Plantilla de manual de procedimientos de oficina

Procedimientos de oficina

La única plantilla de manual de procedimientos de oficina que necesitarás

Si tiene procedimientos de oficina que necesita documentar, entonces probablemente podría utilizar una plantilla de manual de procedimientos de oficina. Las plantillas le facilitan la vida, le brindan un punto de partida sólido y le ayudan a asegurarse de no omitir ninguna información crucial.

¿Por qué necesitarías documentar los procedimientos de la oficina en primer lugar? En otras palabras, ¿por qué necesita crear un manual de procedimientos de oficina?

Excelente pregunta. El sentido común sugiere que los manuales de procedimientos son una buena idea en general, pero también hay varios beneficios específicos de crear un manual de procedimientos de oficina:

    • Si se va de vacaciones, cualquier persona puede usar el manual para realizar sus tareas cruciales. El manual ayuda a sus suplentes a hacer lo que debe hacerse, y también le brinda tranquilidad porque sabrá que su trabajo está cubierto y también está cubierto correctamente; ¡Usted escribió el manual, después de todo!
    • Si necesita incorporar a un nuevo empleado, puede proporcionarle al nuevo empleado copias del manual. Podrá explicar fácilmente todos los procesos y procedimientos a medida que el nuevo empleado siga adelante, ya que todo estará claramente descrito en el manual.
    • Si necesita explicar sus tareas y procesos a la administración, tendrá una cuenta bien documentada de todos sus procesos y tareas clave al alcance de su mano.
    • Si alguna vez deja su trabajo actual, entonces no tendrá que luchar para registrar todos sus procesos antes de irse. También beneficiará a su reemplazo, ya la compañía en su conjunto, tener un manual de referencia que no se compiló rápidamente.

Las plantillas y consejos a continuación ayudan a los gerentes de oficina y asistentes ejecutivos a documentar y compartir sus procesos de trabajo probados y verdaderos.

Manual de Procedimientos de Oficina Mejores Prácticas

Aquí tiene todo lo que necesita para crear una plantilla de manual de procedimientos de oficina eficaz.

    1. Comience  su manual con un esquema. Debe organizar sus tareas en un formato lógico en una tabla de contenido para trazar cómo desea colocar cada elemento. Una vez que haya completado la tabla de contenido, puede regresar y completar los detalles «.
    2. Use la descripción de su trabajo y cualquier documentación de revisiones recientes para obtener sus responsabilidades principales. Su manual debe cubrir, paso a paso, cómo hacer cada una de estas responsabilidades principales.
    3. Separe cualquier política que necesite documentar de cualquier procedimiento que necesite documentar.  una política define un conjunto de reglas como la conducta en el lugar de trabajo, mientras que un procedimiento define los pasos que debe seguir para incorporar a un nuevo empleado. Cuando desee que alguien sepa por qué hace algo, cree y registre una política. Cuando quiera que alguien sepa cómo hacer algo, cree y registre un procedimiento.
    4. Escribe el manual en un lenguaje claro y conciso. Un manual de procedimientos crípticos es virtualmente inútil. Aquí hay un nuevo proverbio de oficina para usted: un manual de procedimientos que nadie puede entender no hará ningún bien a nadie.
    5. Incluir encabezados y viñetas. Además de escribir los procedimientos en un lenguaje claro, llame temas importantes y comentarios utilizando encabezados en negrita, viñetas, tablas y otros elementos visuales que dividen los bloques de texto. Esto ayuda a cualquier persona a hojear el manual y saltar a las secciones relevantes.
    6. Incluya información de contacto de la persona que posee el proceso , probablemente usted mismo. Esto ayuda a cualquier persona que use el manual a saber a quién contactar si tiene preguntas.
    7. Validar el manual. Deja que alguien que no tiene idea de lo que haces lea el manual. Después de que su asociado haya leído el manual, pídale que le explique lo que él haría en un día determinado. Si el balón suelta, entonces es probable que sea una falla en la escritura o estructura manual.
    8. Hacer el manual un PDF de búsqueda. Esto permite que las personas realicen búsquedas con mucha más sofisticación de la que pueden lograr utilizando solo sus globos oculares para hojear sus viñetas y títulos, independientemente de lo bien organizados que estén.
    9. Incluya la fecha en que se creó el manual, así como la fecha en que se actualizó por última vez. Esto ayudará a los usuarios a verificar que están obteniendo información actual.
    10. Proporcionar flexibilidad y opciones para cada procedimiento. De acuerdo con una guía de redacción de políticas, “Cuando sea posible, los procedimientos deberían ofrecer opciones al usuario. Los procedimientos que son innecesariamente restrictivos pueden limitar su utilidad «. En algunos casos, las personas que usan el manual simplemente estarán» completando «y no podrán dedicarse a seguir las reglas a una T. Si se encuentran con algo que realmente no hacen t ganas de hacer, entonces simplemente no pueden hacerlo.
    11. Evite que pueda quedar desactualizada pronto. Por ejemplo, si un procedimiento implica colaborar con alguien en la empresa, simplemente puede usar el título de la posición en lugar del nombre de la persona. Cuando la gente abandone la empresa, el manual seguirá siendo útil.
    12. Incluir contexto cuando sea necesario. Defina cualquier término que pueda parecer una jerga específica para su posición, o aclare cualquier procedimiento que requiera algún contexto para comprender. Por ejemplo, puede referirse al informe anual de la compañía como «El Anual». Asegúrese de referirse a él como el «informe anual de la compañía» si lo menciona en cualquier procedimiento. Si alguien está revisando un procedimiento, puede subestimar la importancia del «anual» y tomar atajos si no sabe exactamente qué es.
    13. Crear un plan de actualización y calendario. Un manual de procedimientos de oficina no es un documento estático y necesitará revitalizarse de vez en cuando. Tendrá que cuidarlo para mantenerlo en funcionamiento.
    14. Incluya cuadros organizativos de departamentos y posiciones dentro de su empresa para asegurarse de que los lectores manuales puedan conectar los puntos.
    15. Organizar procedimientos y tareas según frecuencia. Deje en claro si un procedimiento es una tarea única o recurrente diaria, semanal, mensual o anual.
    16. Incluya cuánto tiempo tomará cada procedimiento. Esto gestionará las expectativas de los usuarios y les ayudará a asignar su tiempo de manera efectiva.
    17. También recomienda incluir listas de verificación para ayudar a los usuarios manuales a estar seguros de que cubren todos los procedimientos críticos.

Procedimientos de oficina Plantillas manuales

Use esta plantilla tantas veces como sea necesario para cubrir todas sus tareas esenciales.

Incluya la información a continuación para describir los procedimientos para una tarea en su manual de procedimientos.

  • La tarea:
  • Tiempo requerido:
  • Departamentos implicados:
  • Posiciones involucradas:
  • Por qué lo hacemos:
  • Cuando lo hacemos:
    • Diario:
    • Semanal:
    • Mensual:
    • Anualmente:
  • Cómo lo hacemos:
    • Paso 1:
    • Paso 2:
    • Paso 3:
    • Etapa 4:
    • Paso 5:
  • Clave entregable / marca de finalización:

Ejemplos de manuales de procedimientos de oficina

El manual de procedimientos de su oficina probablemente estará compuesto de una serie de tareas, algunas relacionadas y otras completamente separadas. Obviamente, agrupar tareas relacionadas. Incluya líneas o diagramas de flujo para indicar la conexión entre las tareas.

Ejemplo 1:

  • La tarea: hacer un inventario de la estación de aperitivo oficina
  • Tiempo requerido: unos 15 minutos.
  • Departamentos involucrados: N / A; todos disfrutan de los bocadillos, pero el administrador de la oficina es el único responsable de ordenar los bocadillos y hacer el inventario
  • Posiciones involucradas: N / A; este es un concierto en solitario
  • Por qué lo hacemos: para asegurarnos de que nuestras cantidades de bocadillos reflejen las preferencias reales y el consumo en toda la oficina.
  • Cuando lo hacemos:
    • Diariamente: dos veces, la primera hora de la mañana y la última hora de la tarde.
  • Cómo lo hacemos:
    • Paso 1: Cuente los bocadillos.
    • Paso 2: Registrar las cantidades totales.
    • Paso 3: Registre las cantidades de cada bocadillo específico.
    • Paso 4: Durante su visita de fin de día, vuelva a surtir los bocadillos en consecuencia.
    • Paso 5: Realice cualquier pedido según sea necesario.
  • Entrega clave / marca de finalización: una estación de refrigerios repoblada.

Ejemplo 2:

  • La tarea: Crear un itinerario para la reunión del comité de liderazgo ejecutivo.
  • Tiempo requerido: 30 minutos.
  • Departamentos involucrados: N / A; Los líderes de cada departamento están involucrados en el comité, pero la creación del itinerario involucra solo al equipo administrativo.
  • Posiciones involucradas: los Asistentes ejecutivos de cada jefe de departamento principal deberán agregar elementos del itinerario y también revisar y firmar el itinerario final.
  • Por qué lo hacemos: un itinerario es fundamental para el éxito de cada reunión del comité de liderazgo ejecutivo. Los líderes toman el itinerario con seriedad y lo utilizan para planificar temas de conversación, presentaciones y más.
  • Cuando lo hacemos:
    • Diariamente: mientras que la reunión se realiza solo una vez a la semana, el proceso de planificación del itinerario se extiende por varios días y comienza mucho antes del día anterior a la reunión. Haga algunos artículos cada día para mantener el proceso de creación de itinerarios lo más rápido y fácil posible.
  • Cómo lo hacemos:
    • Paso 1: envíe un correo electrónico a otros asistentes ejecutivos del departamento para obtener sus puntos de itinerario.
    • Paso 2: Cree un primer borrador del itinerario utilizando los aportes de otros EA.
    • Paso 3: Envíe el borrador del itinerario a otros EA para su revisión y aprobación.
    • Paso 4: Integrar comentarios y pulir el itinerario final.
    • Paso 5: Enviar el itinerario a todos los asistentes a la reunión.
  • Entrega clave / marca de finalización: el itinerario se distribuye a todos los asistentes a la reunión al menos un día antes de la reunión (el martes).

Ejemplo 3:

  • La tarea: Crear un itinerario de viaje de negocios de un ejecutivo.
  • Tiempo requerido: 1-2 horas
  • Departamentos involucrados: N / A
  • Posiciones involucradas: N / A
  • Por qué lo hacemos: los itinerarios son fundamentales para el éxito de los planes de viaje de negocios de un ejecutivo.
  • Cuando lo hacemos:
    • Según sea necesario: sabrá que es necesario crear un itinerario de viaje cuando el ejecutivo tenga un viaje por venir.
  • Cómo lo hacemos:
    • Paso 1: Solicite detalles de viaje y confirmaciones si es necesario.
    • Paso 2: Complete la plantilla de itinerario de viaje estándar para el tipo específico de viaje.
    • Paso 3: Enviar el itinerario al ejecutivo.
  • Entrega clave / marca de finalización: la ejecutiva tiene un itinerario de viaje al menos una semana antes de la fecha de salida.

¿Alguna vez has creado un manual de procedimientos de oficina? ¿Qué consejos, trucos y mejores prácticas lo mantuvieron en el camino correcto? Comparte tus experiencias en los comentarios a continuación.

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