8 herramientas Six Sigma para ayudar a impulsar el cambio

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Las herramientas Six Sigma son una parte esencial de cualquier iniciativa de mejora de procesos de negocio. Al identificar fallos y debilidades en sus procesos, le permiten mejorar significativamente la eficiencia de su negocio.

Herramientas Six Sigma para ayudar a impulsar el cambio

Six Sigma es una metodología que ayuda a eliminar desperdicios e ineficiencias en los procesos del negocio.

Las herramientas Six Sigma, por otro lado, son técnicas y metodologías que ayudan en el análisis y mejora de dichos procesos.

Si se usan de la manera correcta, las herramientas Six Sigma pueden ayudar a eliminar la ineficiencia, aumentar la productividad de los empleados y generar ganancias.

Aquí hay 8 de las herramientas más importantes de Six Sigma que puede comenzar a incorporar en su organización.

Mapeo de flujo de valor

mapa de flujo de valor

El mapa de la cadena de valor describe la información y los materiales necesarios para llevar el producto a un cliente. Esta herramienta es útil para agilizar el proceso de producción.

Si bien el mapeo de la cadena de valor se usa principalmente en la manufactura esbelta, puede ser útil para las empresas en casi cualquier industria. Su objetivo principal es visualizar información como el período de tiempo, la tasa de error y los retrasos innecesarios dentro del proceso.

El mapa de flujo de valor consta de tres partes diferentes: el mapa de proceso, la línea de tiempo y el flujo de información. Utiliza un conjunto único de símbolos para ayudarlo a comprender mejor el proceso.

El mapa de procesos incluye cada uno de los pasos involucrados en el proceso de negocios. La línea de tiempo proviene del mapa del proceso y resume todos los datos sobre la duración del proceso. El flujo de información explica cómo cada uno de estos pasos interactúa entre sí.

Análisis de causa y efecto

cause and effect diagram

Un diagrama de análisis de causa y efecto también se llama Diagrama Fishbone porque se asemeja a la espina de un pez.

Es una de las herramientas más famosas de Six Sigma, ya que le permite intercambiar ideas sobre varias causas de un problema.

El primer paso para realizar el análisis es identificar el problema que desea resolver. Debe escribir quién trabaja en el proceso y cuándo y dónde ocurre el proceso.

El siguiente paso es escribir el problema en un recuadro en el lado izquierdo del papel. Luego, dibuja una línea horizontal que se extiende hasta el otro extremo del papel. A partir de ahí, dibuja líneas verticales que se extienden fuera de la «columna vertebral».

En estas líneas, escribe las razones principales detrás del problema y analiza las posibles causas. Puedes dividir estas causas en subcausas.

Una vez que complete el diagrama con todas las posibles causas del problema, puede analizar sus resultados. Los resultados pueden necesitar más pruebas y análisis.

Los 5 porqués

Las organizaciones a menudo encuentran que el mismo problema ocurre una y otra vez. No importa cuántas veces lo aborden, sigue apareciendo en una fecha posterior.

Los problemas que no desaparecen son el síntoma de un problema más profundo que debe resolver. Para llegar a la raíz de los problemas crónicos, puede utilizar la herramienta conocida como el análisis de los 5 por qués.

Los 5 por qué se originaron en la década de 1930 con la revolución industrial japonesa. El método es simple: cuando el problema vuelve a surgir, se llega a la causa preguntando «por qué» cinco veces.

Este método es más efectivo cuando se usa para tratar problemas moderadamente difíciles. Si lidia con problemas más complejos, puede lograr mejores resultados utilizando un diagrama de causa y efecto.

Los 5 por qué suena como un método muy poco sofisticado, pero no lo subestimes. Su simplicidad es lo que lo hace tan útil. Además, esta herramienta funciona bien en combinación con otras herramientas Six Sigma.

Sistema kanban

sistema kanban

Es un sistema de control de la cadena de suministro que se enfoca en la reducción de costos al implementar un sistema de control de inventario justo a tiempo.

También es una de las herramientas Six Sigma más populares, debido a su facilidad de uso y posibles beneficios. «Kanban» es japonés para «cartelera».

El término fue acuñado por Taichi Ohno, un ingeniero industrial de Toyota. Ohno basó su sistema en cómo los supermercados controlan su inventario según la demanda.

Cuando compra en un supermercado, no se acumula en un mes o años. La tienda tampoco almacena artículos que no espera vender en este momento.

En su lugar, adapta su lista de compras a lo que necesita ahora, al igual que la tienda basa su oferta de productos en la demanda del cliente. Kanban imita esta disposición al permitir que la demanda de la producción de la empresa controle el suministro de su inventario.

El sistema Kanban establece límites para el inventario de todos los procesos de negocios actuales. Esto libera recursos adicionales y permite utilizarlos mejor.

El sistema Kanban funciona con una idea simple y elegante: solo active la cadena de suministro cuando la demanda lo requiera. Este sistema aporta un mayor enfoque al proceso empresarial en sí mismo y aumenta su eficiencia.

Diagrama de Pareto

diagrama de Pareto

Es una representación gráfica del Principio de Pareto: el 20 por ciento de la entrada produce el 80 por ciento de la producción en cualquier situación dada.

El gráfico combina un gráfico de barras verticales y un gráfico de líneas. El gráfico de barras representa las métricas de varios componentes del proceso de negocios, ordenados desde el más grande hasta el más pequeño. El gráfico de líneas representa el total acumulado de estas métricas.

Pareto Chart es una herramienta que visualiza qué parte del proceso influye más en la producción. Para crear dicho gráfico, primero debe averiguar los componentes del proceso y cómo medirlos.

Una vez que haya hecho eso, puede poner estos datos en un gráfico de Pareto. Esto le ayudará a ver qué tan grande es la influencia en el resultado que tiene cada componente. Además de eso, le dará una idea clara de lo que requiere su atención inmediata.

Mapeo de procesos

mapa de carril de natación

Es una forma de visualizar el proceso de negocios y comprender mejor cómo funciona. Un mapa típico describe los roles, responsabilidades y estándares involucrados en el proceso.

Presenta estos datos de manera estructurada que muestra los pasos del proceso junto con quién es responsable, cuáles son las entradas y salidas, y otra información relevante para el proceso.

El mapeo de procesos de negocios es una gran ayuda en la resolución de problemas. Visualiza todo el proceso, haciendo que sea más fácil ver lo que está mal y llegar directamente a la causa raíz.

También ayuda a visualizar los roles de las personas dentro del proceso y asegurar que todos sepan qué hacer. Además de eso, el mapeo de procesos de negocios es excelente para encontrar los riesgos potenciales que crea el proceso. Construir un mapa te hace repensar cada paso del proceso y ver si hay responsabilidades ocultas dentro.

Tipos de Mapas de Procesos

Ya sea que use la asignación de procesos de negocios para ver el panorama general o para concentrarse en los detalles, puede elegir el que mejor se adapte a su objetivo.

  • El diagrama de flujo es el tipo más común de un mapa de proceso. Si bien este mapa de proceso es menos flexible, puede dibujarlo fácilmente a mano o en software como MS Office. Los diagramas de flujo se utilizan a menudo para la creación de
  • El diagrama de Swimlane es similar a los diagramas de flujo genéricos, excepto que está mejor estructurado en términos de quién hace qué.
  • El mapa de flujo de valor es una alternativa más profunda al diagrama de flujo. Es común para las operaciones lean six sigma, y ​​puede que le resulte más difícil analizarlas de un vistazo.
  • Diagrama SIPOC, es el mapa más simplificado visualmente. Se enfoca en lo esencial del proceso y las personas involucradas. Al eliminar toda la información adicional, define mejor un proyecto complejo en términos de sus elementos básicos.

Informe de proyecto

Es un documento que define el propósito y el alcance del proyecto. Funciona como modelo para el proceso empresarial y como autorización legal del proyecto.

La carta del proyecto generalmente incluye el resumen del proyecto y su alcance, detalles sobre el equipo y los recursos, y la línea de tiempo. Le proporciona toda la información básica sobre el proyecto y aclara los puntos principales al respecto.

El principal beneficio de una carta del proyecto es que mantiene las cosas menos caóticas. Una vez que un equipo se sumerge en el proyecto, es fácil perder de vista quién es responsable de qué, qué plazos debe cumplir el equipo primero, etc. Si la empresa no tiene una jerarquía administrativa clara, las cosas se pondrán aún más complicadas.

Tener una carta del proyecto le ayuda a mantener un enfoque claro en lo que se trata su proyecto. Le permite comprender la estructura del proyecto y la relación entre las personas involucradas.

En otras palabras, la carta del proyecto le ayuda a poner a su empresa nuevamente en orden cuando las cosas se ponen confusas.

Matriz RACI

matriz de raci

La Matriz de Asignación de Responsabilidades , también conocida como , es una tabla que describe las responsabilidades de cada miembro del equipo en cada tarea del proceso empresarial. RACI significa Responsable, Aprobador, Consultado e Informado , las responsabilidades clave que se usan más comúnmente en la matriz.

Responsable se refiere a aquellos cuyo rol es lograr la tarea. Aprobador es la persona que asigna las tareas a otros y monitorea su progreso. Siempre hay un solo responsable por tarea.

Se consultan a los expertos en el tema, cuyas opiniones guían a los que trabajan en la tarea. Finalmente, se informa a las personas a las que notifica una vez que completa la tarea.

Normalmente, la matriz RACI tiene las tareas especificadas a la izquierda de la tabla y los miembros del equipo se enumeran en la fila superior.

Las celdas en la intersección de las dos tienen la letra correspondiente a lo que la persona maneja dentro de la tarea. Este sistema simple ayuda a cada miembro del equipo a entender claramente su papel en el proceso.

También le permite ver las brechas en la estructura del equipo y qué roles debe completar.

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