Optimización de inventario para PYMES

estrategias para la optimización del inventario

A medida que el mercado se expande y los bienes están disponibles en todos los rincones del mundo, la gestión de inventarios se vuelve cada vez más compleja.

Se requiere que los gerentes manejen y rastreen las mercancías que llegan de diversos lugares, a través de diferentes métodos de transporte.

Sin una estrategia que incluya una metodología estructurada y un análisis continuo de los datos, esto se convierte en una tarea casi imposible.

¿Qué es la optimización de inventario?


En términos más simples, la optimización de inventario es una colección de estrategias diseñadas para entregar la cantidad correcta de producto, en el momento correcto al menor costo posible; consiguiendo el equilibrio óptimo entre la oferta y la demanda.

Las empresas que operan sin un plan de optimización de inventario corren el riesgo de gastar mas de la cuenta y de tener un rendimiento inferior al esperado.

«El objetivo de una estrategia de optimización de inventario es mantener un flujo constante de inventario, eliminar situaciones de falta de existencias, mitigar las pérdidas y el riesgo, a la vez que se incrementan los beneficios a través de la mejora de la eficiencia y la reducción de costes.»

Cómo la Optimización del Inventario Reduce los Costes de Negocio


Tanto los artículos almacenados en exceso como los almacenados en defecto son un problema en cualquier negocio.

Para los fabricantes y la construcción, por ejemplo, los retrasos en la entrega de la materia prima pueden resultar en enormes pérdidas, ya que los proyectos se retrasan y los equipos de trabajo se paralizan a la espera de los materiales con los que necesitan trabajar.

Por otro lado, los materiales que llegaron a tiempo no son suficientes para la producción de la materia prima.

En el pasado, las empresas con un balance positivo en sus cuentas de resultados, solían tener exceso de existencias de artículos críticos, y algunos de ellos se desperdiciaban como resultado de esta práctica.

Para una pequeña empresa, cualquier pérdida de tiempo o dinero puede llegar a ser inasumible.

Estrategias para la optimización de inventario


  • Planifica la entrega Just-in-time. La entrega JIT (justo a tiempo) es parte de una estrategia de compra que requiere un amplio conocimiento de las necesidades de la empresa y las de sus proveedores. El truco está en que los suministros se entreguen exactamente cuando se necesiten, reduciendo el almacenamiento y mitigando al máximo las pérdidas.
  • Considera el almacenamiento alternativo. Algunas pequeñas empresas han recurrido a soluciones de almacenamiento rentables, como los almacenes compartidos, en los que el espacio de su inventario se alquila a petición de un proveedor según lo necesiten.
  • Ten una estrategia de interrupción de la cadena de suministro. Las interrupciones en la cadena de suministro son cada vez más comunes y, en algún momento, todas las empresas tendrán que hacer frente a la pérdida de productos debido a accidentes, desastres naturales, cuestiones geopolíticas o tragedias, como cuando un cargamento de 28.800 patitos de goma cayó por la borda de un carguero.
  • Conoce a tus proveedores. Investiga minuciosamente a los proveedores para evaluar su confiabilidad, tarifas, métodos de envío y capacidades.Utiliza algo que las grandes empresas no pueden: el toque humano. Con los pedidos por Internet, las relaciones con los proveedores se han vuelto cada vez más impersonales. Mientras que resulta muy eficiente hacer los pedidos en línea, las relaciones personales son mucho más beneficiosas a medio y largo plazo. El contacto con un proveedor y la confianza te mantendrán al tanto de lo que está pasando, te alertarán de las gangas y harán todo lo posible por ayudarte cuando necesites ayuda adicional.
  • Incentiva al personal. Las ideas pueden venir de cualquier parte. Ofrece incentivos para que los empleados de tu empresa encuentren nuevas formas de ayudarte a ahorrar dinero.
  • Monitoriza el inventario y la cuenta de resultados con frecuencia. Las revisiones anuales no son suficientes. Si la empresa tiene problemas, es necesario que lo sepas cuanto antes, y las herramientas actuales hacen que la supervisión del inventario, las ventas y las tendencias sean un juego de niños. Si puedes ejecutar un informe en segundos, ¿por qué no lo harías?
  • Basa las decisiones en la inteligencia de negocio. Utiliza el análisis predictivo de datos para fundamentar las decisiones. El software de inteligencia empresarial puede mostrar hábitos de compra, tendencias, ineficiencias en la cadena de suministro y otras áreas en las que se pueden mejorar los procesos, reducir costes y detectar problemas.
  • Utiliza el método FIFO (First In – First Out). El primero en entrar es el primero en salir. Para evitar la pérdida por envejecimiento o daños, los productos deben utilizarse o venderse en el orden en que llegaron. Esto es especialmente importante para los productos perecederos y de moda, como los alimentos y los productos de temporada. FIFO reduce los costes al reducir el deterioro y el stock muerto.
  • Implementa un software de gestión de inventario. El software de inventario actual viene con análisis de ventas en tiempo real registrados en el sistema en tiempo real. Con un buen sistema de inventario, puedes saber exactamente lo que tienes en stock en todo momento, y seguir las tendencias de ventas a medida que se producen.
  • Utiliza el método ABC. Al clasificar las mercancías en las categorías A, B y C, puedes asignar mejor los recursos:
    • Los artículos de categoría A son artículos de mayor valor. Por lo general, constituyen entre el 10% y el 20% del inventario total y tienen el mayor retorno de inversión.
    • Los artículos de la categoría B son artículos de precio medio, que constituyen aproximadamente el 30% del inventario y se mueven a un ritmo constante.
    • Los artículos de la categoría C son los más baratos y los que tienen mayor rotación, como las barras de caramelo en la caja registradora de la tienda de comestibles. Estos artículos constituyen el 50% del inventario y tienen el margen de beneficio más bajo.

¿Cuándo es necesario optimizar el inventario?


La realidad es, que la optimización de inventario funciona para todas las cadenas de suministro, excepto la más simple.

Aquí hay algunas preguntas que te ayudarán a determinar si el resultado vale la pena:

  • ¿Reducir el inventario total en un 10% o más supondría alguna diferencia?
  • ¿Te gustaría ofrecer un mejor servicio sin aumentar los costes de inventario? ¿Se te acabaron los productos preferidos y tienes que poner a la venta artículos viejos?
  • ¿Quisieras lanzar nuevos productos con más frecuencia o de forma más rentable?
  • ¿Ahorrarías dinero comprando materias primas o productos terminados en el extranjero?
  • ¿Debería actualizar los objetivos de inventario con más frecuencia que una vez al año?
  • ¿Compras bienes y servicios a una selección de proveedores?
  • ¿Tienes un plan en marcha si tu cadena de suministro falla?

Si respondiste afirmativamente a cualquiera de estas preguntas, lo más probable es que tu empresa se beneficie de una estrategia de optimización de inventario. De lo contrario, quizá si necesites aplicar alguna de las medidas que te hemos planteado.

Referencias:

NPR. «‘Moby-Duck’: When 28,800 Bath Toys Are Lost At Sea,» Accessed Oct. 5, 2019.

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