Mejora de procesos de negocios (BPI): definición, pasos y metodologías

bpi

Los procesos de negocios rara vez son tan eficientes como podrían ser. La mayoría de las empresas nunca se detienen para reevaluar sus procesos, simplemente se atienen a lo que empezaron. Si bien esto no es necesariamente malo, deja espacio para errores. Y ahí es donde entra en juego la mejora de los procesos de negocios.

¿Qué es la mejora de procesos de negocios (BPI)?

El BPI o mejora de los procesos de negocio, si bien en realidad no tiene una definición aceptada universalmente, se puede ver como el análisis, revisión y mejora de los procesos de negocios existentes.

Esto se hace trazando el proceso, identificando las ineficiencias, rediseñando el proceso y comparándolo con las métricas iniciales.

Por lo general, el objetivo principal de BPI es uno de los tres, o los tres siguientes:

Meta 1: Reducir el tiempo de proceso : encontrar formas de llevar a cabo el proceso de manera más rápida o eficiente. Hay muchas formas diferentes de hacer esto, desde eliminar pasos inútiles hasta adoptar nuevas tecnologías.

Meta 2: Mejorar la calidad de salida – Crear un mejor producto con la misma entrada de recursos. Esto generalmente significa encontrar pasos dentro del proceso que influyen negativamente en el producto final, lo que da como resultado defectos y errores.

Meta 3: eliminar los residuos : descubrir procesos innecesarios y eliminarlos

Pasos de mejora de procesos de negocio (BPI)

Existen muchas metodologías diferentes para mejorar los procesos de negocios, pero la idea general suele ser la misma: tomar sus procesos anteriores y encontrar formas de mejorarlos.

Los siguientes son los pasos típicos que tendría que tomar para llevar a cabo una iniciativa…

Paso # 1: Mapeo

Si no sabe cuáles son sus procesos, ¿cómo puede analizar su eficiencia y mejorarlos?

Por lo tanto, querría hacer un mapa de ellos para obtener una vista panorámica de su negocio. El mapa de procesos es una buena manera de entender cómo funciona su negocio y encontrar cualquier cosa que pueda parecer débil o ineficiente.

La forma más básica de hacerlo es a través de lápiz y papel , dibujando un diagrama de flujo de los pasos incluidos en un proceso. Sin embargo, esto está un poco desactualizado: la mejor manera de mapear los procesos es a través del software.

hace precisamente eso, le permite dibujar digitalmente un diagrama, por otro lado, son mucho más potentes. El software le permite realizar un seguimiento de sus procesos en tiempo real, en lugar de simplemente ubicarlos en un gráfico. Esto tiene varios beneficios potenciales para su negocio …

  • Seguimiento completo del proceso : con una herramienta gráfica, tiene un documento. Con un software de flujo de trabajo, por otro lado, tiene los procesos ejecutándose en tiempo real. Puede ver quién está trabajando en qué, si alguien está retrasado con una fecha límite, etc. Esto lleva a …
  • Responsabilidad y productividad : dado que todo el proceso está siendo rastreado por el software, todos saben cada vez que se supone que deben trabajar y, a su vez, son más responsables de su propio trabajo. Esto, a su vez, conduce a una mayor productividad general y producción del producto.
  • Automatización : el software de flujo de trabajo generalmente viene con la integración con diferentes herramientas de automatización de tareas, como Zapier. Esto le permite eliminar cualquier proceso insignificante e inútil (por ejemplo, enviar un correo electrónico automático), permitiendo a sus empleados enfocarse en el trabajo que importa.

Paso # 2: Análisis

Una vez que haya trazado su proceso, puede comenzar a analizarlo. Puedes hacerlo preguntándote a ti mismo …

  • ¿Hay pasos en el proceso que estén tomando más tiempo del que deberían?
  • En caso de que haya retrasos o plazos no cumplidos, ¿cuál es el factor principal para eso?
  • ¿Cuáles son los pasos que tienen el mayor impacto en la calidad del producto y hay alguna forma de hacerlos más eficientes?
  • ¿Algunos de los pasos son más financieros que el resto? ¿Por qué y cómo?

También puede usar diferentes tipos de herramientas

La esencia del análisis de los 5 por qués  es que sigues haciendo la pregunta «por qué» hasta que descubres la causa raíz de un problema. Entonces, por ejemplo, digamos que el problema es que las ventas han bajado en comparación con los 3 meses anteriores …

  1. ¿Por qué están bajando las ventas?
    Porque el equipo de ventas no está cerrando tantos clientes como de costumbre.
  2. ¿Por qué?
    Debido a que los cables son más débiles de lo habitual (sí, claro, ¡culpe a los clientes potenciales!).
  3. ¿Por qué?
    Porque el equipo de marketing ha estado probando nuevos socios líderes de generación.
  4. ¿Por qué?
    Porque ya no pueden permitirse el lujo de un socio mayor.
  5. ¿Por qué?
    Porque el socio aumentó sus tarifas en un 20% .

Una vez que llegue a la causa raíz del problema, es mucho más fácil encontrar una solución. En este caso, compararía el nuevo número de ventas con los antiguos, y si la diferencia de ganancias es mayor que el gasto del 20% para el socio anterior, querrá considerar volver a cambiar.

Paso # 3: Rediseño

Una vez que haya identificado las ineficiencias en su proceso anterior, deberá averiguar cómo cambiarlo. Por supuesto, esto depende mucho de su situación específica, y no hay una solución única para todos.

Hay, sin embargo, varias mejores prácticas que podría seguir …

  • Elija las métricas correctas para la comparación: le gustaría comparar su nuevo proceso con el anterior en términos de eficiencia, para que pueda saber empíricamente si es mejor o no.
  • Trabajar con los empleados de campo . Es probable que tengan algún aporte sobre lo que podría mejorar.
  • Piense a largo plazo y tenga en cuenta el error. En algunos casos, su solución hace maravillas a corto plazo, pero resulta ineficiente o costosa a largo plazo.
  • Definir el alcance exacto de los cambios . Debe saber exactamente qué impacto tendrá su solución, o se estará abriendo a un riesgo que podría haber evitado.
  • Realizar análisis de riesgo . Nunca se puede predecir el resultado con una precisión del 100%. Usted querría dar cuenta de cualquier cosa que pueda salir mal. La metodología de fabricación, por ejemplo, puede parecer que funciona de maravilla inicialmente, hasta el punto en que se descompone por completo debido a una pequeña supervisión.

Paso # 4: Implementación

La implementación es un paso muy importante para el éxito de una iniciativa de mejora de procesos de negocios: si algo sale mal, puede terminar perdiendo más de lo que le costó el proceso ineficiente.

Los pasos para una implementación exitosa son los siguientes …

  1. Implementar los cambios a pequeña escala para mitigar el riesgo. Antes de llevar a cabo los cambios en toda la organización, es mejor probarlo a pequeña escala y compararlo con el proceso original.
  2. Adquiera los recursos adecuados y defina los pasos.
  3. Informe a los accionistas de los cambios y comience a implementarlo.

Paso # 5: Reflexión y Benchmarking

Las cosas no suelen ir exactamente como las planeas. Una vez que implementa los cambios, todavía desea monitorear todo, asegurándose de que todo sea como debe ser.

Digamos, por ejemplo, que está optimizando su proceso de fabricación para aumentar la producción por hora. Si bien puede tener éxito con esto, puede resultar que, mientras que la salida es mejor, también lo es la tasa de defectos, lo que le deja con un nuevo problema en el que trabajar (y de nuevo al cuadrado, en términos de ganancias).

Incluso si ese no es el caso, el BPI es un proceso: siempre hay algo nuevo que se puede probar e implementar.

Metodologías de mejora de procesos de negocio (BPI)

Las metodologías BPI le ayudan a aplicar un marco a su iniciativa, en lugar de simplemente seguir el flujo. Algunas de las metodologías BPI más famosas incluyen …

SixSigma

SixSigma fue desarrollado por primera vez por los ingenieros de Motorola y se usa para medir defectos o inconsistencias en un proceso. Esto, a su vez, puede usarse para perfeccionar el producto final.

Six Sigma también se utiliza como un indicador del nivel de eficiencia de un proceso. Un «Proceso Six Sigma» es un proceso que, de un millón de resultados, no produce más de 3.4 defectos.

Para la mejora de procesos, específicamente, DMAIC . Consta de 5 partes …

  • Definir – Encuentra la oportunidad de mejora.
  • Medida : identifique las métricas a las que va a evaluar nuevos procesos.
  • Analizar : descubrir cualquier defecto o inconsistencia en el proceso.
  • Mejora – Deshazte de los problemas antes mencionados.
  • Control : supervise el nuevo proceso, asegurándose de que no haya nuevos problemas.

Apoyarse

Mientras que Six Sigma se enfoca en eliminar los defectos para mejorar la calidad del producto,

El sistema fue desarrollado por Toyota como un medio para acortar el ciclo. Típicamente, los pasos para la mejora del proceso incluirían …

  1. Definir qué valor es para el cliente final.
  2. Mapear el proceso e identificar qué pasos no están creando ningún valor
  3. Recortar los pasos que no agregan valor, o modificarlos de una manera que lo hacen
  4. Repita los pasos del 1 al 3 para otros procesos de negocios, repita hasta que la organización sea lo suficientemente más eficiente.

Gestión de la calidad total (TQM)

La gestión de calidad total (TQM) es una metodología que se originó en la década de 1950, pero que solo se hizo popular a principios de la década de 1980.

Al igual que con la metodología Lean, su principal prioridad es entregar valor al cliente final. Sin embargo, la diferencia es que TQM se enfoca en la organización como un todo, en lugar de procesos individuales. La idea clave aquí es que todos los departamentos (desde ingeniería hasta marketing) dentro de la empresa deben optimizarse teniendo en cuenta los valores de los clientes.

Sin embargo, lo que realmente hace brillar a la TQM es que involucra la alineación de toda una organización. No es solo responsabilidad de la alta gerencia llevar a cabo el cambio, sino que es una iniciativa de toda la empresa, hasta el nivel más bajo de empleados.

Conclusión

Ahora que tiene un buen control sobre cómo funciona BPI, puede ser el momento de comenzar a llevarlo a cabo. La teoría, después de todo, no tiene mucho impacto en los resultados de su empresa.

Ver páginas similares a Business Process Improvement (BPI) – Definición, pasos y metodologías

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *