Diagrama Swim Lane: ¿Qué es y cómo crear uno?

Diagrama Swim Lane: ¿Qué es y cómo crear uno? 1

Un diagrama de Swim Lane es un diagrama de flujo de procesos que le permite distinguir visualmente los deberes y las responsabilidades, así como los subprocesos dentro de estos procesos de negocios.

También llamado diagrama de carril apareció por primera vez en los años 60.

Como cualquier otro diagrama de flujo, visualiza un proceso de principio a fin, utilizando los carriles metafóricos de una piscina real para colocar los pasos de mapeo de los carriles de manera vertical u horizontal.

Un carril de natación se usa normalmente para proyectos que se extienden a lo largo de varios departamentos y distingue los canales según un conjunto específico de objetivos. Al organizar las responsabilidades en varias direcciones, puede distinguir claramente el objetivo de cada departamento e individuos dentro del equipo.

¿Quiere saber más sobre cómo funcionan los diagramas de carril de natación, para qué sirven y cómo crear uno? Sigue leyendo para descubrir …

¿Qué es un Diagrama Swim Lane?

Los diagramas de Swim Lane se utilizan generalmente en organizaciones de varios departamentos para ilustrar modelos de negocios cooperativos entre los departamentos. Mostrando los departamentos en un carril vertical y los objetivos en una dirección horizontal, o viceversa.

Ejemplo de diagrama de carril de natación

Esencialmente, cada departamento o equipo está representado por su propio carril. Puede usar tantos carriles como sea necesario para ilustrar su objetivo. Incluso puede crear bucles en diagramas, o múltiples «si … entonces», o «o» carriles en caso de resultados diferentes del objetivo propuesto.

Los diagramas de Swim Lane también facilitan el trabajo entre departamentos, ya que no solo identifican cuellos de botella, sino también objetivos.

Además, son capaces de distinguir los límites de los equipos cuando se trata de habilidades y capacidades. Permite a los departamentos saber qué están haciendo sus contrapartes. Lo que a su vez ayuda a evitar duplicidades de trabajo por múltiples figuras.

Se utiliza principalmente para:

  • desarrollo de productos
  • márketing
  • gestión de la cadena de suministro
  • y otros procesos similares

¿Por qué usar los diagramas de Swim Lane?

Hay varios beneficios de usar este tipo de diagramas de organización, sin embargo, los siguientes se pueden aplicar a la mayoría de los modelos de negocios:

1. Clarificar procesos complejos

Como muchos procesos se vuelven complicados y/o menos claros debido a la densidad y complejidad de las explicaciones escritas y verbales, a veces puede resultar difícil realizar el trabajo completamente y es más difícil rastrear y transmitir información. Los diagramas de Swimlane proporcionan una manera fácil de transmitir esta información a través de la visualización.

A través del mapeo correcto, puede aclarar qué entidades están involucradas, sus objetivos, con quién deben interactuar antes, durante y después de que se realice el proceso. Los diagramas de Swim Lane ayudan a aclarar procesos complejos al identificar y organizar:

  • Redundancias
  • Relaciones entre diferentes entidades, sus pasos y resultados generales.
  • Responsabilidades de las entidades, deberes, objetivos y resultados esperados y soluciones
  • Cuellos de botella e ineficiencias, ya que muestran el punto en el que se ha obstruido un proceso.

Las ineficiencias suelen ocurrir debido a esfuerzos repetidos o malgastados. Esto sucede debido a la incapacidad posterior para identificar las responsabilidades.

Esto se resuelve fácilmente, ya que la naturaleza visual de los diagramas de Swim Lane hace que sea difícil ignorarlos y es necesario identificar estos problemas, analizarlos y organizarlos, ya que se convierten en parte de la mejora de procesos.

2. Mejor comunicación y comprensión

Al crear diagramas de Swim Lane para diferentes procesos, se vuelve más fácil para los ejecutivos y el resto de los empleados comprender mejor el proceso.

Al pasar por el diagrama para comprender los deberes de una entidad, deben pasar por las responsabilidades y los subprocesos de las otras entidades y trabajadores también.

Además, los diagramas de Swim Lane pueden mostrar cómo ciertos departamentos se comunican unos con otros. Y, proporcionan una representación del entorno de trabajo interno general del lugar de trabajo.

Por ejemplo, observas que tu departamento de TI está vinculado a todos los demás departamentos. Y si el departamento de TI comienza a mostrar un cuello de botella, probablemente afectará a todos los demás.

Si tienes todos los deberes y responsabilidades claramente definidos, puedes anticipar posibles cuellos de botella y tomar las medidas necesarias para mejorar el rendimiento general de la organización. Esto ahorrará recursos y mantendrá felices a sus empleados.

Por lo tanto, los diagramas de Swim Lane abordan las preguntas:

  • «¿Ahora que?»
  • «¿Quién es el siguiente?»
  • «¿Es este el resultado esperado?»

Proporcionando representaciones visuales a las respuestas de estas preguntas.

3. Señala a los participantes

Como se mencionó anteriormente, un diagrama de Swim Lane generalmente incluye entre 4 y 12 entidades, desde departamentos y equipos hasta empleados específicos.

A través del gráfico visual, se puede identificar a los participantes y su secuencia, así como la entrada y salida de estas entidades.

También se puede entrar en más detalles al dibujar el diagrama para que identifique, por ejemplo, empleados específicos en cada entidad responsable de los detalles particulares en un subproceso, qué habilidades son necesarias y cuáles no lo son, o los individuos innecesarios involucrados.

Estas habilidades e individuos innecesarios pueden ser más valiosos en otro proceso. Lo que podría resultar en un mayor beneficio para ellos y para la organización.

4. Arrojando luz a través de la flexibilidad

Una ventaja del diagrama de flujo Swim Lane es su flexibilidad. A través de sus diversos componentes, puede mapear procesos complejos, arrojando luz sobre diversos detalles. Al asignar el diagrama de Swim Lane, puede incluir fuentes externas, datos y símbolos, junto con las órdenes de inicio, fin, repetición y paso.

Además, los diagramas pueden girar, ya que se pueden dibujar tanto vertical como horizontalmente.

Puedes proceder a colocar horizontalmente la información en secuencias de filas y asignar los roles verticalmente en columnas, o al revés, esto no tiene ninguna implicación.

Además, puede ayudar a crear diferentes perspectivas y enfatizar detalles y roles.

5. Fácil análisis, mejora continua

Como los diagramas de Swim Lane proporcionan una vista detallada de un proceso de negocios, pueden ayudar en los esfuerzos para la mejora continua. Más específicamente, se puede verificar cualquier error que pueda ocurrir durante el proceso sin esperar a que se complete. Tales errores pueden ser:

  • pasos perdidos
  • duplicidad
  • mala gestión del tiempo
  • esfuerzo perdido o
  • roles sin valor

Al reconocer dichos problemas, se pueden identificar áreas que necesitan mejoras, y a la vez, abordar los problemas de una manera mejor y más clara.

Al usar el diagrama de flujo, se pueden trazar estos problemas o reemplazarlos con mejores soluciones, lo que lleva a la identificación de riesgos y recompensas potenciales, al darse cuenta de los puntos fuertes y débiles, como por ejemplo, la eliminación de pasos duplicados o el control de calidad del subprocesamiento.

Después de descubrir las ventajas de los diagramas de Swim Lane, necesitamos descubrir los problemas y desventajas que puede enfrentar al crear un diagrama de Swim Lane.

Cómo crear diagramas Swim Lane

Hasta ahora hemos mostrado qué son los diagramas de Swim Lane, sus usos, beneficios y desventajas y probablemente quieras saber cómo crear uno. Esta sección cubre una explicación de las entidades que deben incluirse, seguida de una guía paso a paso sobre cómo crear un diagrama de Swim Lane.

¿Qué entidades incluir?

Antes de comenzar a trabajar, se debe decidir qué entidades hay que incluir. Estas entidades pueden ser departamentos, equipos, subgrupos, grupos focales, oficinas o incluso individuos.

Puede ser a una escala incluso más grande: una planta, una organización subsidiaria, un cliente, etc.

Básicamente, cualquier entidad que participe en el proceso puede ser parte de un diagrama de carril.

Lo importante es abordar las entidades correctas en los diagramas. Hay que asegurarse de que los que se incluyen en los diagramas sean todas las entidades que participan en el proceso de resolver los problemas en cuestión.

También es importante asegurarse de que no haya demasiadas entidades. Por lo general, el número está entre 4 y 12 , ya que menos consideraría innecesario el carril de natación, y más haría que el gráfico sea demasiado caótico.

5 pasos para comenzar

Paso # 1 – ¿Por qué creamos el diagrama de Swim Lane?

El primer paso al crear un diagrama de flujo debe ser decidir cuál es el resultado deseado del diagrama de flujo y cuáles son los resultados esperados de las acciones futuras.

Paso # 2 – ¿Por dónde empezar?

A continuación, se elige un punto de partida para todo el proceso. Este suele ser una decisión de la entidad de alto nivel, en su mayoría ejecutiva, pero puede diferir según el resultado deseado y la jerarquía organizativa.

Paso # 3 – ¿Qué entidades se incluyen en el diagrama de Swim Lane?

Después, se debe elegir las entidades participantes en el proceso. Una vez decididos los participantes, hay que titular los carriles de estas entidades. Es muy importante no tener demasiados o muy pocos participantes. Por lo tanto, es mejor que esta decisión la tome un grupo de personas involucradas en el proceso en lugar de una o dos personas.

Paso # 4 – ¿Cuáles son las acciones incluidas en mi diagrama de flujo?

Uno de los pasos más importantes para crear un diagrama eficiente es conocer las acciones necesarias en el proceso. Después de incluir todas las entidades que participan en los carriles, debe elegir las acciones que deben realizar para completar el proceso con éxito.

Tener demasiadas tareas desperdiciaría el tiempo y el esfuerzo de las entidades que pueden usarse de manera más eficiente. Por otro lado, tener muy pocas acciones terminaría también desperdiciando tiempo y esfuerzo, ya que conduce a resultados no deseados, si es que se produce algún resultado.

Paso # 5 – ¿En qué orden debe ir mi diagrama de Swim Lane?

Tan fácil como puede parecer este paso, es el paso más esencial de todos. Dado que la creación del orden correcto de acciones llevaría a alcanzar la meta deseada.

El orden suele ser cronológico, pero los diagramas de Swim Lane pueden ser más complicados, ya que el resultado puede variar en diferentes departamentos.

Y esto puede llevar a un ciclo de acciones con resultados diferentes a los previstos. Es importante entender la complejidad del proceso deseado con el resultado deseado y mapear el diagrama de Swim Lane en consecuencia.

Cómo mapear los diagramas de Swim Lane paso a paso

Probablemente te estés preguntando ahora, ¿cómo creo uno?

En primer lugar, hay que aprender las formas y los símbolos que se utilizan para crear diagramas y sus significados:

Formas del diagrama Swim Lane

Ahora, para utilizar estos símbolos, se pueden usar las siguientes guías paso a paso para ayudar a trazar los carriles. La primera guía muestra a través de la creación de un diagrama de carril con Microsoft Word (o G-Docs). Y el segundo le mostrará cómo asignar sus carriles de natación con software de Flujos (flowchart).

Microsoft Word

Aunque Microsoft Word es un software principalmente para escribir texto y documentos, se puede utilizar para otros fines. Uno de estos propósitos es crear gráficos. Los siguientes pasos le mostrarán cómo crear un diagrama básico de Swim Lane en Microsoft Word:

1.1. Preparar un nuevo documento

Creamos un nuevo documento de Word cambiando la orientación de su diseño, a apaisado, facilitará el trazado de los carriles y dará más espacio para trabajar.

1.2. Creando los carriles

No sería un diagrama de Swim Lane sin los carriles, por lo tanto, nuestro próximo paso sería crearlos. Comienza por insertar, formas, luego elige rectángulos. Arrastra la forma y crea un tamaño que consideres adecuado para todos los procesos del carril. Luego, crea un rectángulo más pequeño en la parte superior que definiría la entidad.

Una vez hayas terminado con el primer carril de natación, copia y pega los otros carriles en función del número de entidades incluidas en el proceso.

diagrama de carril de nadar palabra de microsoft

1.3. Nombra el carril

Una vez que haya terminado de crear las formas de contorno del diagrama de Swim Lane, nuestro siguiente paso sería etiquetar las rutas de nado. Para hacerlo, primero tiene que decidir sobre las entidades participantes, luego diríjase a la pestaña Insertar, cuadro de texto, e ingrese el nombre de la entidad en cada carril.

Una de las desventajas de los documentos de Word es que sus textos no se ajustarán para encajar perfectamente en los rectángulos. Esto puede ser un problema para algunos, ya que la calidad visual se considera importante para muchos y es una de las principales ventajas de un diagrama de Swim Lane.

diagrama de carril de natación microsoft word 2

1.4. Mapea tu proceso

Una vez que haya terminado de etiquetar a los participantes, en su próximo paso debe intentar visualizar el diagrama de flujo. Para ello, decida los pasos y su orden. Vaya a las formas y elija una forma diferente para cada tipo de acción. Las acciones son: inicio, final, preguntas o acciones de resultados diferentes y acciones definitivas.

Asegúrese de conectar el diagrama de flujo a través de líneas y flechas en un orden correcto que lo haga fácil de entender por el lector, y que indique claramente la acción antes y después.

Para el último paso, puede agregar a los colores de su diagrama de Swim Lane. Diferentes colores y flechas pueden diferir en significado. El uso adecuado puede ahorrar palabras y espacio en el diagrama de flujo, mejorando así. Por lo tanto, intente agregar algo de color a su diagrama de flujo, ¡y disfrute del bien!

diagrama de carriles de nado microsoft word 3

Microsoft Visio

Microsoft Visio es una de las aplicaciones más utilizadas para crear diagramas de flujo y diagramas de Swim Lane. Para crear un diagrama de Swim Lane, se debe crear un nuevo documento de visio y luego:

2.1. Crear el diagrama de flujo

Elija diagramas de flujo de categorías, luego elija la orientación de su diagrama de flujo, ya sea horizontal o vertical. Puede elegir lo que considere más adecuado para el propósito de su diagrama de Swim Lane. Más tarde, puede cambiar la orientación del diseño desde la pestaña Diagrama de flujo de funciones cruzadas

2.2. Crea los carriles de natación.

Hay varias formas de crear diagramas de Swim Lane en Microsoft Visio:

  • Haga clic en la pestaña Diagrama de flujo de funciones cruzadas y elija Insertar grupo, luego haga clic en el carril de natación. Se agregará un carril de nado al final si no hay carriles de nado anteriores. De lo contrario, se agregaría después del carril de natación seleccionado.
  • Apunte el marcador a la esquina superior de uno de los carriles de natación. Luego haga clic en insertar la forma de «carril de natación» en la flecha que aparece.
  • Haga clic en un encabezado de carril de natación y elija agregar «carril de nadar» antes o después
  • Arrastre una forma de carril de nado y suéltela donde desee que sea desde formas de diagrama de flujo de funciones cruzadas

2.3. Arreglando el texto

  • Para etiquetar el carril de natación, haga clic en la forma que contiene un cuadro de texto. Luego escriba la etiqueta que necesita.
  • Para volver a colocar la etiqueta de un carril de natación, presione en la pestaña de inicio . Elija la herramienta de bloque de texto , elija una etiqueta y luego arrástrela a una nueva ubicación.
  • Y luego, para cambiar la orientación de una etiqueta, haga clic en la pestaña Diagrama de flujo de funciones cruzadas , luego diseñe, y presione la etiqueta de rotación de carril.

Ahora que entendemos cómo crear diagramas de Swim Lane, veamos cómo implementarlo en uno de los modelos de negocio más utilizados, Modelo de Procesos de Negocio y Notación (BPMN) 2.0.

Problemas con los diagramas de Swim Lane

Detalles insuficientes

Uno de los principales problemas del diagrama Swim Lane es que están limitados a un proceso de una página, por lo tanto, los detalles deben comprimirse y algunos deben comprometerse mediante símbolos o eliminarse por el bien de otros detalles más importantes.

Esto se puede resolver mediante la creación de una nota detallada para cada entidad involucrada en un proceso.

Falta de comunicación física

Al usar los diagramas de Swim Lane para administrar procesos o proyectos, puede encontrar una falta de comunicación física entre las entidades involucradas en el proceso. Lo que conduce a una falta de comunicación o falta de información sobre el proceso / proyecto actual.

Este problema se puede resolver mediante el uso de un software de diagramas de flujo.

Falta de comunicación efectiva y comprensión de los empleados de nivel inferior

Los diagramas de Swim Lane suelen ser desarrollados por personas en posiciones más altas y se pasan por la escala organizativa. Esto puede hacer que los gráficos sean difíciles de entender para los empleados de niveles inferiores, ya que probablemente incluirán términos ejecutivos y comerciales puestos por los empleados orientados a los negocios.

Para resolver este problema, puede involucrar a los jefes de departamentos y equipos, que comprendan las necesidades de sus empleados y que expliquen dichos métodos. Esto lleva al uso de palabras y vocabulario que están relacionados con el rol de sus departamentos, y lo hace más claro para todos los miembros incluidos en el proceso.

Ignora la estructura organizacional

Cada organización tiene su propia estructura organizativa que sigue un flujo de trabajo. Sin embargo, los diagramas de Swim Lane tienden a ignorar esta estructura y siguen una diferente que se ajusta a los objetivos del proyecto específico en proceso.

Por lo tanto, es difícil establecer un diagrama que mantenga la misma estructura y jerarquía entre las entidades de la organización. Este problema puede solucionarse con un software de flujo de trabajo para adaptarse a diferentes planes.

Falta de profundidad

Los diagramas son bidimensionales. Por lo tanto, carecen de la profundidad para abarcar completamente los cinco niveles de una organización:

  • sistema
  • proceso
  • empresa
  • Tareas
  • y el conocimiento

Aunque a veces, los diagramas de Swim Lane toman el sistema y la empresa en consideración, se centran principalmente en la tarea y el proceso, por lo general sin tener en cuenta el conocimiento por completo.

Diagramas de Swim Lane y Modelo de proceso de negocio y Notación 2.0

BPMN es una representación gráfica para facilitar el proceso de negocio a través de un modelo de procesos. Se utiliza como un estándar que proporciona una notación gráfica de los procesos de negocio basada en diagramas de flujo, una técnica muy similar al lenguaje de modelado unificado (UML).

Los diagramas de Swim Lane son una parte esencial de BPMN 2.0. Pueden incluir todos sus elementos para un proceso de negocio. Estos elementos consisten en diagramas gráficos simples tanto para usuarios como para desarrolladores.

Agrupaciones y carriles, hacen que BPMN sea más fácil para los usuarios a través del mapeo gráfico. Por otro lado, también ayuda a los desarrolladores a crear diagramas de flujo y diagramas más eficientes a través de artefactos, como el objeto de datos, el grupo y la anotación.

Resumen y conclusiones

El diagrama Swim Lane es una de las herramientas más esenciales en la gestión de flujos empresariales y gestión de procesos. Aunque los beneficios son loables, sin embargo, como ya hemos dicho tiene algunos inconvenientes menores.

Es un diagrama de flujo fácil de mapear, entender y desarrollar. Puede crearse a través de varias aplicaciones que se utilizan a diario (como Microsoft Word). Y puede aplicarse a diferentes procesos y flujos de trabajo, dependiendo del objetivo deseado. El negocio mejora una vez que pueda adaptarse a ese cambio en la organización, ya que agrega flexibilidad y se enfoca en un objetivo a la vez.

La creación, visualización, implementación y seguimiento de flujos de trabajo con diagramas de carril se puede hacer más fácil usando software de flujo de trabajo.

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