5 pasos para lanzar una iniciativa de mejora de procesos

iniciativa de mejora de procesos

Una iniciativa de mejora de procesos es la clave para que una empresa pueda mantener una ventaja sobre la competencia.

Desafortunadamente, muchos ejecutivos están tan obsesionados con el crecimiento rápido y las ganancias que pasan por alto la importancia de evaluar los procesos que implementaron cuando se lanzó el negocio.

Una empresa puede aprovechar oportunidades extraordinarias sólo si es muy buena en las operaciones ordinarias.

Marcel Telles Below

Hacemos un repaso a los beneficios clave de implementar una iniciativa de mejora de procesos y te contamos los 5 pasos para utilizarla con éxito en tu negocio.

¿Cómo beneficia a una organización una iniciativa de mejora de procesos?

Una iniciativa de mejora de procesos produce una serie de beneficios tangibles e intangibles para las empresas.

Los beneficios tangibles son más fáciles de cuantificar y a menudo ocupan un lugar central en el campo de la mejora de procesos. Incluyen:

  • la reducción de los costes operativos,
  • mayores ingresos y
  • un mejor cumplimiento de los estándares de la industria.

Los beneficios intangibles son difíciles de medir, pero son importantes para la imagen de una organización: ejemplos de algunos de los beneficios intangibles de la mejora de procesos incluyen:

  • una mejor imagen de marca,
  • mayores niveles de satisfacción del cliente y
  • ahorro de tiempo

Las organizaciones deben tener en cuenta estos beneficios a medida que empiezan a invertir sus recursos en la mejora de los procesos.

Pasos clave para lanzar una iniciativa de mejora de procesos efectiva

Una iniciativa de mejora de procesos de éxito requiere la participación de todos los empleados, incluidos los gerentes y los trabajadores de primera línea.

Los programas y herramientas de capacitación de la compañía deben mostrar consistencia y precisión, y los empleados deben ser recompensados por adoptar comportamientos laborales que reflejen su compromiso con la mejora de los procesos.

A continuación se presentan 10 pasos específicos para ayudar a las organizaciones a lanzar una iniciativa fructífera de mejora de procesos

1. Hay una gran diferencia entre construir un programa de mejora de procesos y una cultura de mejora de procesos

La construcción de una cultura que valore la mejora de los procesos requiere que se identifique diariamente. Construir con éxito una cultura de mejora continua de los procesos implica:

  • Los empleados siguen comprometidos proponiendo ideas y discutiendo sugerencias
  • No hay variación en la forma en que los diferentes empleados realizan exactamente el mismo trabajo
  • Todos los empleados entienden sus roles y cómo su rendimiento está ligado a los resultados
  • Cada empleado está enfocado en la mejora continua de sus procesos de trabajo
  • Consistencia de estrés entre los departamentos

Una de las formas más eficaces de establecer una cultura de mejora es conectar a los objetivos clave:

Los empleados necesitan ver la conexión entre sus esfuerzos por mejorar los procesos y la misión de su empresa.

  • Al vincular las estrategias de mejora de procesos con los objetivos de la organización, estarás más capacitado para obtener el apoyo de los empleados en general.
  • Realizan las mismas tareas todos los días y a menudo tienen información de primera mano sobre las fortalezas y debilidades de los procedimientos.
  • Las sugerencias y comentarios de los empleados de primera línea pueden desempeñar un papel increíblemente vital en la mejora de sus procesos.

A continuación se presentan algunas estrategias para ayudar a animar a los empleados de todos los departamentos de su organización a enviar sugerencias y comentarios:

  • Establezca una dirección de correo electrónico a la que los empleados puedan enviar sus sugerencias
  • Asegúrese de que su empresa tenga un buzón de sugerencias real en sus instalaciones
  • Anime a los empleados a compartir verbalmente sus ideas y sugerencias durante las reuniones
  • Establezca un grupo privado para compartir sus comentarios en Facebook o en LinkedIn
  • Asegúrese de que los gerentes estén abiertos a escuchar comentarios tanto positivos como negativos

2. Optimizar las operaciones diarias

Muchas empresas no son capaces de crecer porque gastan toda su energía arreglando procesos rotos. Si bien abordar los cuellos de botella y otros problemas es una parte importante de la mejora de los procesos, un enfoque más productivo es evaluar qué es lo que no está fallando y comenzar a elaborar procedimientos operativos estándar (POE). Los procesos totalmente optimizados pueden hacer maravillas para la productividad de su empresa.

Aprende a agilizar con nuestra guía de optimización de procesos.

3. Mejorar los programas de capacitación

El enfoque de empresa en la implementación de una iniciativa de mejora de procesos debe ser visible durante el proceso de contratación de empleados y luego volver a enfatizar en detalle durante el proceso de capacitación.

A continuación se presentan algunos pasos a seguir durante la capacitación de los empleados:

  • describe el alcance de sus procesos actuales
  • Enseña a los empleados cómo detectar ineficiencias y oportunidades de mejora
  • Insiste sobre la necesidad de consistencia
  • Destaca la necesidad de consistencia
  • Destaca el aprendizaje combinado

El programa de capacitación debe ejemplificar a través de la participación de los empleados y la demostración de consistencia en el enfoque.

Una combinación de actividades involucra a los empleados utilizando un enfoque multimedia que implica una combinación de actividades de aprendizaje en vivo y en línea.

4. Sistema de Gestión del Aprendizaje (LMS)

También utiliza un enfoque estandarizado de la formación en línea que proporciona un medio cuantificable para evaluar la eficacia de la formación.

A continuación se presentan algunas razones clave por las que un LMS facilita la iniciativa de mejora de procesos:

  • Un LMS permite a las empresas medir y mejorar el éxito de la formación de los empleados
  • Las empresas pueden supervisar los índices de finalización de la formación mediante el uso de análisis incorporados
  • Los conocimientos adquiridos pueden medirse mediante un examen en línea tras la finalización de la formación
  • Las empresas pueden medir la satisfacción de los empleados con el proceso de formación en línea

Los empleados de Empower, por ejemplo, delegan las responsabilidades clave de mejora de los procesos en sus gerentes y supervisores, lo que les permite asegurarse de que los empleados clave siguen estando involucrados de manera activa.

Además, los gerentes y supervisores son conscientes de las áreas problemáticas que requieren atención constante.

Algunas estrategias para facultar a los empleados para gestionar la mejora de los procesos incluyen las siguientes:

  • Asigne un equipo de empleados para realizar una auditoría interna de mejora de los procesos
  • Establezca procedimientos de informes periódicos para realizar un seguimiento de los resultados
  • Delege la responsabilidad a los empleados que modelan de forma consistente los comportamientos de mejora de los procesos
  • Utilice herramientas de mejora de los procesos

Algunas ineficiencias operativas pueden solucionarse fácilmente. Sin embargo, los problemas más complejos se abordan mejor con la ayuda de nuevos programas informáticos o que ayudan a prevenir los cuellos de botella y los desafíos operativos actuales a los que se enfrentan las organizaciones.

5. Identificación de problemas y cuellos de botella

A continuación se presentan algunas de las herramientas de mejora de procesos más comunes utilizadas por las empresas para identificar y abordar los problemas:

  • Creación de diagramas de dispersión para clarificar procesos
  • Un gráfico que muestra dos variables a lo largo de dos ejes para ilustrar una correlación
  • Histogramas: Ilustraciones de las distribuciones de frecuencia
  • Diagramas de causa y efecto
  • Análisis de pareto: Una técnica estadística para resolver problemas que opera bajo el principio de que el 80% de los problemas son motivados por el 20% de las estos

Se trata de encontrar los obstáculos con el foco en la mejora de procesos y el esfuerzo por mantener una actitud positiva hacia la mejora de procesos.

El éxito requiere paciencia y un compromiso a largo plazo para documentar las estrategias y los resultados de principio a fin. Esto permite revisar su ejecución en detalle para determinar cuándo y dónde ha fallado un proceso.

A continuación se muestra un proceso paso a paso para recompensar a los empleados por seguir participando en las estrategias de mejora de procesos:

  • Identificar los objetivos específicos relacionados con el proceso para los empleados para alcanzar el logro de los objetivos de los empleados
  • Elegir recompensas que sean relevantes y deseables para los empleados
  • Asegurarse de que los empleados también sepan cómo el logro de sus objetivos influye en el logro de los objetivos de la empresa
  • Listar el apoyo de un experto en mejora de procesos
  • No todas las estrategias de mejora de procesos producen los resultados deseables.

 

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