¿Qué es BPM o gestión de procesos de negocio? [3 ejemplos prácticos]

bpm

Business Process Management (BPM) es, en pocas palabras, la forma en que su empresa gestiona y mejora los procesos empresariales. Esto puede significar hacer todo tipo de cambios en la forma en que funciona el proceso. Podría, por ejemplo, reestructurarlo (eliminar un paso, agregar un paso, etc.) o rediseñarlo completamente con nueva tecnología (automatizar casi cualquier cosa).

Gestión de procesos de negocio – Una introducción simple

En un mundo lleno de palabras de negocios, a veces puede ser difícil mantenerse al día. «Business Process Management» es uno de esos términos que se utilizan mucho. Y a menos que sea un Director de Operaciones con experiencia, todo el asunto de BPM puede ser un poco confuso.

Entonces, estamos aquí para arrojar algo de luz sobre la gestión de procesos.

Business Process Management (BPM) es la estrategia a largo plazo para analizar y mejorar sus procesos.

Pero antes de profundizar en los aspectos específicos de la gestión de procesos, hablemos un poco sobre los procesos.

Entonces, ¿qué es un proceso?

Un proceso es una serie de pasos repetibles que debe llevar a cabo para lograr algún tipo de objetivo comercial.

La clave aquí es repetible: debe ser algo que su negocio haga de forma regular. Esto puede significar incorporar a un nuevo empleado, por ejemplo, o enviar un producto a un cliente.

Sin embargo, los «procesos» no deben confundirse con tareas.

Un proyecto suele ser una cosa de una sola vez. Podría estar, por ejemplo, creando una estrategia de marketing para un cliente. Lo que cree para ese cliente específico probablemente será un trabajo original.

Las tareas , por otro lado, son pasos específicos en un proceso o un proyecto. Un proceso podría consistir en 5-6 tareas que deben completarse en una secuencia, por ejemplo. O de una manera similar, un proyecto puede implicar la realización de una serie de tareas para que se complete.

Cómo funciona BPM

No hay una sola manera de «hacer» BPM. Más bien, es más un término suelto. Sin embargo, si está analizando y tratando constantemente de mejorar procesos individuales, es entonces cuando su organización lleva a cabo Business Process Management.

El software Legacy BPM existe, pero está muy roto

El software “Old BPM” está cansado y roto. Nunca funcionó para usuarios de negocios. Este es el por qué:

  • Los usuarios ahora están decidiendo comprar el software ellos mismos . El departamento de TI compró el antiguo BPM, a quien generalmente no le importaba la experiencia del usuario, siempre y cuando fuera realizado por una empresa grande / aburrida.
  • Las herramientas en la nube ahora son gratuitas para que las pueda probar cualquier persona, en cualquier momento . Con Old BPM tuvo que llamar a ventas y esperar 50 preguntas solo para verlo y finalmente decidir que apesta.
  • La gente quiere compartir flujos de trabajo con los clientes . Con Old BPM estabas estancado tratando de automatizar los procesos internos solamente. Sus clientes estarían muy asustados y correrían una milla de allí.
  • La gente espera integrar herramientas en la nube sin TI . Con Old BPM, había conseguido que los ingenieros escribieran códigos para hacer una integración simple. Ahora se ha convertido en un servicio de arrastrar y soltar.
  • La gente espera trabajar en los teléfonos . Esto significa que los diagramas de flujo gigantescos en el antiguo BPM están muertos, porque no encajan en la pantalla de su teléfono, y solo definen «el proceso perfecto».
  • La gente está cansada de los diagramas de flujo . El antiguo BPM se trataba de que el sumo sacerdote te dijera cómo se puede hacer un proceso y que obedecerías. Ahora se paga a los trabajadores y equipos modernos para que colaboren.
  • La gente espera todos los beneficios de la nube . Old BPM nunca nació en la nube y nunca fue diseñado para la nube. Y eso crea un montón masivo de oportunidades perdidas.
  • Empresas de todos los tamaños necesitan gestión de procesos, y nunca la tuvieron . Dado que Old BPM era tan caro y complicado, solo las grandes empresas podían pagarlo. El resto de nosotros quedamos fuera.
  • La gente está entusiasmada con la IA, pero confundida sobre por dónde empezar . Con Old BPM no tienes ninguna posibilidad de usar AI sin un ejército de ingenieros. Con sistemas nacidos en la nube, es un juego de niños usar cualquier IA que te guste para ejecutar increíbles automatizaciones para fotos, voz, videos y más.

es un poco más estándar que BPM. Hay varios pasos que debes realizar …

Paso 1

Mapear el proceso actual. ¿Cuáles son los pasos exactos que debe seguir para que el proceso tenga éxito?
Paso 2

Analizar el proceso. ¿Hay alguna ineficiencia obvia? ¿Frecuentes fechas perdidas?
Paso 3

Vamos con mejoras. ¿Cómo puedes arreglar las fallas que encontraste en el paso # 2?
Paso 4

Prueba las mejoras a pequeña escala. ¿Son los nuevos resultados lo que esperabas?
Paso 5

Si la mejora es exitosa, aplique la nueva solución en toda la compañía.

BPM ayuda a sacar el máximo provecho de su negocio

Más de la mitad de todas las empresas ahora consideran que la gestión de procesos de negocios es extremadamente importante debido a que las empresas que lo aplican están viendo mejoras. Aparte de la ganancia pura, hay otros beneficios esenciales proporcionados por BPM …

  • Agilidad empresarial: cualquier empresa que se centre en la mejora constante desarrolla una cultura de innovación. Sus empleados estarán acostumbrados a cambiar, por lo que siempre que quiera hacer cambios drásticos en la estrategia de la empresa, podrá hacerlo sin mayores complicaciones ni pánico.
  • Satisfacción del cliente: si todos sus procesos son eficientes, pueden terminar teniendo un mejor producto o servicio en general. Podría, por ejemplo, abaratarlo porque sus procesos cuestan menos. Esto, por supuesto, hace que sus clientes sean más felices.
  • Moral del empleado: a los empleados les gusta sentirse comprometidos. Si utiliza sus comentarios para mejorar  (y los recompensa por ello), estarán mucho más felices con su trabajo.

Gestión de Procesos de Negocio – Metodología y Software

Una de las razones por las que BPM puede ser confuso es que todos siguen usando el término en un contexto diferente.

Si bien la palabra en sí se refiere a la metodología, también está la parte del software.

La principal diferencia entre los dos es que BPM es una metodología de mapeo, optimización y mejora de procesos, por otro lado, es un medio de ejecución.

El software ayuda con cada pequeña parte de BPM. Te permite …

  • : con BPM, puede crear modelos digitales de sus procesos. Esto hace que sea mucho más fácil analizarlos y mejorarlos.
  • : sin el software, tendría que hacer un seguimiento de sus empleados y asegurarse de que están siguiendo el nuevo proceso, y no solo volviendo al anterior. Con BPMS, todo lo que tiene que hacer es hacer un cambio dentro del sistema y se aplicará automáticamente.
  • Process Analytics – BPMS realiza un seguimiento de sus procesos, informándole cada vez que hay cuellos de botella, ineficiencias, etc.

Aquí hay un adelanto de cómo se ve el software …

tareas de flujo de trabajo de captura de pantalla

En la imagen: los procesos en los que está involucrado Jim, uno de los empleados. El software también muestra los plazos, el progreso, etc.

Podría estar pensando que todo esto suena increíble: el software básicamente hace la mitad del trabajo por usted.

Espera, entonces ¿Por qué era tan caro BPM?

Probablemente te estés preguntando, ¿cuál es la compensación?

Tiene que haber una razón por la cual el viejo BPM es caro, ¿verdad? ¿Cómo podemos lograr bajar el precio en más de 100 veces?

Bueno, el problema principal con la mayoría de los Software de Gestión de Procesos de Negocio es que son viejos .

El problema del precio no era solo sobre BPM: la mayoría de las soluciones de software antiguas solían ser extremadamente caras. De hecho, era tan caro que solo las organizaciones más grandes podían pagarlo.

Hoy en día, la mayoría de las empresas de software innovaron . Todo lo que tiene que hacer para comenzar a utilizar el software es conectarse a Internet, encontrar el proveedor adecuado y pagar una tarifa muy baja.

Sin configuración, sin entrenamiento, sin nada.

Aqui puede encontrar varios software de bpm en cloud

https://www.exact.com/es/software/soluciones/bpm/

https://www.isotools.org/soluciones/procesos/gestion-por-procesos/

 

3 ejemplos prácticos de gestión de procesos de negocio

Ahora que hemos eliminado toda la teoría, probablemente se esté preguntando: «¿Por dónde empiezo?»

Bueno, para darle una mejor idea de algunos de los usos más comunes de BPM, cubriremos 3 ejemplos prácticos, que puede aplicar directamente a su propio negocio.

Horas de trabajo, vacaciones, etc.

Si hay una función empresarial que REALMENTE podría beneficiarse de BPM, es HR.

Alrededor de la mitad del trabajo son formularios o gestión de documentos. Haga que el solicitante complete este documento, que la gerencia de la empresa lo firme, apruebe y firme los formularios de vacaciones, etc.

Todo esto puede ser extremadamente caótico y lento. No desea que su departamento de recursos humanos dedique la mitad de su tiempo a asegurarse de que se firma el documento correcto.

Sin embargo, si utiliza el software BPM, puede automatizar toda la gestión de documentos.

Digamos, por ejemplo, que está intentando automatizar la aprobación de vacaciones . Sus empleados completan un formulario a través del software, que luego se reenvía a Recursos Humanos.

Una vez que HR lo aprueba, el sistema lo envía a la gerencia para que lo firme. Sin el software, esto implicaría muchos intercambios de correo electrónico.

Publicación

Si alguna vez ha trabajado con un blog o una compañía de medios, probablemente esté de acuerdo con nosotros: la publicación puede ser agitada.

Si tu empresa publica mucho , escucharás mucho …

«¿No fue esta publicación vencida hace una semana?»

«¿Terminó el diseñador los gráficos para el nuevo artículo?»

«¿A dónde fue ese post? ¿El que debíamos publicar hace 2 semanas?

A menos que tenga un proceso de publicación bien estructurado, todo este caos puede convertirse en un problema real.

Este sería un ejemplo de proceso de publicación:

Paso 1

El escritor termina el artículo. Comienzan el proceso de publicación del «Artículo X».
Paso 2

La tarea se asigna al editor. Una vez que han hecho comentarios, marcan la tarea y regresan al escritor para hacer todas las modificaciones.
Paso 3

Una vez finalizado el artículo, el software notifica a nuestro diseñador para crear imágenes personalizadas para la publicación.
Etapa 4

El diseñador carga las publicaciones y completa la tarea.
Paso 5

El editor recibe una notificación de que la publicación está completa. Luego, suben el artículo a WordPress, lo optimizan para SEO, lo publican y marcan el proceso como completo.

El proceso nos ayuda a mantenernos al día con los plazos, haciendo que todo el proceso de publicación sea más rápido.

Incorporaciones

Ya sea que esté trabajando con un nuevo cliente, contratando a un empleado o comenzando a trabajar con un proveedor, primero debe incorporarlo.

Esto significa actualizarlos sobre cómo funciona su organización.

Algunas de las formas en que podría usar BPM aquí son …

  • siempre que se incorpore un nuevo empleado, debe ponerlo al día lo antes posible. Hay una gran cantidad de documentos que necesita aprobar, obtener el equipo adecuado, hacer presentaciones con el resto del equipo, etc. BPMS le brinda una estructura para este proceso, asegurándose de que nunca se pierda un paso crítico.
  • si está empezando a trabajar con un nuevo cliente, independientemente del proyecto, hay varios pasos clave que debe realizar. Tendrá que averiguar qué necesita el cliente lograr, cómo quiere comunicarse, etc. Al igual que con la incorporación de empleados, puede utilizar BPMS para agilizar el proceso de incorporación de clientes.
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