amigos más cercanos.

Como has visto anteriormente, son muy simples de hacer, requieren muy poco conocimiento para comprender y pueden mejorar en gran medida la programación y finalización de las tareas.

La mejor manera de aprender sobre los Gráficos de Gantt es hacer uno. Prueba una de las herramientas gratuitas que mencionamos anteriormente y haznos saber cómo te fue. Una vez que tengas una mejor idea de cómo se puede usar en la gestión de proyectos, intenta integrar Gantt Charts con aplicaciones de administración de flujo de trabajo.

Si crees que nos hemos perdido algo con respecto a los gráficos de Gantt, no olvides de decirlo en la sección de comentarios a continuación.

Páginas similares a Cómo usar el diagrama de Gantt para acelerar tu proyecto

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *