Procesos de mejora continua: definición, beneficios y herramientas

procesos de Mejora continua

Para realmente adelantarse a su competencia, sus procesos de negocio deben estar operando con la máxima eficiencia. Después de todo, la eficiencia del proceso puede ser una gran influencia en la productividad, los beneficios y la agilidad de la empresa. La mejor manera de lograr esto es a través de los procesos de mejora continua.

¿Qué es exactamente la mejora continua?

La mejora continua es, como su nombre indica, una práctica de reexaminar y mejorar constantemente los procesos. De un vistazo, todo el concepto puede parecer un poco una palabra de moda. Sigues escuchando la palabra lanzada, pero nadie menciona realmente lo que implica hacer. Y como todos sabemos, la teoría no te lleva demasiado lejos en el mundo de los negocios.

Toda la confusión con los procesos de mejora continua es porque no es algo que usted «hace». Más bien, es una forma en que opera una empresa. Adoptar la mejora continua en una empresa significa dos cosas …

  • Enfoque en el crecimiento: la compañía debe tener un enfoque continuo en la mejora incremental de sus procesos, servicios o productos. Es decir, perfeccionar la forma en que hace las cosas sobre la marcha en lugar de llevar a cabo iniciativas de cambio único.
  • Creación de una cultura procesos de mejora continua: la mayoría de las veces, es el empleado en el taller quien es un experto en los procesos de la empresa, no la gerencia. La mejora continua debe ser responsabilidad de todos en la empresa (no solo del equipo de mejora de procesos).

Si está familiarizado con otros términos de gestión de procesos, probablemente se esté preguntando cómo están interconectados. Así es como están relacionados …

  • Business Process Management (BPM): una metodología de reevaluación y mejora de procesos. Más o menos lo mismo que la mejora continua. La pequeña diferencia es que la mejora continua es más una «filosofía» en la que una empresa debería basarse, mientras que BPM es un conjunto concreto de herramientas y técnicas. Puede utilizar BPM como un medio para crear una cultura de mejora continua, pero no necesariamente funciona al revés.
  • Mejora de procesos de negocios (BPI): el acto de analizar, racionalizar y mejorar un solo proceso. La mejora continua significa llevar a cabo una iniciativa de BPI siempre que sea necesario.
  • Business Process Reengineering (BPR): en lugar de mejorar un proceso existente, puede recrearlo utilizando una nueva tecnología o metodología.

Beneficios de adoptar la mejora continua

Los procesos de mejora continua permiten a las empresas descubrir problemas y encontrar formas de solucionarlos. Los pequeños cambios positivos realizados con el tiempo pueden impactar dramáticamente el proceso general de un negocio. Aquí hay algunas maneras en que la mejora continua puede beneficiar a su negocio con el tiempo:

Mayor productividad y ganancias

Al mejorar los procesos de forma incremental, su empresa comenzará a ver un producto por entrada mucho más alto. Esto, como un hecho, hace que toda su organización sea más eficiente, lo que finalmente se traduce en mayores ganancias.

La moral del empleado y la rendición de cuentas

A menudo, sus empleados pueden tener muchas ideas sobre cómo mejorar los procesos o productos. Sin embargo, una estructura organizativa rígida puede detenerlos y matar su motivación.

En una empresa con la cultura de la mejora continua, por otro lado, cada empleado es clave para el crecimiento organizacional. Permitir que sus empleados caminen una milla extra y realmente contribuya al progreso los hace sentir valorados, aumentando la moral general y la responsabilidad.

Mayor agilidad

Una organización tiene que estar cambiando en todo momento para mantenerse al día con la competencia. Si sus empleados están acostumbrados a cambiar de forma regular, no se eliminarán en fases en tiempos de crisis y cambio.

Cómo funciona la mejora continua

Lograr que su empresa se acostumbre a los procesos de mejora continua no es fácil. Un día no puede simplemente acercarse a sus empleados y decirles que «la compañía funcionará de manera diferente de aquí en adelante». Hacer cualquier tipo de cambio en una organización es difícil, y esto es especialmente cierto si está haciendo algo así.

Pero por supuesto, necesitas comenzar en alguna parte. Lo primero es lo primero, deberá informar a su gerencia sobre la iniciativa. Es decir, cualquier sugerencia sobre la mejora de los procesos de la empresa será bienvenida por la gerencia.

Luego, deberá permitir el establecimiento de iniciativas de procesos de mejora de negocio. Una vez que alguien sugiere una forma plausible de mejorar un proceso, deberá asignar un individuo o equipo (depende de las habilidades necesarias para cambiar el proceso) a cargo o mejorarlo.

Para ayudar a hacer esto bien, puede utilizar herramientas procesos de mejora continua probadas como las siguientes

Kaizen

Kaizen es una palabra japonesa que significa «cambio para mejor». La metodología fue utilizada por primera vez durante la Segunda Guerra Mundial por los empresarios japoneses, y finalmente se extendió por todo el mundo.

Masaaki Imai un consultor de administración japonés, ayudó a difundir el conocimiento de la metodología Kaizen en su libro, Kaizen: La clave del éxito competitivo de Japón.

Para establecer una cultura de mejora continua, recomienda utilizar 2 tipos de procesos Equipos de calidad y Esquinas Kaizen.

Cómo usar Kaizen para mejorar continuamente tu negocio

El primero es un equipo de expertos que se especializan en la mejora de procesos a través de herramientas estadísticas y software. Son para el tipo de mejoras en las que necesita experiencia y no algo que el promedio de Joe pueda sugerir.

Kaizen Corners , por otro lado, es un lugar donde cada empleado puede entregar sugerencias sobre cómo mejorar los procesos. Masaaki recomienda dividir la implementación de Kaizen Corner en tres etapas …

  • Etapa uno : todas las sugerencias hechas por los empleados son consideradas e implementadas. Esto es para mostrarle al equipo que se valorará la opinión de todos.
  • Etapa dos : los empleados reciben capacitación sobre cómo analizar adecuadamente los procesos actuales y hacer mejores sugerencias.
  • Tercera etapa : ofrezca un incentivo económico para que los empleados contribuyan a mejorar los procesos.

Una vez que tenga suficientes sugerencias, puede comenzar a mejorar los procesos.

Kaizen tiene mucho más que simplemente configurar las esquinas de Kaizen. Aprenda todo lo que necesita saber sobre la implementación de la método Kaizen.

Procesos de mejora continua: El ciclo de PDCA Gráfico del ciclo PDCA con explicación

Una de las herramientas de mejora de procesos más populares es el ciclo «Plan Do Check Act» (PDCA). Este ciclo se acredita a menudo al Dr. William Edwards Deming y Walter Shewhart. Este modelo de cuatro pasos a menudo se muestra como un círculo porque la mejora continua es un proceso que debe repetirse una y otra vez.

Aquí hay una mirada más cercana a cada uno de los pasos del ciclo de PDCA y lo que implican:

  • Plan

En esta primera parte del ciclo, identificará la oportunidad presente y creará un plan de mejora. Puede comenzar definiendo el problema, destacando la oportunidad presente, intercambiando ideas y desarrollando un plan. También debe indicar cuál es su resultado deseado una vez que se resuelva su problema.

  • Hacer

Ahora que ha identificado una posible solución, necesita implementar este plan a menor escala. Esto le permitirá probar su solución y determinar si sus cambios lograron el resultado deseado. Probar su solución de esta manera será una buena manera de ver si funciona o no sin hacer grandes interrupciones.

  • Comprobar

Durante esta etapa, comparará sus resultados con el resultado esperado que describió en la fase de planificación. Si su resultado esperado no se logró, debe comenzar de nuevo el ciclo. Si funciona puede continuar a la cuarta etapa del ciclo.

  • Actuar

Durante la etapa final, implementará su solución en una escala más amplia. Sin embargo, tenga en cuenta que PDCA no es una iniciativa de una sola vez. Siempre que haya una oportunidad de mejora dentro de la empresa, deberá repetir el proceso.

¿Quieres aprender más sobre cada etapa consulta nuestra guía sobre la implementación del ciclo PDCA.

Conclusión

Incluso si su negocio está haciendo fenomenalmente ahora, eso no está destinado a durar para siempre.

Una economía cambiante, nuevas tecnologías, problemas presupuestarios y escasez de personal son dinámicas que eventualmente lo forzarán a hacer ajustes. Una organización que adopte procesos de mejora continua podrá actuar sobre estos cambios y mantenerse en curso. Una empresa rígida, autoritaria, por otro lado, no lo hará.

Si necesita ayuda para crear una cultura de mejora continua en su empresa, el software de administración de flujo de trabajo puede ayudarlo. Decirle a sus empleados que van a hacer algo diferente es una cosa, hacer que se cumpla es algo completamente diferente.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *