Matriz RACI, asignación de responsabilidades. Una guía completa

Matriz RACI

Para que un proyecto se ejecute sin problemas, debe tener un miembro del equipo asignado a cada tarea y asegurarse de que cada uno de ellos sepa qué hacer.

Dependiendo de lo complicado que sea su proyecto y de cuánta gente esté trabajando en él, esto puede ser difícil. Aquí es donde puede ayudar la construcción de una matriz RACI de Asignación de Responsabilidad.

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¿Cuál es exactamente la matriz de asignación de responsabilidades RACI?

Un problema común en muchos proyectos es que los miembros del equipo tienen una percepción errónea de sus roles y roles de los demás. Con suficiente frecuencia, existe una diferencia entre lo que una persona piensa que es su rol y lo que el organizador cree que debería estar haciendo.

A medida que avanza el proceso, es probable que esta confusión crezca. Con el tiempo, los miembros del equipo pueden alejarse de lo que se les asignó originalmente. Esto puede llevar a:

  • conflictos sobre quién debe hacer el trabajo;
  • falta de personal para manejar tareas cruciales.
  • cargas de trabajo desequilibradas para diferentes miembros del equipo;
  • falta de acción por incertidumbre y comunicación ineficaz;
  • creación de tareas no esenciales e innecesarias para llenar el tiempo;
  • ociosidad y la mala moral.

Aquí es donde la matriz RACI es útil. Es una herramienta de registro de responsabilidades que especifica no solo quién es responsable de una tarea determinada, sino también el papel de cada persona involucrada en ella.

Al construir una matriz RACI, un gerente de proyecto puede asegurarse de que los miembros del equipo se adhieran a los roles específicos que desea que asuman. Ayuda a evitar cualquier tipo de confusión sobre los roles en el futuro para el proyecto.

Esencialmente, la matriz RACI es una herramienta de gestión de proyectos.

RACI representa Responsable, Aprobador, Consultado, y Informado – los cuatro roles asignados a los miembros del equipo.

Las tareas normalmente se enumeran en la primera columna de la matriz y los miembros del equipo se enumeran en la fila superior de la tabla.

La creación de una gráfica de responsabilidad a través de la creación de una matriz RACI aporta claridad a lo que cada miembro del equipo tiene que hacer en el proyecto. Además de eso, sirve para verificar qué se debe hacer y quién debe hacer qué en el futuro.

Los cuatro roles en la matriz RACI

tabla matricial de raci

Responsable (R)

«Responsable» se refiere a la persona que realmente completa la tarea, también conocido como «el hacedor». Siempre debe haber al menos un Responsable por cada tarea. Si falta una R en cualquiera de las filas de la matriz, tiene un espacio que debe rellenarse de inmediato.

Aprobador (A)

«El aprobador» es la persona que en última instancia es responsable de la actividad o decisión que se debe tomar. Se trata de alguien que tiene la autoridad final sobre la tarea, por lo general, algún tipo de gerente u oficina de alto nivel.

Por lo general, debe tener el número mínimo de personas responsables de cada tarea. En la mayoría de los proyectos, solo habrá una persona catalogada como «Aprobador».

Consultado (C)

«Consultado» es el asesor para la tarea dada o el proyecto completo. Normalmente, este es el experto en la materia cuya opinión busca antes de tomar la decisión o acción final.

Tenga en cuenta que debe mantener la cantidad de C al mínimo para cada fila. Tener demasiados consultores puede ralentizar significativamente el proceso y agregar deliberaciones innecesarias y discusiones inútiles.

Demasiadas C pueden aumentar el riesgo de un rendimiento deficiente.

Informado (I)

«Informado» son las personas que mantienes al día sobre cómo va el proceso. Estas serían las personas a las que notificará una vez que se complete la tarea y que tomarán medidas como resultado del resultado.

Puede haber tantos «informados» como sea necesario por proceso. Por lo general, solo tiene una comunicación unidireccional con estas personas.

Cinco pasos para trazar una matriz RACI

Paso 1: Identificar el proceso de trabajo

Lo primero que debe hacer al trazar una matriz RACI es identificar el proceso de trabajo específico. En este paso, primero debe centrarse en las áreas de alto impacto.

Mejorar el rendimiento en esas áreas trae más beneficios para todo el negocio en general. También es posible que desee centrarse en los procesos que parecen tener un rendimiento inferior debido a la confusión de roles.

Si siente que demasiadas personas hacen la misma tarea o hay holgura porque los miembros del equipo interfieren en las tareas que no son suyas, esto podría significar que este proceso de trabajo necesita una tabla de responsabilidad.

Elija un proceso que no esté configurado para cambiar en el futuro más cercano. Asegúrese de definir completamente el proceso de trabajo.

Una tabla para un proceso de trabajo debe incluir entre 10 y 25 tareas. De lo contrario, puede ser que su definición del proceso en cuestión sea demasiado estrecha o demasiado amplia.

Paso 2: Determine las decisiones y tareas a incluir en la tabla

En este paso, su objetivo es determinar cada tarea dentro del proceso del cual una persona tiene que ser responsable. Evite las tareas obvias, genéricas o sin sentido, como «ir a las reuniones» o «escribir informes». El punto de la matriz RACI es ver si cada tarea importante tiene un «hacedor», no dar tareas sin sentido.

En este paso, sería útil consultar a las personas directamente involucradas en el proceso. Al realizar algún tipo de entrevistas individuales con el miembro principal del equipo o simplemente mediante una lluvia de ideas con el equipo, comprenderá mejor todo el proceso.

Esto asegurará que no te pierdas ningún detalle importante. Además, al enumerar las actividades, trate de ser lo más específico posible y use un lenguaje orientado a la acción. Esto ayudará a mantener el enfoque de los miembros del equipo en el futuro.

Paso 3: Averiguar quién es responsable de qué

Aquí, su trabajo es ver quiénes son las personas asignadas a cada tarea. La lista de personas puede incluir a las personas que trabajan directamente en el proyecto, así como a personas de otros departamentos o fuera de la empresa.

Sería mejor si no enumera personas específicas, sino que especifique qué roles están involucrados en el proceso. Por ejemplo, en lugar de poner a “Juan” en su lista de personas, ponga “Patrocinador del proyecto”.

Las personas específicas que trabajan en el proceso pueden cambiar, por lo que la inclusión de roles en lugar de personas hace que su matriz RACI sea más adaptable.

De esta manera, la tabla seguirá siendo válida si nuevas personas llenan los roles mañana.

Paso 4: Construye la Matriz RACI

Como regla general, debe comenzar a completar los cuadrados con «R» – Responsable – ya que estas son las personas directamente responsables de la salida. A continuación, pase a las «A» – Aprobador – ya que estas serían las personas responsables en última instancia del proceso. El último paso es determinar las «C» y las «I»: consultadas e informadas.

Estas personas no tendrían responsabilidad directa por el proyecto, pero aún están relacionadas con él.

Paso 5: Obtener comentarios y revisar

Una vez que completada la matriz RACI, distribúyala entre los miembros del equipo que no participaron directamente en su creación y pídales su opinión. Capture opiniones y revise la tabla para ver si hay algún cambio que deba agregar.

De esta manera, se asegurará de que no se pierda nada importante y tenga a todos los miembros de su equipo en la misma página sobre sus responsabilidades. Es crucial que discutas y acuerdes la versión final de la matriz antes de comenzar a trabajar en el proceso.

Antes de finalizar su tabla, asegúrese de ver si las asignaciones son razonables. Pregúntate a ti mismo las siguientes preguntas:

  • ¿Un rol tiene demasiadas responsabilidades? ¿Pueden ser asignados a otra persona?
  • ¿Tiene el número adecuado de Consultados e Informados por tarea?
  • ¿Cada tarea tiene un Responsable y un Responsable?
  • Si tiene algunas tareas particularmente complejas, ¿es lo suficientemente responsable como para tomar decisiones sin problemas?

Finalmente, recuerde que a medida que trabaje en el proceso, tendrá que reevaluar y actualizar constantemente su matriz RACI. Algunas partes del proyecto pueden cambiar con el tiempo, y debe tener en cuenta estos cambios en el gráfico.

Conclusión

La matriz RACI es una herramienta simple y elegante que ayuda a todos a realizar un seguimiento de sus funciones y responsabilidades. Este gráfico lo protege de la confusión de roles y hace que sea más fácil ejecutar sus proyectos sin problemas.

Su estructura simple y clara muestra quién hace qué en un nivel alto y puede ser especialmente útil cuando se crea un nuevo equipo de trabajo.

Sin embargo, si está buscando graficar información más compleja que simplemente las responsabilidades de la tarea, es posible que desee examinar los mapas de procesos del negocio.


¿Has usado una matriz RACI para tu proyecto? ¿Fue útil? ¡Háganos saber cómo quedó en los comentarios!

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