Gestión de la cartera de proyectos (PPM): definición

cartera de proyectos

La gestión de cartera de proyectos (PPM) es esencial para cualquier empresa o corporación grande. Todos los proyectos que emprende una empresa implican un grado de riesgo y la posibilidad de rendimientos de la inversión.

Al igual que los inversores compran acciones en empresas y poseen una cartera de inversiones, la cartera de proyectos de una empresa consiste en una serie de inversiones o proyectos.

Estas inversiones no están en empresas externas, sin embargo. En su lugar, representan el dinero que usted invierte en su negocio destinado a lograr rendimientos valiosos.

Al igual que con cualquier inversión, querrá información sobre qué tan grandes son los riesgos y qué tan valiosas pueden ser las ganancias. Cualquier otra cosa sería una apuesta, y no es así como operan las empresas inteligentes.

¿Qué es la gestión de cartera de proyectos?

La gestión de cartera de proyectos es el proceso utilizado por la administración de la empresa para analizar los rendimientos potenciales de ciertos proyectos.

Esto, a su vez, les permite comparar diferentes proyectos utilizando métricas reales, solo lanzando el que proporciona el mejor retorno de la inversión con el menor riesgo.

Por supuesto, muchas cosas son más fáciles de decir que de hacer, y probablemente sea el primero en darse cuenta de que, por simple que sea la definición, la tarea en sí puede ser cualquier cosa menos sencilla.

Entonces, en lugar de simplemente darle una definición y dejarlo así, analizaremos en profundidad la gestión de la cartera de proyectos.

Gestión de riesgos – Haciendo las preguntas correctas

Incluso las mejores ideas pueden fallar sin una planificación adecuada, y eso significa estar al tanto de los peligros potenciales y saber cómo reaccionará la empresa ante ellos.

Todo se reduce a hacer preguntas y encontrar las respuestas más probables. Una vez que sepamos la naturaleza de los riesgos que estamos asumiendo, podemos buscar formas de minimizar los riesgos y tomar decisiones informadas.

La gran pregunta, por supuesto, es «¿Queremos invertir en este proyecto, o no?» Probablemente ya haya analizado las posibles recompensas. Ahora es el momento de ver qué puede interponerse en el camino de su éxito. Las preguntas comunes para las que la gestión de cartera de proyectos buscan respuestas que incluyen:

  • ¿Son adecuados los recursos disponibles? Estos recursos incluyen dinero, tiempo, instalaciones físicas, apoyo externo y recursos humanos.
  • ¿Hemos hecho con éxito algo similar en el pasado? ¿Qué funcionó bien y en qué aspectos de ese proyecto podríamos haber mejorado?
  • ¿La necesidad de continuar con los proyectos existentes entrará en conflicto con el lanzamiento de uno nuevo?
  • Nuestro proyecto viene con un conjunto de expectativas. ¿Hemos sido realistas en lo que esperamos y cómo podemos verificar esto?
  • ¿Cuáles son nuestros objetivos organizacionales, y este proyecto contribuirá a su realización?

La importancia del proceso de gestión de cartera de proyectos.

En el proceso de gestión de la cartera de proyectos, el equipo de gestión, con la ayuda del personal de apoyo, examina cada detalle del proyecto propuesto.

Su equipo calculará los presupuestos, determinará los plazos, verificará la disponibilidad de recursos y determinará qué hitos marcarán el progreso hacia el objetivo final.

Después de pasar por todo este esfuerzo, aún puede decidir que el proyecto no merece la pena. Pero la inversión de tiempo y esfuerzo merece la pena.

Es un caso de mirar antes de saltar. Tomar riesgos puede ser parte integral de ser un empresario exitoso, pero la identificación de riesgos y la toma de decisiones informadas diferencia a los emprendedores exitosos de los que no lo son.

Mitigación de riesgos

Como hemos visto, la mera presencia de riesgo no debería disuadirlo de invertir en un nuevo proyecto. Pero solo saber cuáles son los riesgos no es suficiente.

Con la planificación anticipada, es posible que pueda superar algunos riesgos por completo y puede mitigar los riesgos que no puede eliminar por completo.

Las infografías de gestión de riesgo no son solo planes de contingencia. En su lugar, son una manera de enfrentar de manera proactiva el riesgo en lugar de esperar hasta que surjan emergencias.

No importa qué tan positivo pueda sentirse con respecto a un proyecto, ser realista acerca de lo que su organización puede y no puede hacer, y los riesgos que enfrenta, aumenta sus posibilidades de seleccionar proyectos que beneficiarán a su negocio.

Diferencia entre la gestión de cartera de proyectos y la gestión de proyectos

Mientras que la gestión de proyectos guía los proyectos individuales hacia su finalización, la gestión de cartera de proyectos analiza cada proyecto con el que su organización está actualmente ocupada, junto con cualquier proyecto nuevo que desee emprender. Esta cartera de proyectos debe ser equilibrada y armoniosa, contribuyendo a los objetivos de su organización.

Por lo tanto, la gestión de cartera de proyectos también puede revisar los proyectos existentes, reevaluándolos con base en la información actual. El proceso de gestión de la cartera de proyectos prepara una hoja de ruta para que la sigan los gerentes de proyectos. Esto incluye:

  • Expectativas tales como resultados deseados y marcos de tiempo
  • Prioridades del proyecto y áreas de enfoque.
  • Los recursos, incluidos los recursos humanos y presupuestarios, a disposición del gerente del proyecto.
  • El presupuesto asignado a cada aspecto del proyecto.
  • Posibles dificultades y problemas, los indicadores que implican una necesidad de acción y el curso de acción recomendado en caso de que surjan estos problemas.

Una visión holística

Debido a que el proceso de gestión de cartera de proyectos examina de cerca, no solo los proyectos individuales, sino también la forma en que impactan entre sí, proporciona una visión holística del negocio.

Si tuviera que invertir en el mercado, buscaría compañías que ofrezcan los mejores retornos con el menor riesgo posible. De la misma manera, el proceso de administración de la cartera de proyectos lo ayuda a determinar los proyectos más rentables y seguros para beneficiarse de los recursos de su empresa.

Durante este proceso, puede decidir terminar ciertos proyectos en favor de otros. Un proyecto nuevo y prometedor puede reemplazar a los proyectos existentes, o tal vez deba abandonarse porque los proyectos existentes son más rentables y menos riesgosos. De cualquier manera, tomará una decisión informada que beneficiará en última instancia a la empresa.

Saber cuándo dejarlo

No importa lo bien que planifiques, lo inesperado puede suceder. Saber cuándo lavarse las manos de un proyecto es tan importante como decidir si emprenderlo o no.

Esta fue una lección que compañías como Lafarge, RCA y Essilor aprendieron a su costa. Estas compañías perdieron miles de millones de recursos para proyectos que simplemente no iban a funcionar.

Aunque puede parecer difícil tener un punto de vista en el peor de los casos al evaluar nuevos proyectos, eso es justo lo que necesita hacer. ¿Cuáles son los indicadores de luz roja que le indicarán que reduzca sus pérdidas?

Determinar esto antes de embarcarse en un proyecto podría salvarlo de un fracaso, no solo de un proyecto individual sino del negocio.

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