Diagrama PERT en gestión de proyectos

Diagrama PERT

Trabajar en gestión de proyectos significa saber todo acerca de varias siglas importantes, y el Diagrama PERT es otra que necesitas dominar, para poder comprender y juzgar si es apropiado para usar en tus proyectos.

PERT significa Técnicas de Revisión y Evaluación de Programas, y es una herramienta estadística creada para analizar las tareas que conforman un proyecto.

El diagrama PERT, en la gestión de proyectos a menudo se compara con la Programación del método de ruta crítica , cuyo objetivo es cumplir un propósito de analizar y representar las tareas del proyecto en un gráfico visual, similar a un gráfico GANTT.

Este método se creo en la década de 1950 (mientras que el gráfico GANTT se remonta a la década de 1910) y se han convertido en piedras angulares de la gestión de proyectos en las décadas posteriores.

Willard Fazar, jefe de la Subdivisión de Evaluación de Programas en la Oficina de Proyectos Especiales de la Armada de los Estados Unidos, creó PERT y lo resumió diciendo:

«A través de una computadora electrónica, la técnica PERT procesa datos que representan los principales logros (eventos) finitos que son esenciales para lograr objetivos finales, la interdependencia de esos acontecimientos y estimaciones de tiempo, así como el rango de tiempo necesarios para completar cada actividad entre dos eventos sucesivos.

La técnica, es una herramienta de control de gestión que mide la perspectiva para cumplir los objetivos a tiempo; destaca las señales de peligro que requieren decisiones de gestión; revela y define tanto el carácter metódico como la holgura en el plan de flujo o la red de actividades secuenciales que deben realizarse para cumplir los objetivos; compara las expectativas actuales con las fechas de finalización programadas, y calcula la probabilidad de cumplir las fechas programadas; además, simula los efectos de las opciones para la decisión, antes de la decisión «.

¿Qué es un Diagrama PERT?

La forma central de usar PERT es el gráfico, que representa los eventos y los hitos del proyecto de una manera visual.

  1. Los eventos dentro del proceso se identifican a través de nodos (pueden ser círculos o rectángulos) y están vinculados entre sí mediante líneas y flechas llamadas vectores, y son los vectores los que determinan el orden en el que deben realizarse los eventos.
  2. Los vectores se desvían de un nodo, puede mostrar eventos que deben suceder simultáneamente; mientras que los vectores de línea de puntos indican eventos que se realizan en secuencia pero que no requieren recursos.

El siguiente es un ejemplo de un gráfico PERT en el contexto del desarrollo de software:

ejemplo de tabla de pert

¿Cómo se utiliza el diagrama PERT en la gestión de proyectos?

El diagrama PERT fue creado para descubrir el tiempo necesario para completar cada tarea necesaria para el proyecto y, por lo tanto, el tiempo mínimo requerido para completarlo por completo.

Es posible crear el gráfico sin conocer todos los detalles clave, ya que se centra en el evento en lugar de orientarse en torno al inicio y la finalización, a diferencia de muchos otros planes de proyecto.

Entender la terminología

PERT incluye varios términos que debe comprender para poder utilizarlos correctamente:

  • Evento PERT: el inicio o el final de una actividad.
  • Evento predecesor o sucesor: eventos que preceden o suceden inmediatamente a otro evento. Todos los eventos deben completarse en secuencia.
  • Actividad PERT: la ejecución de una tarea, registrada por el tiempo necesario para hacerlo y los recursos necesarios.
  • Subactividad PERT: el desglose de actividades dentro de una actividad.
  • Tiempo optimista: como sugiere su nombre, el tiempo mínimo requerido para completar una actividad.
  • Tiempo pesimista: lo opuesto al tiempo optimista.
  • Tiempo más probable : llegando a la mitad de las dos estimaciones anteriores, esta es la mejor estimación basada en los datos disponibles pero sin tener en cuenta los problemas potenciales.
  • Tiempo esperado: esta es la conjetura basada en el potencial de los problemas.
  • Slack: el exceso de tiempo disponible para una actividad donde las cosas pueden demorar más de lo planeado sin causar demoras.
  • Ruta crítica: la ruta más larga posible de principio a fin, que representa el tiempo total asignado, por lo que cualquier retraso más allá de esto significará que el proyecto se ha retrasado.

Diagrama Pert paso a paso

  • Paso 1: Enumera todas las actividades requeridas para cada actividad que se requiera para completar el proyecto, debes estimar la cantidad de tiempo que llevará (estimación optimista y pesimista) y si se puede realizar en paralelo con otras o hacerlas secuencialmente. También deberás asignar la fecha de inicio más temprana posible para ayudar a planificar la línea de tiempo.
  • Paso 2: Dibuja el gráfico, ahora es el momento de crear el diagrama de red que usarás como gráfico PERT (también puedes usar un gráfico GANTT como un recurso adicional), ya sea a mano o mediante un software. Los elementos más comunes utilizados en un gráfico PERT son:
    • Actividad
    • Duración
    • Hora de inicio temprano
    • Hora de finalización temprana
    • Hora de inicio tardío
    • Tiempo de finalización tardía
    • Flojo
    • Camino crítico

Ventajas y desventajas del diagrama PERT

Ya hemos establecido que el diagrama PERT tiene similitudes con otras herramientas que pueden usarse en la gestión de proyectos, pero ¿cuáles son los pros y los contras de seleccionarlo frente a las alternativas?

PERT Pros

  • Permite definir y visualizar las dependencias entre los elementos en el desglose del trabajo.
  • Permite identificar el inicio temprano, el inicio tardío y la holgura para cada actividad en la planificación.
  • También puede ofrecerte una probabilidad de predicción para una fecha de finalización anticipada.
  • La visualización de los datos facilita la toma de decisiones en lugar de sentirte abrumado por ellos.
  • Ayuda a identificar el camino crítico en el plan del proyecto.
  • La utilización de PERT en la gestión de proyectos puede ayudarte a hacer posible acelerar los proyectos a través de una mejor toma de decisiones y una planificación más eficiente de las actividades, favoreciendo la finalización el proyecto antes de lo previsto.
  • Facilita la administración de los datos y la toma de decisiones en múltiples departamentos.
  • Facilita la creación de un análisis What If (qué pasaría si…) a través de diferentes permutaciones.

PERT contras

  • No se puede escalar fácilmente, y es menos útil para proyectos más pequeños.
  • Imprimir los gráficos puede ser un desafío debido a su tamaño y complejidad.
  • La complejidad también puede dificultar el análisis de los resultados una vez que el proyecto ha crecido significativamente en tamaño.
  • Usar el diagrama PERT en la gestión de proyectos es menos útil para medir el progreso que un gráfico de GANTT.
  • La subjetividad puede hacer que los datos que se capturan sean menos confiables.
  • Recopilar los datos y crear el gráfico puede ser una solución que requiere mucho tiempo, por lo que debes saber con certeza qué será útil antes de embarcarte en él.
  • Los proyectos más complicados que involucran múltiples proveedores y actividades pueden hacer que sea imposible predecir cada eventualidad, haciendo que la gráfica PERT se vuelva inexacta.

Conclusión: Diagrama PERT en la gestión de proyectos

PERT puede haber sido creado por la Marina de los Estados Unidos como parte de un proyecto de submarino nuclear, pero se ha utilizado ampliamente en todas las industrias en las que se hacía necesaria una gestión de proyectos, como explicó Maribeth Brennan en 1968: «Desde ese momento, se ha utilizado ampliamente, no solo por parte de la industria aeroespacial, sino también en muchas situaciones en las que la administración desea lograr un objetivo o completar una tarea dentro de un gasto de tiempo y costo programado; entró en popularidad cuando se concibió el algoritmo para calcular una ruta de valor máximo».

Hoy en día, más a menudo se utiliza, como parte de un conjunto de herramientas de gestión de proyectos y colaboración.

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