Diagrama de Pareto [Ejemplo práctico]

diagrama de pareto

El análisis del diagrama de Pareto es una técnica gráfica estadística que se utiliza para mapear y clasificar los problemas de los procesos de negocios, desde los más frecuentes hasta los menos frecuentes, con el objetivo final de centrar los esfuerzos en los factores que producen el mayor impacto en general.

Para hacer esto de manera efectiva, se utiliza el Principio de Pareto, que se conoce principalmente como la regla 80/20.

El gráfico de Pareto, a veces también, se conoce como análisis de Pareto o diagrama de Pareto. Si escuchas esos términos en cualquier otro lugar, debes saber que son casi intercambiables.

En este artículo, te mostraremos cómo y cuándo usar un análisis de gráfico de Pareto usando Microsoft Excel o simplemente a mano. Dominar los diagramas de Pareto te ayudará a maximizar la eficiencia de tus procesos de negocios.

Los orígenes del análisis gráfico de Pareto

La carta de Pareto se deriva del principio de Pareto, que fue sugerido por un consultor de administración estadounidense nacido en Rumania, Joseph M. Juran, durante la Segunda Guerra Mundial.

El nombre, sin embargo, se deriva del economista italiano Vilfredo Pareto.

En pocas palabras, Vilfredo Pareto observó a lo largo de extensas «observaciones» e investigaciones que a fines de la década de 1890 en Italia, el 80% de la riqueza y la tierra pertenecían a aproximadamente el 20% de la población.

Dicha relación es tan universal que puede aplicarse a casi cualquier campo. Aquí se muestra en la siguiente figura: con un gráfico de Pareto, siempre hay dos variables en juego que comparten la misma proporción (80/20) en todos los casos.

Diagrama de Pareto sigue la Regla 80/20

Algunos ejemplos de diferentes industrias incluyen:

  • Negocio : el 80% del trabajo lo realiza el 20% de los empleados.
  • Desarrollo de software : el 80% de la lógica de un programa se ejecuta utilizando el 20% de las clases o el código
  • Eficiencia del software : el 80% de los problemas son causados ​​por el 20% de los errores. Arreglar el 20% de los errores con la mayor frecuencia debería resolver aproximadamente el 80% de los problemas de los clientes. La regla 80-20 no se aplica solo a las funciones, sino también a los errores de software.
  • Salud : aproximadamente el 80% de las lesiones y accidentes ocurren debido al 20% de los posibles peligros.
  • Crimen : el 80% de los crímenes son cometidos por el 20% de los criminales
  • Ventas : el 80% de las ventas y los ingresos se obtienen del 20% de los clientes.

Nuevamente, el punto principal aquí es que el 80% de los problemas y eventos ocurren debido al 20% de las causas y recursos. En general, la regla de Pareto 80/20 no es como la ley inmutable de la física. Es simplemente un principio seguido por la ley de distribución de Pareto. Se basa en observaciones continuas y ha resultado ser aplicable a casi cualquier campo de la vida y a muchos fenómenos naturales.

Cuándo usar un Análisis de Pareto

Teniendo en cuenta los ejemplos mencionados anteriormente, podemos observar que los gráficos de Pareto tienen una función común a pesar del campo en el que se aplican. Esta función común es la optimización .

No importa si estás intentando optimizar código, un proceso de negocio, un flujo de trabajo, prácticas de documentación, etc. El análisis del gráfico de Pareto se puede aplicar a cualquier esfuerzo de optimización.

Como regla general, el análisis de gráficos de Pareto se puede utilizar al tratar de encontrar un patrón que pueda generar el mayor impacto, al tiempo que se emplean los recursos y actividades más importantes.

Para que podamos utilizar un diagrama de Pareto, nuestros datos de proceso deben cumplir los siguientes dos criterios:

  • Los datos deben poder organizarse en categorías: algunas categorías de ejemplo pueden ser defectos, recuento o costo.
  • La clasificación de las categorías debería ser importante: si la clasificación de las categorías no importa, la frecuencia de los datos no será relevante. En tal caso, es necesario cambiar las categorías especificadas.

Varias empresas han utilizado las tablas de Pareto para optimizar sus negocios. Zappos , por ejemplo, alienta a sus directivos a  reunirse y socializar con su equipo en lugar de pasar el 100% de su tiempo trabajando.

Esta práctica ha demostrado ser bastante exitosa en la construcción de la confianza y la unidad del equipo. La diferencia entre la organización periódica de las actividades de creación de equipos  y la aplicación de la regla 80/20 que tiene Zappos, es que el principio de Pareto debe aplicarse de forma continua y con mayor frecuencia que las actividades de gestión de equipos.

Sin embargo, la alternancia de las actividades de vinculación con el trabajo real ha demostrado ser exitosa para la empresa conocida por su cultura corporativa experimental.

En un sentido más práctico, los gráficos de Pareto son más útiles para identificar cuáles son los problemas más grandes relacionados con tu negocio.

También te ayudan a analizar cómo presentar los problemas que deben abordarse de una manera más sencilla y comprensible. Además, también ayudan a guiar dónde buscar en términos de averiguar la frecuencia de un determinado problema en tu empresa.

Componentes de un gráfico de Pareto

Para construir un gráfico de Pareto, primero debes comprender sus componentes y la relación entre ellos. Esencialmente, el gráfico de Pareto es un gráfico de barras. Al ser un gráfico de barras, está formado por dos variables principales que forman el eje x y el eje y.

El eje x se utiliza para trazar las diferentes categorías en las que se desglosan los datos.

En el eje y, se muestra el número de ocurrencias o el recuento para cada categoría específica. Las barras se ordenan desde la frecuencia más alta a la frecuencia más baja, comenzando de izquierda a derecha.

Después de clasificar las barras en orden descendente según su frecuencia, se utiliza un gráfico de líneas para representar el porcentaje acumulativo del número total de ocurrencias.

El gráfico de líneas es una subherramienta visual que se utiliza para detectar inmediatamente si un determinado conjunto de datos sigue la regla 80/20.

A continuación puedes encontrar un resumen de los componentes del Diagrama Pareto:

  • eje x : categorias de datos
  • eje y : el número de apariciones
  • Barras clasificadas en orden descendente : el orden en que se colocan las barras y se alinea con la frecuencia del evento
  • curva de porcentaje acumulativo : muestra el porcentaje acumulativo (en el eje y) mientras atraviesa las categorías de izquierda a derecha.

En la figura a continuación, puedes ver todos los diferentes componentes de un diagrama de Pareto discutido en esta sección, demostrado con flechas. Te mostraremos cómo construir el gráfico de Pareto en la figura en Microsoft Office Excel.

Ejemplo de análisis de gráfico de Pareto

Construyendo un gráfico de Pareto

Para demostrar los componentes y el proceso de construcción de un diagrama de Pareto, usaremos el ejemplo de una situación empresarial ficticia. Supongamos que deseas encontrar las incidencias de ciertos cuellos de botella en el proceso de negocio.

Paso 1 : decide la categoría que utilizarás para agrupar los cuellos de botella. En nuestro caso, las categorías serán diferentes grupos de cuellos de botella en el proceso de flujo de trabajo. Llamemos a estos cuellos de botella A, B, C, D, etc.

Paso 2 : establece qué medida es la más adecuada para medir las categorías agrupadas. Por ejemplo, la medición de los diferentes grupos de cuellos de botella puede ser el número de ocurrencias del cuello de botella específico.

Paso 3 : crea una línea de tiempo específica que cubra el gráfico de Pareto. Esto puede ser un ciclo de trabajo, un sprint, un día completo, una semana, un mes, etc. Para el propósito de este ejemplo, supongamos que es una semana.

Paso 4 : después de haber determinado los tres primeros, debes registrar u organizar tus datos en una tabla de acuerdo con los pasos. La tabla tendrá dos columnas: cuellos de botella y número de veces que se producen cuellos de botella.

Esto requiere que la compañía recopile los datos sobre el número de cuellos de botella para cada una de estas categorías de cuellos de botella si estos datos aún no están disponibles.

Si tienes los datos, simplemente organiza los datos que ya existen de acuerdo con cada categoría de cuello de botella que hayas determinado en el primer paso.

Análisis de gráficos de Pareto en Excel

Paso 5 : después de recopilar u organizar todos los datos, debes colocar todo en una tabla de Excel.

Inicialmente, debes encontrar la suma del número de todas las diferentes ocurrencias (cuellos de botella). Puedes hacer esto usando las herramientas de resumen de Excel o una calculadora a mano.

Tu tabla debe parecerse a la tabla de abajo en este punto:

Ejemplo de análisis de gráfico de Pareto - ocurrencias de cuellos de botella

Paso 6 : en este punto, debes reunir el total de todas las ocurrencias para cada categoría respectiva de cuello de botella. Esto se puede hacer construyendo una tabla nueva, más pequeña, u ocultando las columnas para «días de la semana».
Después de eso, organiza tus datos de la mayor cantidad de ocurrencias hacia la más pequeña (orden descendente). Tu nueva tabla debería verse así:

Ejemplo de análisis de gráfico de Pareto - tabla recapitulativa

Paso 7 : ahora que tienes estas columnas una al lado de la otra, debes calcular el porcentaje acumulado de cada cuello de botella. En la siguiente figura, puedes ver la fórmula que hemos utilizado en una celda (C27). Para aplicar la misma fórmula a las otras categorías de cuellos de botella, simplemente puedes arrastrar la fórmula hacia abajo hasta la última fila.

Ejemplo de análisis de gráfico de Pareto suma de ocurrencias

Paso 8 : selecciona todo el conjunto de datos (sin el número total de ocurrencias), por lo que en nuestro caso, desde A25 hasta C31. Después de eso, ve a INSERTAR → CARTAS → COLUMNA 2D → COLUMNA CLUSTRADA.

Ejemplo de análisis de gráfico de Pareto gráfico de barras

Esto creará un gráfico 2D regular con dos conjuntos de datos que tomarán la forma siguiente:

Diagrama de la carta de Pareto

Paso 9 : para que el gráfico tome su forma final, debes hacer clic con el botón derecho del mouse en cualquiera de las barras del gráfico y seleccionar Cambiar el tipo de gráfico de la serie.

Serie de datos del diagrama de Pareto

Aparecerá un cuadro de diálogo. Desde la ventana Todos los gráficos, selecciona COMBO en el extremo inferior izquierdo del cuadro de diálogo.

Aquí, se deben realizar los siguientes cambios en las ventanas desplegables (en la columna Tipo de gráfico) que corresponden a sus conjuntos de datos:

  1. El número de ocurrencias debe permanecer como columnas agrupadas.
  2. El porcentaje acumulativo debe cambiarse a Línea y la casilla de verificación Eje secundario debe estar marcada.

En total, tu ventana debería verse así:

Cuadro de diálogo Diagrama de gráfico de Pareto

Paso 10 – Después de presionar OK, tu diagrama de Pareto estará listo. Coloca un título en el gráfico y cambia el valor del eje secundario a un porcentaje para facilitar la tarea. Tu gráfico de Pareto terminado ahora se verá así:

Análisis de la carta de Pareto - Diagrama final

Cómo interpretar los diagramas de Pareto

Ahora el diagrama de Pareto está disponible para ti con todos sus componentes. Un problema más complicado es cómo interpretar exactamente los resultados de este cuadro.

Sobre la base de lo que hemos discutido anteriormente sobre las implicaciones del análisis del gráfico de Pareto, este gráfico en particular muestra claramente los cuellos de botella en los que la empresa debería centrarse más.

Aquí podemos ver claramente cómo solucionar los dos primeros cuellos de botella: el cuello de botella D y el cuello de botella A se encargarán de alrededor del 80% de todos los defectos. El análisis sería el mismo si hubiera más cuellos de botella que atender, ya que la Regla de Pareto de 80/20 está en juego.

Análisis de gráficos de Pareto en control de calidad

Uno de los mayores usos para el análisis de gráficos de Pareto es el control de calidad total. Se utiliza como una herramienta dentro del marco Lean Six Sigma, un método matemático para rastrear el desempeño de la empresa. El análisis del gráfico de Pareto muestra visualmente los datos para que sea más fácil juzgar si el Principio de Pareto se puede aplicar a los datos.

El uso de gráficos y herramientas estadísticas para analizar datos es una de las competencias centrales dentro de los proyectos gestionados mediante el marco Six Sigma. El análisis del gráfico de Pareto caería perfectamente en las etapas de Medición y Mejora de DMAIC   (Definición, Medición, análisis, Mejora y Control).

Saber si el principio 80/20 se aplica a un proceso específico puede ser muy útil en Six Sigma. Al seleccionar qué proyecto emprender, los gerentes deben concentrar sus recursos en los pocos proyectos que pueden ofrecer los resultados más significativos.

Después de todo, un gerente tiene solo 24 horas al día como todos los demás en la compañía. Si él o ella desea obtener los mejores resultados, primero deberá abordar los proyectos que tengan el mayor impacto.

Conclusión

Los diagramas de Pareto (conocidos más comúnmente como la regla de Pareto 80/20) son muy útiles para los administradores y para resolver problemas en el proceso de flujo de trabajo .

Como hemos demostrado utilizando un ejemplo de la vida real en Excel, puedes determinar claramente qué 20% de los procesos de tu empresa están causando el 80% de los problemas.

Al encargarse de los problemas principales, te aseguras de que los procesos generales de tu empresa se ejecuten con mayor suavidad a medida que se resuelven los cuellos de botella potenciales o reales.

¿Te ha parecido útil y práctico este post? ¿El análisis de diagramas de Pareto es una herramienta que ya estás utilizando en tu negocio?

Haznos saber si practicaste la creación de diagramas de Pareto en Excel usando nuestros consejos o si aprendiste algo nuevo hoy. Y si te gustó el artículo o si crees que nos perdimos algo, ¡deja tus comentarios en la sección de comentarios a continuación!

 

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