Mapeo de procesos de negocios. Guía paso a paso

mapeo de procesos

Los procesos están en el corazón de la forma en que operan todas las empresas, y una mejor comprensión de lo que son, cómo funcionan y qué impacto tienen, mejor administrará su empresa. Aquí es donde entra en juego mapeo de procesos de negocios.

La visualización de los procesos lo ayuda a comprender mejor cómo funciona su negocio, así como sus fortalezas y debilidades. Esto, a su vez, lo ayuda a hacer que el negocio sea más eficiente.

Esta guía lo guiará a través de todo lo que necesita saber sobre Business Process Mapping; Historial, beneficios y una guía paso a paso sobre cómo usarlo para mejorar su negocio.

El mapeo de procesos de negocios es la visualización de los procesos de negocio

El mapeo de procesos se remonta al gráfico de procesos de flujo temprano de Frank y Lillian Gilbreth, que dieron a conocer en 1921 como parte de sus Cartas de Procesos de charlas tituladas proféticamente: .

Lo introdujeron diciendo: “Cada detalle de un proceso se ve más o menos afectado por cada otro detalle; por lo tanto, todo el proceso debe presentarse de forma tal que se pueda visualizar todo de una vez antes de que se realicen cambios en cualquiera de sus subdivisiones «.

El cuadro de procesos de flujo utiliza gráficos y símbolos para representar el flujo de actividades dentro de un proceso y después de la charla de Gilbreths con la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos, se adoptó como práctica estándar en gran parte de la industria de ingeniería industrial en todo Estados Unidos, con ASME oficialmente Introducción de una gama de símbolos en la Norma para gráficos de proceso en 1947.

Una de las primeras empresas en adoptar Business Process Mapping fue Procter & Gamble, gracias a Art Spinanger, quien se enteró por el ingeniero industrial Allan H.Morgensen, quien a su vez basó sus conferencias de eficiencia en el concepto original de los Gilbreths.

Para tener una mejor idea de cómo funciona Mapeo de procesos de negocios, aquí hay un mapa de proceso para preparar el desayuno:

Mapeo de procesos

Fuente: wikimedia

Tipos de Mapas de Procesos de Negocios

Hay varios tipos de mapas de procesos de negocios que puede usar, cada uno viene con sus pros y sus contras. Aquí hay un breve resumen de cada uno …

  • Diagramas de flujo de procesos : estos son los tipos más comunes de mapas de procesos de negocios, ya que se asemejan más a lo que los Gilbreth introdujeron hace casi un siglo. Pueden ser dibujados a mano o creados en software como Office, pero la desventaja de estos métodos es la falta de flexibilidad o adaptabilidad. Pero, la simplicidad y la familiaridad también tienen su propio atractivo, por lo que los diagramas de flujo no desaparecerán pronto.

diagrama de flujo del proceso

Fuente: wikimedia

  • Diagrama de Swimlane : funciona de forma casi idéntica a un diagrama de flujo genérico. La principal diferencia, sin embargo, es que con el diagrama de swimlane, cada uno de los pasos se divide entre diferentes equipos o individuos que son responsables de ellos. Esto lo convierte en un sistema muy claro para los procesos que se deben diseñar de esta manera. diagrama de carril

Fuente: flickr

  • Mapa de flujo de valor : otra alternativa al diagrama de flujo, un mapa de flujo de valor se usa a menudo en aplicaciones lean six sigma y es mucho menos sencillo de analizar de un vistazo. Esto los hace potencialmente más útiles para una visión más profunda de un proceso, pero también hace que se usen menos comúnmente.

mapa de flujo de valor

Fuente: wikimedia

 

diagrama sipoc

Fuente:

mapa de proceso de tallyfy

Principales beneficios de la asignación de procesos empresariales (o por qué debería importarle)

Mapeo de procesos de negocios ofrece innumerables beneficios para su empresa. De hecho, lo más probable es que esté dejando dinero gratis en la mesa solo porque no está haciendo el mapeo de procesos.

Los siguientes son algunos de los beneficios que es más probable que reciba:

Visualización de roles

Esto debería ser evidente: de vez en cuando, terminas en una situación en la que nadie sabe qué está sucediendo con un proceso determinado. ¿Quién está a cargo de qué? ¿Por qué el nuevo informe no está listo? ¿Por qué acaba de explotar la línea de fabricación?

Un mapa de procesos de negocios ayuda a visualizar las responsabilidades por parte de todos: quedará claro quién está a cargo de cada parte de un proceso.

Resolución de problemas

Detectar el problema es fácil, solo mire lo que explotó . Encontrar la fuente, sin embargo, tiende a ser más difícil. Un mapa de proceso visualiza todo el proceso que llevó al cuello de botella, lo que hace que sea mucho más fácil detectar qué fue exactamente lo que salió mal.

Gestión de Riesgos y Cumplimiento

Además de identificar las áreas que causan ineficiencias, mapeo de procesos es una excelente herramienta para detectar los riesgos potenciales causados ​​por procesos que dejan a la empresa abierta a problemas legales o de salud y seguridad.

Si terminas perdiendo un paso que es crítico para algunas regulaciones gubernamentales, puede ser extremadamente peligroso para la compañía, lo que crea peligro para los empleados o el medio ambiente, lo que a su vez, conlleva multas. Por las mismas razones, el mapeo de procesos puede ser un recurso valioso cuando se trata de proporcionar evidencia para los estándares regulatorios en términos de

Estableciendo las mejores prácticas

Una vez que se introdujo Business Process Mapping en una empresa y se ha mapeado y optimizado un proceso en consecuencia, el mapa se puede usar en todos los ámbitos como evidencia de las mejores prácticas  y un ejemplo para el resto de los procesos empresariales.

Esto aporta cierta uniformidad en la forma en que funcionan los procesos dentro de la organización y recompensa a aquellos que realizan el esfuerzo inicial, además de demostrar la importancia del mapeo.

Si, por otro lado, un proceso tiene un bajo rendimiento, es más fácil probar diferentes formas de llevarlo a cabo y compararlo con el punto de referencia original.

Mostrando el panorama general

En cualquier empresa más grande que un puñado de personal, es inevitable que se desarrolle una mentalidad de silo con el tiempo, y que el personal en todos los niveles pierda de vista el panorama general de lo que el negocio está tratando de lograr.

Incluso cuando profundiza en un solo proceso involucrado en la organización, mapeo de procesos puede ayudar a todos a comprender el panorama general y volver a comprometerse con la visión y los pasos necesarios para lograrlo.

Business Process Mapping permite a sus empleados tener una idea muy clara de lo que está sucediendo dentro de la empresa, tanto a nivel diario como a gran escala. Esto, a su vez, hace que sea más fácil alcanzar los objetivos más grandes.

8 pasos para el mapeo exitoso de procesos de negocios

Paso # 1: Identificar el proceso a ser asignado

Si bien es bueno trazar todos tus procesos, debes comenzar desde algún lugar. Entonces, el primer paso es elegir el proceso con el que desea comenzar a trabajar.

Probablemente desee comenzar con el proceso que es crítico para su negocio, cuya mejora se puede rastrear fácilmente con números.

En general, sin embargo, hay tres formas de seleccionar el proceso:

  1. Reactivo : aquí es donde un proceso ha fallado o tiene un rendimiento mayor, debido a algún tipo de cuello de botella. Usted querría realizar el mapeo aquí como un medio para identificar y solucionar el problema.
  2. Estratégico : esto es cuando el mapeo se realiza como parte de una revisión estratégica de alto nivel, en cuyo caso el proceso elegido será considerado como parte integral de esa estrategia y los objetivos de la organización.
  3. Enfocado al cliente : y finalmente, esto es cuando el proceso se selecciona para el mapeo porque es clave para asegurar que la satisfacción del cliente mejore y para solucionar los problemas o las ineficiencias dentro de ese proceso se obtendrá un impulso visible para los clientes.

Paso # 2: Definir el Equipo de Proyecto

Incluso si conoce los entresijos de su negocio, querrá cooperar con los empleados de campo que trabajan en el proceso. Su aporte puede ser invaluable, ya que podrían tener algunas ideas sobre cómo mejorar los procesos.

Además, también actuarán como evangelistas para la iniciativa. El cambio tiende a asustar a todos, y una iniciativa de mapeo de procesos de negocio puede parecer amenazadora para algunos de los empleados de campo.

Quién sabe, tal vez la posición de alguien tendrá que ser recortada para aumentar la eficiencia? Involucrarlos en la iniciativa se asegurará de que sus voces sean escuchadas, poniendo el miedo de ser dejado de lado para descansar.

Es posible que también desee incluir a alguien de la gerencia superior en el equipo. Sin uno, es posible que deba solicitar la aprobación de la administración, incluso en los cambios más pequeños que desee realizar.

Obtener la aceptación del cambio de la empresa no es fácil. Sin embargo, puede utilizar modelos como el modelo de cambios de gestión o el modelo adkar para que sus empleados puedan cambiar.

Paso # 3: Reunir información

Una vez que haya determinado qué desea lograr y qué proceso va a asignar, debe comenzar a recopilar la información requerida.

Todos los pasos deben identificarse y registrarse, capturando quién hace qué, cuándo y cómo, reuniendo tantos detalles como se requiere para tener un mapa de proceso completo.

En esta primera etapa, es mejor equivocarse por el hecho de obtener demasiada información y filtrarla a medida que la analiza, en lugar de terminar con una cantidad insuficiente y tener que revisar el proceso.

Paso # 4: Figuras clave de la entrevista

Como parte de la recopilación de información, debe hablar con las personas involucradas para averiguar cuál es su comprensión del proceso y utilizar lo que obtiene en las entrevistas para identificar los problemas y las oportunidades de mejora.

Hay que ser consciente de que el personal aportará sus propios sentimientos y subjetividades a las descripciones de cómo funcionan las cosas, pero aún así es importante escucharlos para comprender mejor el proceso.

Paso # 5: Producir el Mapeo de Procesos de Negocio de Línea de Base

Con todos los datos necesarios ya recopilados, es hora de trazar el mapa de línea de base, uno que muestre cómo está funcionando el proceso, fallos, ineficiencias, etc.

Esto demostrará la forma en que funciona el proceso antes de realizar cualquier mejora, por lo que actuará como evidencia de lo que debe cambiar.

También se puede usar para comparar y contrastar después de que se haya diseñado e implementado un nuevo mapa de procesos y como una guía para mapeo de procesos posteriores en el futuro.

El uso del software Business Process Mapping es la forma más fácil, más consistente, eficiente y escalable de elaborar el mapa, ya que también tendrá las herramientas para ayudarlo a analizar los hallazgos.

Si no está utilizando software, estos son algunos de los componentes básicos de cualquier Mapa de Procesos de Negocios que probablemente deba incluir:

  • Proceso – Este es el flujo general
  • Tareas : cada paso del flujo de trabajo, generalmente algo que debe ser ejecutado por un miembro del personal o un sistema
  • Flujos : estas son las líneas y flechas de conexión que describen cómo fluye el trabajo de una tarea a otra
  • Eventos : estos son los activadores o puertas de enlace que comienzan, redirigen o finalizan un proceso
  • Participantes : como su nombre indica, estas son las personas o sistemas involucrados en el proceso

Paso # 6: Analizar e identificar áreas para mejorar

Aunque tengamos el mapa en la mano, el trabajo no está terminado. Después de todo, para qué sirve el mapa, a menos que realmente podamos obtener algo de él y realizar algunas mejoras.

De las investigaciones anteriores, probablemente se haya identificado uno o dos flujos dentro del proceso actual. Con el mapa, sin embargo, se puede encontrar mucho más.

A partir de entonces, habrá que llevar a cabo mejoras del proceso (BPI) o una reingenieria del proceso (BPR), encontrando diferentes formas de hacerlo.

Una vez obtenida una idea o dos sobre cómo podría funcionar, habrá que implementar los nuevos procesos en una escala menor, y si funciona mejor que el anterior, aplicarlo al resto de la organización.

Paso # 7: Mejoras de monitoreo

Si el mapeo de procesos de negocio se está realizando como parte de una revisión más amplia de procesos dentro de la organización o no, se debe comenzar a monitorear adecuadamente cómo está funcionando su proceso mejorado.

Solo a través del monitoreo y la optimización constantes podemos esperar que los procesos continúen siendo mejorados ya que el mapeo de procesos de negocios no puede ser cosa de una sola vez y esperar que solucione todos los problemas, se deben implementar también procesos de mejora continua.

Conclusión

Ahora que conocemos la teoría detrás del mapeo de procesos, es hora de llevarla a cabo dentro de la organización. La teoría, después de todo, sólo te llevará tan lejos cuando la pongas en práctica

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