Matriz RACI, asignación de responsabilidades. Una guía completa

Para que un proyecto se ejecute sin problemas, debes tener un miembro del equipo asignado a cada tarea y asegurarte de que cada uno de ellos sepa qué hacer.

Dependiendo de lo complicado que sea tu proyecto y de cuánta gente esté trabajando en él, la asignación de responsabilidades puede no ser tan fácil. Aquí es donde puede ayudarte la construcción de una matriz RACI de Asignación de Responsabilidades.

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¿Qué es exactamente la matriz de asignación de responsabilidades RACI?

Un problema común en muchos proyectos es que los miembros del equipo tienen una percepción errónea de sus roles y de los roles de los demás. Con frecuencia, existe una diferencia entre lo que una persona piensa que es su rol y lo que el organizador cree que debería estar haciendo.

A medida que avanza el proceso de trabajo, es probable que esta confusión crezca. Con el tiempo, los miembros del equipo pueden alejarse de lo que se les asignó originalmente lo que puede derivar en:

  • Conflictos sobre quién debe hacer el trabajo;
  • Falta de personal para elaborar tareas cruciales.
  • Cargas de trabajo desequilibradas para diferentes miembros del equipo;
  • Falta de acción por incertidumbre y comunicación ineficaz;
  • Creación de tareas no esenciales e innecesarias para llenar el tiempo;
  • Ociosidad y la mala moral.

Aquí es donde la matriz RACI es útil. Es una herramienta de registro de responsabilidades que especifica no solo quién es responsable de una tarea determinada, sino también el papel de cada persona involucrada en ella.

Al construir una matriz RACI, un gerente de proyecto puede asegurarse de que los miembros del equipo se adhieran a los roles específicos que desea que asuman, ayudando a evitar cualquier tipo de confusión sobre los roles en el futuro para el proyecto.

Esencialmente, la matriz RACI de asignación de responsabilidades es una herramienta de gestión de proyectos.

RACI representa Responsable, Aprobador, Consultado, y Informado – los cuatro roles asignados a los miembros del equipo.

Las tareas normalmente se enumeran en la primera columna de la matriz y los miembros del equipo se enumeran en la fila superior de la tabla.

La creación de una gráfica de responsabilidad a través de la creación de una matriz RACI aporta claridad a lo que cada miembro del equipo tiene que hacer en el proyecto. Además de eso, sirve para verificar qué se debe hacer y quién debe hacer qué en el futuro.

Los cuatro roles en la matriz RACI

Matriz de Asignación de responsabilidades (RACI)

Responsable (R)

«Responsable», se refiere a la persona que realmente completa la tarea, también conocido como «el hacedor». Siempre debe haber al menos un Responsable por cada tarea. Si falta una R en cualquiera de las filas de la matriz, no habrá nadie para ejecutar la tarea.

Aprobador (A)

«El aprobador» es la persona que en última instancia es responsable de la actividad o decisión que se debe tomar. Se trata de alguien que tiene la autoridad final sobre la tarea, por lo general, algún tipo de gerente de alto nivel.

Por lo general, debe tener el número mínimo de personas responsables de cada tarea. En la mayoría de los proyectos, solo habrá una persona catalogada como «Aprobador».

Consultado (C)

«Consultado», es el asesor para la tarea dada o el proyecto completo. Normalmente, este es el experto en la materia cuya opinión buscas antes de tomar la decisión o acción final.

Ten en cuenta que debes mantener la cantidad de C al mínimo para cada fila. Tener demasiados consultores puede ralentizar significativamente el proceso y agregar deliberaciones innecesarias y discusiones inútiles.

Demasiadas C pueden aumentar el riesgo de un rendimiento ineficiente.

Informado (I)

«Informado», son las personas que mantienes al día sobre cómo va el proceso. Estas serían las personas a las que notificarás una vez que se complete la tarea y que tomarán medidas como resultado del resultado.

Puede haber tantos «informados» como sea necesario por proceso. Por lo general, solo tienes una comunicación unidireccional con estas personas.

Cómo hacer una matriz RACI en 5 pasos

Paso 1: Identificar el proceso de trabajo

Lo primero que debes hacer al elaborar una matriz RACI es identificar el proceso de trabajo específico. En este paso, primero debes centrarte en las áreas de alto impacto.

Mejorar el rendimiento en esas áreas trae más beneficios para todo el negocio en general. También es posible que desees centrarte en los procesos que parecen tener un rendimiento inferior debido a la confusión de roles.

Si percibes que demasiadas personas hacen la misma tarea o hay holgura porque los miembros del equipo interfieren en las tareas que no son suyas, podría significar que este proceso de trabajo necesita una tabla de responsabilidad.

Elige un proceso que no esté configurado para cambiar en el futuro próximo. Asegúrate de definir completamente el proceso de trabajo.

Una tabla para un proceso de trabajo debe incluir entre 10 y 25 tareas. De lo contrario, puede ser que tu definición del proceso en cuestión sea demasiado estrecha o demasiado amplia.

Paso 2: Determina las decisiones y tareas a incluir en la tabla

En este paso, tu objetivo es determinar cada tarea dentro del proceso, y en el que una persona tiene que ser responsable. Evita las tareas obvias, genéricas o sin sentido, como «ir a las reuniones» o «escribir informes». El objetivo de la matriz RACI es ver si cada tarea importante tiene un «hacedor», por lo tanto, evitar asignar tareas sin sentido.

En este paso, sería útil consultar a las personas directamente involucradas en el proceso. Al realizar algún tipo de entrevistas individuales con el miembro principal del equipo o simplemente mediante una lluvia de ideas con el equipo, comprenderás mejor todo el proceso.

Esto asegurará que no te pierdas ningún detalle importante. Además, al enumerar las actividades, trata de ser lo más específico posible y usa un lenguaje orientado a la acción. Esto ayudará a mantener el enfoque de los miembros del equipo en el futuro.

Paso 3: Averiguar quién es responsable de qué

Aquí, tu trabajo es ver quiénes son las personas asignadas a cada tarea. La lista puede incluir a las personas que trabajan directamente en el proyecto, así como a personas de otros departamentos o fuera de la empresa.

Sería mejor si no enumeras personas específicas, sino que especificas qué roles están involucrados en el proceso. Por ejemplo, en lugar de poner a “Juan” en tu lista de personas, pongas “Patrocinador del proyecto”.

Las personas específicas que trabajan en el proceso pueden cambiar, por lo que la inclusión de roles en lugar de personas hace que tu matriz RACI sea más adaptable.

De esta manera, la tabla seguirá siendo válida si nuevas personas se incorporan al proyecto en el futuro.

Paso 4: Construye la Matriz RACI

Como regla general, debes comenzar a completar los cuadrados con «R» – Responsable – ya que estas son las personas directamente responsables de la ejecución de tareas.

A continuación, pasa a las «A» – Aprobador – ya que estas serían las personas responsables en última instancia del proceso.

El último paso es determinar las «C» y las «I»: consultadas e informadas.

Estas personas no tendrían responsabilidad directa en el proyecto, pero están relacionadas con él.

Paso 5: Obtener comentarios y revisar

Una vez que completes la matriz RACI, comienza a distribuirla entre los miembros del equipo que no participaron directamente en su creación y pídeles su opinión. Recoge sus opiniones y revisa la tabla para ver si hay algún cambio que debas añadir.

De esta manera, te asegurarás de que no se pierda información importante y tengas a todos los miembros de tu equipo en la misma página sobre sus responsabilidades. Es crucial que discutas y acuerdes la versión final de la matriz antes de comenzar a trabajar en el proceso.

Antes de finalizar tu tabla, asegúrate de ver si las asignaciones son razonables. Pregúntate a ti mismo lo siguiente:

  • ¿Un rol tiene demasiadas responsabilidades? ¿Pueden ser asignados a otra persona?
  • ¿Tienes el número adecuado de Consultados e Informados por tarea?
  • ¿Cada tarea tiene un Responsable y un Aprobador?
  • Si tienes algunas tareas particularmente complejas, ¿eres lo suficientemente responsable como para tomar decisiones sin problemas?

Finalmente, recuerda que a medida que trabajes en el proceso, tendrás que reevaluar y actualizar constantemente la matriz RACI. Algunas funciones y tareas del proyecto pueden cambiar con el tiempo, y debes tener en cuenta estos cambios en el gráfico.

Conclusión

La matriz RACI es una herramienta simple y elegante que ayuda a todos los que participan en un proyecto a realizar un seguimiento de sus funciones y responsabilidades. Este diagrama te protege de la confusión de roles y hace que sea más fácil ejecutar tus proyectos sin problemas.

Su estructura simple y clara muestra quién hace qué con claridad y puede ser especialmente útil cuando se crea un nuevo equipo de trabajo.

Sin embargo, si estás buscando graficar información más compleja que simplemente las responsabilidades de la tarea, es posible que desees examinar los mapas de procesos del negocio.


¿Has usado una matriz RACI para tu proyecto? ¿Fue útil? ¡Haznos saber cómo quedó en los comentarios!

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