Gestión de la cartera de proyectos (PPM): definición

cartera de proyectos

La gestión de cartera de proyectos (PPM) es esencial para cualquier empresa o corporación grande. Todos los proyectos que emprende una empresa, implican un grado de riesgo y la posibilidad de obtener rendimientos.

Al igual que los inversores compran acciones en empresas y poseen una cartera de inversiones, la cartera de proyectos de una empresa consiste en una serie de inversiones o proyectos.

Estas inversiones representan el dinero que se invierte en el negocio destinado a generar beneficios.

Como ocurre con cualquier inversión, se hace necesario obtener información sobre los riesgos y el retorno de la inversión. Cualquier otra cosa sería una apuesta, y definitivamente no es así como operan las empresas inteligentes.

¿Qué es la gestión de cartera de proyectos?

La gestión de cartera de proyectos «es el proceso utilizado por la administración de la empresa para analizar los rendimientos potenciales de ciertos proyectos.»

Esto, a su vez permite comparar diferentes proyectos utilizando métricas reales, solo lanzando aquel que proporciona el mejor retorno de la inversión con el menor riesgo.

Por supuesto, muchas cosas son más fáciles de decir que de hacer, y probablemente seas el primero en darte cuenta de que, por simple que sea la definición, la tarea en sí puede ser cualquier cosa menos sencilla.

En lugar de simplemente darle una definición y dejarlo así, analizaremos en profundidad la gestión de la cartera de proyectos.

Gestión de riesgos – Haciendo las preguntas correctas

Incluso las mejores ideas pueden fallar sin una planificación adecuada y eso significa estar al tanto de los peligros potenciales y saber cómo reaccionará la empresa ante ellos.

Todo se reduce a hacer preguntas y encontrar las respuestas más probables. Una vez que sepamos la naturaleza de los riesgos que estamos asumiendo, podemos buscar formas de minimizar los riesgos y tomar decisiones informadas.

La gran pregunta, por supuesto, es «¿Queremos invertir en este proyecto, o no?»

Probablemente ya hayas analizado las posibles recompensas. Ahora es el momento de ver qué puede interponerse en el camino del éxito. Entre las preguntas más comunes, para las que la gestión de cartera de proyectos busca respuestas están:

  • ¿Son adecuados los recursos disponibles? Estos recursos incluyen dinero, tiempo, instalaciones físicas, apoyo externo y recursos humanos.
  • ¿Hemos hecho con éxito algo similar en el pasado? ¿Qué funcionó bien y en qué aspectos de ese proyecto podríamos haber mejorado?
  • ¿La necesidad de continuar con los proyectos existentes entrará en conflicto con el lanzamiento de uno nuevo?
  • Nuestro proyecto viene con un conjunto de expectativas. ¿Hemos sido realistas en lo que esperamos y cómo podemos verificarlo?
  • ¿Cuáles son nuestros objetivos organizacionales, este proyecto contribuirá a su realización?

La importancia del proceso de gestión de cartera de proyectos

En el proceso de gestión de la cartera de proyectos, el equipo de gestión, con la ayuda del personal de apoyo, examina cada detalle del proyecto propuesto.

El equipo calculará los presupuestos, determinará los plazos, verificará la disponibilidad de recursos y determinará qué hitos marcarán el progreso hacia el objetivo final.

En este punto, puedes decidir si el proyecto merece o no la pena.

Asumir riesgos puede ser parte integral de ser un empresario de éxito, pero la identificación de riesgos y la toma de decisiones informadas, diferencia a los emprendedores exitosos de los que no lo son.

Mitigación de riesgos

Como hemos visto, la mera presencia de riesgo no debería disuadirte de invertir en un nuevo proyecto. Pero solo saber cuáles son los riesgos no es suficiente.

Con la planificación anticipada, es posible superar algunos riesgos por completo, además puedes mitigar los riesgos que no has logrado eliminar por completo.

Las infografías de gestión de riesgo no son sólo planes de contingencia, sino que son una manera de enfrentar de forma proactiva el riesgo en lugar de esperar hasta que surjan emergencias.

No importa lo positivo que puedas sentirte con respecto a un proyecto, ser realista acerca de lo que tu organización puede y no puede hacer y los riesgos a los que se enfrenta, aumentará las posibilidades de seleccionar proyectos que beneficiarán a tu negocio.

Diferencia entre la gestión de cartera de proyectos y la gestión de proyectos

Mientras que la gestión de proyectos guía los proyectos individuales hacia su finalización, la gestión de cartera de proyectos analiza cada proyecto en el que tu organización está actualmente trabajando, junto con cualquier proyecto nuevo que desee emprender. Esta cartera de proyectos debe ser equilibrada y armoniosa, contribuyendo a los objetivos de la organización.

Por lo tanto, la gestión de cartera de proyectos también puede revisar los proyectos existentes, reevaluándolos con base en la información actual. El proceso de gestión de la cartera de proyectos prepara una hoja de ruta para que la sigan los gerentes de proyectos. Esto incluye:

  • Expectativas tales como resultados deseados y marcos de tiempo.
  • Prioridades del proyecto y áreas de enfoque.
  • Los recursos, incluidos los recursos humanos y presupuestarios, a disposición del gerente del proyecto.
  • El presupuesto asignado a cada aspecto del proyecto.
  • Posibles dificultades y problemas, así como los indicadores que implican una necesidad de acción y el curso de acción recomendado en caso de que surjan estos problemas.

Una visión holística

Debido a que el proceso de gestión de cartera de proyectos examina de cerca, no solo los proyectos individuales, sino también la forma en que impactan entre sí, proporciona una visión holística del negocio.

Si tuvieras que invertir en el mercado, buscarías compañías que ofrezcan los mejores retornos con el menor riesgo posible. De la misma manera, el proceso de administración de la cartera de proyectos te ayuda a determinar los proyectos más rentables y seguros para conseguir la mayor eficiencia de los recursos de tu empresa.

Durante este proceso, sería posible decidir terminar ciertos proyectos en favor de otros. Un proyecto nuevo y prometedor puede reemplazar a los proyectos existentes, o tal vez deba abandonarse porque los proyectos existentes son más rentables y de menor riesgo.

De cualquier manera, tomarás una decisión informada que beneficiará en última instancia a la empresa.

Saber cuándo abandonar un proyecto

No importa lo bien que planifiques, ya que, en cualquier momento puede suceder algo inesperado. Saber cuándo salir de un proyecto es tan importante como decidir si emprenderlo o no.

Esta fue una lección que compañías como Lafarge, RCA y Essilor aprendieron: perdieron miles de millones de recursos en proyectos que simplemente no iban a funcionar.

Aunque puede parecer difícil tener un punto de vista del peor de los casos al evaluar nuevos proyectos, eso es justo lo que necesitas hacer. ¿Cuáles son los indicadores de alarma que te indicarán que reduzcas tus pérdidas?

Determinar esto antes de embarcarse en un proyecto podría salvarte de un fracaso, no solo de un proyecto individual sino del negocio.

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