¿Qué es un proceso de control de cambios?

proceso de control de cambios

Se sigue un proceso de control de cambios para mejorar los resultados del servicio, producto o proyecto en las relaciones B2B y, a veces, B2C. Comienza con una solicitud de cambio claramente definida de un cliente. Luego se identifican y evalúan las opciones y, finalmente, se toma una decisión. Esto podría ser un rechazo de la solicitud, el aplazamiento o la aceptación e implementación total.

Sus clientes no siempre tienen la razón, pero siempre son el cliente. Shep Hyken

Debido a que pocos planes de proyecto funcionan exactamente como se planificaron en la práctica, es esencial contar con un proceso de gestión del cambio que  que permite que los cambios se realicen sin problemas y obteniendo mejores resultados de los que se obtendrían si un plan o proceso defectuoso sigue vigente.

Un procedimiento formal para el control de cambios

Los cambios ad hoc realizados con las mejores intenciones pueden resultar en un caos, por lo que el proceso de Control de Cambios se formaliza y hace uso de un proceso predeterminado que está en línea con las políticas preestablecidas.

En su forma más simple, un proceso de control de cambios seguirá estos pasos básicos:

  1. Presentación de solicitudes de cambio formal

La persona o grupo que desee sugerir un cambio debe hacerlo de una manera que sea absolutamente clara e inequívoca. La documentación detallada de la solicitud de cambio permite una definición clara del cambio deseado. Al prever el procedimiento de control de cambios, las empresas deben decidir si se trata de un envío en un formato específico o si un simple correo electrónico es suficiente.

Muchos prefieren un documento formal, ya que la definición de cambio requiere que cierta información esté disponible. Esto incluye:

  • Definir la necesidad : ¿Qué cambio se cree que es necesario?
  • ¿Por qué es necesario el cambio ? ¿Qué pasará si no se hacen cambios? ¿Tendrá un impacto significativo los retrasos en el cambio solicitado?
  • ¿Qué se necesita para que el cambio tenga éxito ? ¿Qué resultado desea ver la persona o entidad que solicita el cambio? Por ejemplo, los cambios en un acuerdo SLA podrían ser un requisito previo para el cambio.
  • Para cuando Esto puede no significar que se espera que el proceso de cambio sea completo, pero aclara las expectativas y proporciona información adicional para las personas responsables de evaluar la solicitud.
  • ¿Cómo el cambio agregará valor? ¿El cambio propuesto mejorará la experiencia del cliente? ¿Traerá mayor precisión?
  1. Envío y revisión

Una vez que se envía la solicitud de cambio, comienza el proceso de revisión. El equipo del proyecto ahora discutirá sus opciones.

Lo ideal sería convocar una reunión formal con todas las partes afectadas. Esto resultará en una mejor comunicación. El equipo del proyecto puede intercambiar ideas, plantear inquietudes y hacer cualquier pregunta que necesiten hacer.

Primero, la solicitud de cambio se presenta en detalle. A continuación, el equipo discutirá los posibles impactos del cambio, generará opciones y tomará una decisión.

Dado que los clientes esperan recibir comentarios dentro de un cierto período de tiempo, el equipo del proyecto necesita saber cuánto tiempo tienen para tomar una decisión o al menos proporcionar comentarios.

La persona que se relaciona con el cliente debe aclarar las expectativas basadas en el tiempo al manejar la solicitud de cambio.

  1. Definición final de opciones y documentación de respuesta.

Hay pocas solicitudes de cambio que solo tienen una solución posible. El equipo del proyecto debe determinar qué opciones son viables y presentar al menos dos opciones. Al igual que con la solicitud de cambio, la respuesta debe estar documentada y cierta información debe incluirse.

  • Referencia de opción : puede ser un número o un nombre
  • Propuesta de solución : Deben presentarse tanto la solución sugerida para el problema como el razonamiento detrás de ella. Cuando se ofrecen soluciones técnicas como opciones potenciales, explique en detalle lo que implicarían. Si se le obliga a rechazar la solicitud del cliente, también se deben dar razones. Idealmente, una reunión en persona para comunicar esto es más probable que sea productiva.
  • Plazo previsto para la implementación : el cliente querrá saber cuánto tiempo llevará implementar las opciones, ya que esto puede afectar la elección final.
  • ¿Cómo impactarán los cambios al proyecto ? Hay momentos en que la implementación de un cambio propuesto no tiene un impacto significativo en el proyecto en su conjunto. Sin embargo, la mayoría de los cambios también afectarán al proyecto de alguna manera. Esto podría modificarse en el alcance, los plazos, el presupuesto del proyecto o la calidad del producto final. A menudo, afectará a los tres de estos. Naturalmente, los clientes querrán saber cuáles son las implicaciones de los costos, si se deben modificar los hitos y los objetivos, y cómo esto afectará el alcance y la calidad general del producto o servicio.
  • ¿Cuándo debe el cliente comunicar una decisión ? Establecer fechas límite es bueno para todos los interesados. La falta de certeza y claridad puede representar un obstáculo importante para el progreso, por lo que para hacer avanzar el proceso, los plazos son una necesidad. Por ejemplo, si es probable que se reduzcan el alcance del proyecto y los recursos de asistencia necesarios, su empresa debe saber cuándo debe dejar de invertir recursos en el diseño del proyecto anterior. Por esta razón, los clientes que superen su fecha límite serán reevaluados sus solicitudes de cambio en caso de que comuniquen su decisión después de la fecha de vencimiento.
  1. Toma de decisiones y aprobación

El acuerdo oficial y la aprobación finalizan el proceso de control de cambios. El equipo responsable debe saber a quién informar y quién en la organización del cliente tiene derecho a aprobar formalmente los cambios.

Este es un paso absolutamente esencial. Así como los tomadores de decisiones aprueban los proyectos y contratos iniciales, también deben ser ellos los que aprueben cualquier cambio.

Tratar de culpar al personal del cliente o al equipo de administración si los tomadores de decisiones se oponen a los cambios que usted ya ha adoptado no eliminarán la mostaza.

Pros y contras al pensar en el control de cambios

Debido a que está tratando con clientes que, por su propia naturaleza, es posible que encuentre cierta resistencia cuando intente implementar un proceso de gestión de cambios. Sin embargo, simplemente reaccionar a las solicitudes ad hoc podría dañar el proyecto en su totalidad y, por lo tanto, al cliente.

El proceso de control de cambios es mutuamente beneficioso ya que aclara qué pueden esperar los clientes y cuáles serán las implicaciones del cambio propuesto. Dado que esto incluye el costo y la calidad final, el proceso de control de cambios se realiza no solo en interés de su negocio sino también del cliente.

Los clientes pueden ser reacios a preparar la solicitud inicial para la documentación de cambios, pero es posible prepararlos en base a una conversación y luego enviarlos al cliente para determinar si ha entendido correctamente lo que se requiere. Una vez que el cliente está dispuesto a aceptar formalmente que la solicitud de cambio se ha capturado con precisión, el proceso puede avanzar.

Fotos por ** RCB ** , Gamma Man , ÖB_Berlin , winnifredxoxo

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