PMBOK en la gestión de proyectos: definición y mejores prácticas

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Justo cuando pensabas que sabías todas las siglas de negocios del día, aparece el PMBOK para desconcertarte. ¿Qué es y cómo se aplica? ¿Es útil o es solo otra sopa de letras con la que puedes vivir?

La verdad es que si esperas administrar proyectos de cualquier escala, PMBOK podría convertirse en tu fuente de trabajo principal. Definir el PMBOK es tan fácil como ver lo que significa el acrónimo: «Project Management Body of Knowledge».

Es decir PMBOK es la base de conocimiento que todo gestor de proyectos debe conocer.

Si deduces que esto significa absolutamente todo lo que cada gerente de proyectos puede saber y puede usar en su trabajo, estás en lo correcto. Pero el PMBOK no es una mezcla de información muy dispersa. En su lugar, se presenta en un volumen completo titulado A Guide to the Project Management Body of Knowledge.

¿Es PMBOK tan completo como suena?

Como puedes imaginar, PMBOK sigue creciendo y cambiando, por lo que el volumen se actualiza periódicamente, con nuevas ediciones y manuales adicionales que se publican periódicamente.

¿Qué es el PMI de un proyecto?

El Project Management Institute (PMI), es una organización que también proporciona acreditación para los gerentes de proyectos.

Si necesitas cualquier otro respaldo, solo debes considerar el hecho de que el American National Standards Institute (ANSI) reconoce la Guía del PMBOK como la fuente de trabajo para los estándares de gestión de proyectos. ISO siguió su ejemplo en 2012 y continúa actualizando sus estándares basados ​​en PMBOK.

La magnitud de este trabajo se ilustra por la cantidad de disciplinas de gestión que abarca. Aunque gran parte de todas estas disciplinas son específicas para la gestión de proyectos, también cubre temas generales de administración, como la dotación de personal, la planificación, la organización, la implementación de proyectos y el control de actividades.

¿Qué mejores prácticas cubre PMBOK?

PMBOK se ocupa del ciclo de vida de la gestión de proyectos de principio a fin. Describe 47 procesos que los gerentes emprenderían normalmente al abordar un proyecto y los organiza en cinco grupos de procesos que etiqueta con otro acrónimo: IPECC.

IPECC 5 grupos de procesos de PMBOK

  1. Iniciación del proyecto: aquí, verás cómo se debe desarrollar una carta del proyecto. La carta del proyecto indica lo que el proyecto debe lograr, cuándo, usando qué recursos y por qué se llevará a cabo el proyecto. Además de, te indicará el estado de financiación y lo que la organización cliente espera del proyecto una vez finalizado. En esencia, es un resumen del proyecto del cliente, pero los gerentes de proyectos deben poder analizar el estatuto y aclarar cualquier elemento que requiera una definición más clara o que deba negociarse.
  2. Procesos de planificación del proyecto: durante la planificación, se determinan los presupuestos, se trazan los plazos, se asignan los recursos humanos, se diseñan los planes de compra, se identifican los factores críticos de éxito, se identifican los riesgos, y se preparan los planes de contingencia. El proceso trata de cubrir cada eventualidad para asegurar el éxito del proyecto. Reúne las diez áreas de conocimiento de gestión de proyectos. Además, desarrolla la declaración de alcance, y agrega la perspectiva del gerente de proyectos sobre cómo el equipo cumplirá con el estatuto.
  3. Procesos de ejecución del proyecto: además de garantizar que los equipos o contratistas realicen el trabajo físico en el que se compone el proyecto, los procesos también incluyen asegurar la calidad, la gestión del equipo, la comunicación, las adquisiciones y la gestión de los compromisos de las partes interesadas. Aunque la guía PMBOK nunca podría especificar los detalles técnicos de cada tipo de proyecto, te brinda un marco para aplicar las mejores prácticas en estas amplias áreas de gestión de proyectos.
  4. Procesos de control del proyecto: estos procesos incluyen: controlar el cronograma del proyecto, sus costes, su calidad, validar los resultados en relación con el alcance del proyecto en conjunto con las partes interesadas y controlar las comunicaciones y adquisiciones. Como parte de este proceso, cada elemento se analizará en busca de variaciones o riesgos y se tomarán medidas correctivas según sea necesario. Cualquier cambio que el gerente del proyecto decida implementar se integrará en el plan de gestión del proyecto.
  5. Procesos de cierre del proyecto: estos no solo ocurren al final del proyecto. Un gran proyecto constará de fases, y habrá procedimientos de cierre para cada uno de ellos. Sin embargo, hay un proceso de cierre final en el que la documentación se finaliza y cierra formalmente, se liberan contratistas y proveedores externos, el proyecto finalizado se vuelve funcional y se concluyen las comunicaciones finales.

Además de tratar los procesos en los que consiste un proyecto, PMBOK cubre las mejores prácticas para las diez áreas de conocimiento de gestión de proyectos.

  1. Gestión de la comunicación del proyecto: Esto incluye las comunicaciones con los integrantes del equipo del proyecto y las partes interesadas externas.
  2. Gestión de costos del proyecto: El presupuesto para un proyecto representa un plan financiero. Mantener ese plan en marcha y completar un proyecto dentro de ese presupuesto implica una cuidadosa coordinación y administración. La gestión del tiempo también juega un papel aquí. El dicho «el tiempo es dinero» nunca es tan bueno como cuando lo aplicas a proyectos complejos.
  3. Gestión de recursos humanos: son las personas las que están implicadas en la ejecución de los procesos de los proyectos, por lo que tareas como la contratación, el nombramiento y la motivación de las personas forman parte del cuerpo de conocimiento de la gestión.
  4. Gestión de integración de proyectos: un gerente de proyectos es responsable de coordinar y consolidar una gran variedad de actividades en un esfuerzo conjunto. Además, el gestor del proyecto debe mantener las expectativas de los interesados ​y comunicarse de manera efectiva con los interesados ​​internos y externos.
  5. Gestión de adquisiciones: ya sea que un proyecto se ocupe de recursos físicos o intangibles, se requiere la adquisición y compra de recursos para que el trabajo pueda seguir adelante.
  6. Gestión de calidad: la última edición de PMBOK, la 6ª revisión, incluye una sección ampliada sobre gestión de calidad, no como una tarea que debe realizar alguna agencia externa, sino más como una actividad continua que afecta a cada fase y tarea. La mejora continua de procesos forma parte de la filosofía de la gestión de la calidad.
  7. Gestión de riesgos: aunque a cada gerente de proyecto le gustaría esperar lo mejor de su proyecto deben identificar los peores escenarios, considerarlos cuidadosamente y preparar planes de contingencia. También debe buscar identificar estrategias que limiten el riesgo.
  8. Gestión del alcance del proyecto: Para que un proyecto tenga éxito, su alcance debe definirse en detalle. A continuación, el gerente de proyecto se asegura de que el proyecto se ajusta a su alcance acordado y cumple con sus parámetros.
  9. Gestión de partes interesadas del proyecto: cualquier persona que se vea afectada por un proyecto es una parte interesada. Los gerentes de proyecto deben identificar a las partes interesadas y afectadas y esforzarse por mantener buenas relaciones con los interesados.
  10. Gestión del tiempo: en este caso, la «gestión del tiempo» se refiere a los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo.

Cómo sacar el máximo provecho de PMBOK

Un project manager cumple muchos roles y necesita ser «completo». Conocer y aplicar cada detalle que incluye la Guía de PMBOK puede ser una tarea casi imposible. Sin embargo, tenerlo como fuente de trabajo será útil cuando se enfrente a áreas que podrían beneficiarse de una mejora o un mayor enfoque.

Incluso el PMI es reacio a llamar a la guía de PMBOK «mejor práctica», en cambio, considera que su información es útil para «buena práctica». La organización también señala que debe «adaptar y seleccionar lo que necesita».

Podemos concluir que, sin embargo, la guía PMBOK contiene información sobre las mejores prácticas actuales, y eso hace que valga la pena seguir sus procesos y mejorar el conocimiento en las áreas de experiencia que describe.

En última instancia, la teoría puede ayudarte a descubrir mejores formas de hacer las cosas, pero ponerla en práctica mucho más difícil. Y las habilidades de los gerentes de proyectos están dirigidas hacia los cinco grupos de procesos que deben desarrollar durante el ciclo de vida del proyecto.

Cada uno de estos grupos es complejo y puede implicar la coordinación de un número sustancial de personas antes de que finalice el proyecto.

Para ayudar a garantizar que estos procesos se realicen sin errores, puedes probar un software de administración de flujos de trabajo. El software digitaliza el proceso de gestión del proyecto, asegurando que todas las tareas se completen con éxito y a tiempo.

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