La única plantilla de manual de procedimientos de oficina que necesitarás

Si tiene procedimientos de oficina que necesita documentar, entonces probablemente podría utilizar una plantilla de manual de procedimientos de oficina. Las plantillas le facilitan la vida, le brindan un punto de partida sólido y le ayudan a asegurarse de no omitir ninguna información crucial.

¿Por qué necesitarías documentar los procedimientos de la oficina en primer lugar? En otras palabras, ¿por qué necesita crear un manual de procedimientos de oficina?

Excelente pregunta. El sentido común sugiere que los manuales de procedimientos son una buena idea en general, pero también hay varios beneficios específicos de crear un manual de procedimientos de oficina:

    • Si se va de vacaciones, cualquier persona puede usar el manual para realizar sus tareas cruciales. El manual ayuda a sus suplentes a hacer lo que debe hacerse, y también le brinda tranquilidad porque sabrá que su trabajo está cubierto y también está cubierto correctamente;
    • Si necesitas incorporar a un nuevo empleado, puedes proporcionarle al nuevo empleado copias del manual. Podrás explicar fácilmente todos los procesos y procedimientos a medida que el nuevo empleado sigue adelante, ya que todo estará claramente descrito en el manual.
    • Si necesitas explicar tus tareas y procesos a la administración, tendrás una cuenta bien documentada de todos tus procesos y tareas clave al alcance de su mano.
    • Si alguna vez deja su trabajo actual, entonces no tendrá que luchar para registrar todos sus procesos antes de irse. También beneficiará a su reemplazo, ya la compañía en su conjunto, tener un manual de referencia que no se compiló rápidamente.

Las plantillas y consejos a continuación ayudan a los gerentes de oficina y asistentes ejecutivos a documentar y compartir sus procesos de trabajo probados y verdaderos.

Manual de Procedimientos de Oficina Mejores Prácticas

Aquí tiene todo lo que necesita para crear una plantilla de manual de procedimientos de oficina eficaz.

    1. Comienza  tu manual con un esquema. Debes organizar sus tareas en un formato lógico en una tabla de contenido para trazar cómo deseas colocar cada elemento. Una vez que hayas completado la tabla de contenido, puedes regresar y completar los detalles.
    2. Usa la descripción de tu trabajo y cualquier documentación de revisiones recientes para obtener las responsabilidades principales. el manual de procedimientos debe cubrir, paso a paso, cómo hacer cada una de estas responsabilidades principales.
    3. Separa cualquier política que necesites documentar de cualquier procedimiento.  una política define un conjunto de reglas como la conducta en el lugar de trabajo, mientras que un procedimiento define los pasos que debe seguir para incorporar a un nuevo empleado. Cuando desees que alguien sepa por qué hace algo, crea y registra una política. Cuando quieras que alguien sepa cómo hacer algo, crea y registra un procedimiento.
    4. Escribe el manual en un lenguaje claro y conciso. Un manual de procedimientos crípticos es virtualmente inútil. Aquí hay un nuevo proverbio de oficina para usted: un manual de procedimientos que nadie puede entender no hará ningún bien a nadie.
    5. Incluye encabezados y viñetas. Además de escribir los procedimientos en un lenguaje claro, llame temas importantes y comentarios utilizando encabezados en negrita, viñetas, tablas y otros elementos visuales que dividen los bloques de texto. Esto ayuda a cualquier persona a hojear el manual y saltar a las secciones relevantes.
    6. Incluye información de contacto de la persona que posee el proceso , probablemente usted mismo. Esto ayuda a cualquier persona que use el manual a saber a quién contactar si tiene preguntas.
    7. Valida el manual. Deja que alguien que no tiene idea de lo que haces lea el manual. Después de que su asociado haya leído el manual, pídale que le explique lo que él haría en un día determinado. Si el balón suelta, entonces es probable que sea una falla en la escritura o estructura manual.
    8. Incluye en el manual un PDF de búsqueda. Esto permite que las personas realicen búsquedas con mucha más sofisticación de la que pueden lograr utilizando solo sus globos oculares para hojear sus viñetas y títulos, independientemente de lo bien organizados que estén.
    9. Incluye la fecha en que se creó el manual, así como la fecha en que se actualizó por última vez. Esto ayudará a los usuarios a verificar que están obteniendo información actual.
    10. Proporciona flexibilidad y opciones para cada procedimiento. De acuerdo con una guía de redacción de políticas, “Cuando sea posible, los procedimientos deberían ofrecer opciones al usuario. Los procedimientos que son innecesariamente restrictivos pueden limitar su utilidad «. En algunos casos, las personas que usan el manual simplemente estarán» completando «y no podrán dedicarse a seguir las reglas a una T. Si se encuentran con algo que realmente no hacen t ganas de hacer, entonces simplemente no pueden hacerlo.
    11. Evita que pueda quedar desactualizada pronto. Por ejemplo, si un procedimiento implica colaborar con alguien en la empresa, simplemente puede usar el título de la posición en lugar del nombre de la persona. Cuando la gente abandone la empresa, el manual seguirá siendo útil.
    12. Incluye contexto cuando sea necesario. Defina cualquier término que pueda parecer una jerga específica para su posición, o aclare cualquier procedimiento que requiera algún contexto para comprender. Por ejemplo, puede referirse al informe anual de la compañía como «El Anual». Asegúrese de referirse a él como el «informe anual de la compañía» si lo menciona en cualquier procedimiento. Si alguien está revisando un procedimiento, puede subestimar la importancia del «anual» y tomar atajos si no sabe exactamente qué es.
    13. Crea un plan de actualización y calendario. Un manual de procedimientos de oficina no es un documento estático y necesitará revitalizarse de vez en cuando. Tendrá que cuidarlo para mantenerlo en funcionamiento.
    14. Incluye cuadros organizativos de departamentos y posiciones dentro de su empresa para asegurarse de que los lectores manuales puedan conectar los puntos.
    15. Organiza procedimientos y tareas según frecuencia. Deje en claro si un procedimiento es una tarea única o recurrente diaria, semanal, mensual o anual.
    16. Incluye cuánto tiempo tomará cada procedimiento. Esto gestionará las expectativas de los usuarios y les ayudará a asignar su tiempo de manera efectiva.
    17. También recomienda incluir listas de verificación para ayudar a los usuarios manuales a estar seguros de que cubren todos los procedimientos críticos.

Procedimientos de oficina Plantillas manuales

Usa esta plantilla tantas veces como sea necesario para cubrir todas sus tareas esenciales.

Incluye la información a continuación para describir los procedimientos para una tarea en su manual de procedimientos.

  • La tarea:
  • Tiempo requerido:
  • Departamentos implicados:
  • Posiciones involucradas:
  • Por qué lo hacemos:
  • Cuando lo hacemos:
    • Diario:
    • Semanal:
    • Mensual:
    • Anualmente:
  • Cómo lo hacemos:
    • Paso 1:
    • Paso 2:
    • Paso 3:
    • Etapa 4:
    • Paso 5:
  • Clave entregable / marca de finalización:

Ejemplos de manuales de procedimientos de oficina

El manual de procedimientos de su oficina probablemente estará compuesto de una serie de tareas, algunas relacionadas y otras completamente separadas. Obviamente, hay que agrupar tareas relacionadas. Incluye líneas o diagramas de flujo para indicar la conexión entre las tareas.

Ejemplo 1: (imagina que en tu oficina existe una sala de descanso y la empresa ofrece bocadillos a sus empleados para reponer fuerzas)

  • La tarea: hacer un inventario de la sala de descanso de la oficina
  • Tiempo requerido: unos 15 minutos.
  • Departamentos involucrados: N / A; todos disfrutan de los bocadillos, pero el administrador de la oficina es el único responsable de ordenarlos y hacer el inventario
  • Posiciones involucradas: N / A; este es un proceso en solitario
  • Por qué lo hacemos: para asegurarnos de que nuestras cantidades de bocadillos reflejen las preferencias reales y el consumo en toda la oficina.
  • Cuando lo hacemos:
    • Diariamente: dos veces, la primera hora de la mañana y la última hora de la tarde.
  • Cómo lo hacemos:
    • Paso 1: recuento de los bocadillos.
    • Paso 2: Registro de las cantidades totales.
    • Paso 3: Registro de las cantidades de cada bocadillo específico.
    • Paso 4: Durante la visita de fin de día, vuelve a surtir los bocadillos en consecuencia.
    • Paso 5: Realiza los pedidos según sea necesario.
  • Entrega clave / marca de finalización: una estación de refrigerios repuesta.

Ejemplo 2:

  • La tarea: Crear un itinerario para la reunión del comité de liderazgo ejecutivo.
  • Tiempo requerido: 30 minutos.
  • Departamentos involucrados: N / A; Los jefes de cada departamento están involucrados en el comité, pero la creación del itinerario involucra solo al equipo administrativo.
  • Posiciones involucradas: los Asistentes ejecutivos de cada jefe de departamento principal deberán agregar elementos del itinerario y también revisar y firmar el itinerario final.
  • Por qué lo hacemos: un itinerario es fundamental para el éxito de cada reunión del comité de liderazgo ejecutivo. Los líderes toman el itinerario con seriedad y lo utilizan para planificar temas de conversación, presentaciones y más.
  • Cuando lo hacemos:
    • Diariamente: mientras que la reunión se realiza solo una vez a la semana, el proceso de planificación del itinerario se extiende por varios días y comienza mucho antes del día anterior a la reunión. Haga algunos artículos cada día para mantener el proceso de creación de itinerarios lo más rápido y fácil posible.
  • Cómo lo hacemos:
    • Paso 1: envía un correo electrónico a otros asistentes ejecutivos del departamento para obtener sus puntos de itinerario.
    • Paso 2: Crea un primer borrador del itinerario utilizando los aportes de otros EA.
    • Paso 3: Envía el borrador del itinerario a otros EA para su revisión y aprobación.
    • Paso 4: Integra comentarios y pulir el itinerario final.
    • Paso 5: Envia el itinerario a todos los asistentes a la reunión.
  • Entrega clave / marca de finalización: el itinerario se distribuye a todos los asistentes a la reunión al menos un día antes de la reunión.

Ejemplo 3:

  • La tarea: Crear un itinerario de viaje de negocios de un ejecutivo.
  • Tiempo requerido: 1-2 horas
  • Departamentos involucrados: N / A
  • Posiciones involucradas: N / A
  • Por qué lo hacemos: los itinerarios son fundamentales para el éxito de los planes de viaje de negocios de un ejecutivo.
  • Cuando lo hacemos:
    • Según sea necesario: sabrás que es necesario crear un itinerario de viaje cuando el ejecutivo tenga un viaje por venir.
  • Cómo lo hacemos:
    • Paso 1: Solicita detalles de viaje y confirmaciones si es necesario.
    • Paso 2: Completa la plantilla de itinerario de viaje estándar para el tipo específico de viaje.
    • Paso 3: Envía el itinerario al ejecutivo.
  • Entrega clave / marca de finalización: el ejecutivo tiene un itinerario de viaje al menos una semana antes de la fecha de salida.

¿Alguna vez has creado un manual de procedimientos de oficina? ¿Qué consejos, trucos y mejores prácticas lo mantuvieron en el camino correcto? Comparte tus experiencias en los comentarios a continuación.

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