Reingeniería de procesos de negocio (BPR): definición, pasos, ejemplos

Reingeniería de procesos de negocio (BPR): definición, pasos, ejemplos

La ejecución adecuada de Business Process Reengineering o BPR puede ser un cambio de juego para cualquier empresa.

Si se maneja adecuadamente, puede realizar milagros en una empresa que está fracasando o estancándose, aumentando las ganancias e impulsando el crecimiento.

Sin embargo, la reingeniería de procesos de negocios no es el concepto más fácil de entender. Implica imponer cambios en una organización: derribar algo a lo que la gente está acostumbrada y crear algo ahora.

Y eso no es una tarea fácil.

Entonces, ¿qué es la reingeniería de procesos de negocio?

La reingeniería de procesos de negocios es el acto de recrear un central con el objetivo de mejorar la producción del producto, la calidad o la reducción de costos.

Por lo general, involucra el análisis de los empresa , la búsqueda de procesos que son deficientes o ineficientes, y la búsqueda de formas de deshacerse de ellos o cambiarlos.

La reingeniería de procesos de negocios se hizo popular en el mundo de los negocios en la década de 1990, inspirada en un artículo que fue publicado en la revista Harvard Business por Michael Hammer.

Su posición fue que demasiadas empresas estaban usando nuevas tecnologías para algo diferente , algo que se construye sobre nuevas tecnologías.

Piensa, usa la tecnología para «mejorar» un caballo con herraduras más livianas que las hacen más rápidas, en lugar de solo construir un auto.

En las décadas posteriores, BPR ha seguido siendo utilizado por las empresas como una alternativa a (automatizando o reutilizando procesos existentes), que en gran parte la ha reemplazado en popularidad.

Y con el ritmo del cambio tecnológico más rápido que nunca, BPR es mucho más relevante que nunca.

Pasos de reingeniería de procesos de negocio

Como hemos mencionado anteriormente, la reingeniería de procesos de negocios no es una tarea fácil.

A diferencia de la gestión de procesos de negocio o mejora, los cuales se centran en el trabajo con los procesos existentes, BPR significa cambiar dichos procesos fundamentalmente.

Esto puede ser extremadamente costoso, costoso y riesgoso. A menos que logre realizar cada uno de los pasos con éxito, sus intentos de cambio pueden fallar.

Paso # 1: Identidad y comunicación de la necesidad de cambio

Si eres una pequeña empresa , esto puede ser un pedazo de pastel. Se da cuenta de que su producto tiene una alta tasa de descarga de usuarios, envía un mensaje de texto a su co-fundador y sugiere una dirección para pivotar.

Para una corporación, sin embargo, puede ser mucho más difícil. Siempre habrá personas que estén felices con las cosas como están, tanto del lado de la gerencia como de los empleados. El primero puede temer que sea una inversión irrecuperable, y más tarde por su seguridad laboral.

Por lo tanto, deberá convencerlos de por qué hacer el cambio es esencial para la empresa. Si a la compañía no le va bien, esto no debería ser demasiado difícil.

En algunos casos, sin embargo, el problema es que la compañía no está tan bien como podría estarlo. Es decir, debes hacer tu investigación. ¿Qué procesos podrían no estar funcionando? ¿Su competencia está mejor que su empresa en algunos aspectos?

Una vez que tenga toda la información, deberá elaborar un plan muy completo, con la participación de líderes de diferentes departamentos. La gerencia tendrá que desempeñar el papel de vendedor: transmitir la gran visión del cambio, mostrar cómo afectará positivamente incluso a los empleados de menor calificación.

Riesgo de fallo: no obtener la participación de la compañía

Sin embargo, si no lo hace, sus esfuerzos de reingeniería de procesos de negocios podrían estar destinados a fallar mucho antes de que comiencen.

La reingeniería de procesos de negocios puede afectar seriamente a todos los miembros de la empresa, y en ocasiones esto puede parecer un cambio negativo para algunos. Por ejemplo, algunos empleados podrían pensar que los despedirán si encuentran una mejor manera de funcionar (lo cual es una posibilidad real).

En tales casos, incluso si la administración está a bordo, la iniciativa puede fallar porque los empleados no están comprometidos .

Por lo general, es posible obtener la participación de los

Paso # 2: juntar un equipo de expertos

Al igual que con cualquier otro proyecto, la reingeniería de procesos de negocios necesita un equipo de personas altamente capacitadas y motivadas que llevarán a cabo los pasos necesarios.

En la mayoría de los casos, el equipo consiste en:

  • Gerente senior. Cuando se trata de hacer un cambio importante, necesita la supervisión de alguien que pueda tomar las decisiones. Si un equipo de BPR no tiene a alguien de la gerencia superior, tendrá que ponerse en contacto con ellos por cada cambio menor.
  • Gerente de operaciones. Como un hecho, necesitará a alguien que conozca los entresijos del proceso, y ahí es donde interviene el gerente de operaciones. Han trabajado con los procesos y pueden contribuir con su vasto conocimiento.
  • Expertos en reingeniería. Finalmente, necesitarás los ingenieros adecuados. Los procesos de reingeniería pueden necesitar experiencia en diferentes campos, desde TI hasta la fabricación. Si bien generalmente varía caso por caso, el cambio correcto podría ser cualquier cosa: hardware, software, flujos de trabajo, etc.

Riesgo de fracaso: no reunir al equipo adecuado

Hay muchas maneras diferentes de arruinar esto.

Si el equipo está formado por personas con un punto de vista y una agenda similares, por ejemplo, es posible que no puedan diagnosticar correctamente los problemas / soluciones .

O bien, el equipo puede involucrar a demasiadas o muy pocas personas. En el primer caso, la toma de decisiones se puede ralentizar debido a puntos de vista conflictivos. Más adelante, puede que no haya suficientes expertos en ciertos campos para crear soluciones adecuadas.

Es difícil dejar todo eso como marco, ya que depende del proyecto en sí. Sin embargo, hay una cosa que beneficia a todos los equipos de BPR: tener un equipo lleno de personas entusiastas (y sin embargo imparciales), positivas y apasionadas por hacer una diferencia .

Paso # 3: Encuentre los procesos ineficientes y defina indicadores clave de rendimiento (KPI)

Una vez que tenga el equipo listo y listo para lanzar la iniciativa, deberá definir los KPI correctos. No desea adaptarse a un nuevo proceso y, luego, darse cuenta de que no tuvo en cuenta algunos gastos, la idea de BPR es optimizar, y no al revés.

Si bien los KPI suelen variar según el proceso que esté optimizando, lo siguiente puede ser muy típico:

  • Fabricación
    • Tiempo de ciclo : el tiempo transcurrido desde el principio hasta el final de un proceso
    • Tiempo de cambio : tiempo necesario para cambiar la línea de hacer un producto a otro
    • Tasa de defectos – Porcentaje de productos fabricados defectuosos
    • Rotación de inventario : el tiempo que tarda la línea de fabricación en convertir el inventario en productos
    • Mantenimiento de emergencia planificado – La proporción de los tiempos de mantenimiento planificado y de emergencia ocurre
  • ESO
    • Tiempo medio de reparación : tiempo promedio necesario para reparar el sistema / software / aplicación después de una emergencia
    • Tasa de cierre de tickets de soporte : el número de tickets de soporte cerrados por el equipo de soporte dividido por el número abierto
    • Aplicación Dev. – El tiempo necesario para desarrollar completamente una nueva aplicación desde cero.
    • Tiempo de ciclo : el tiempo necesario para hacer una copia de seguridad de la red después de una violación de seguridad

Una vez que haya definido los KPIs exactos, deberá ir tras los procesos individuales. La forma más fácil de hacer esto es hacer un mapeo de procesos de negocio.  . Si bien puede ser difícil analizar los procesos como un concepto, es mucho más fácil si tiene todo por escrito paso a paso.

Aquí es donde el administrador operacional es útil: hacen que sea un poco más fácil definir y analizar los procesos.

Por lo general, hay 2 formas de mapear procesos:

  • La forma más básica de trabajar con procesos es a través de diagramas de flujo. Toma un lápiz y papel y anota los procesos paso a paso.
  • Si tiene más conocimientos de tecnología, el uso de software para el análisis de procesos puede hacer que todo sea mucho más fácil. Puede usar herramientas, por ejemplo, para digitalizar sus procesos, establecer fechas límite, etc. El simple uso de dicho software podría terminar optimizando dichos procesos, ya que permite una colaboración más fácil entre los empleados.

Riesgo de fracaso: incapacidad para analizar correctamente los procesos

O, para decirlo de manera más sucinta, la impaciencia . Es poco común que alguien intente la reingeniería de procesos de negocios si las ganancias aumentan y las proyecciones se ven muy bien.

BPR se suele solicitar cuando las cosas no van tan bien y las empresas necesitan cambios drásticos. Por lo tanto, puede ser muy tentador apresurar las cosas, omitir el proceso de análisis y comenzar a realizar los cambios.

El problema es que, sin embargo, el análisis de las necesidades de la empresa debe hacerse de manera adecuada, no apresurarse para llegar a las partes más interesantes.

Siempre hay presiones de tiempo y dinero en el mundo de los negocios, y es responsabilidad de la alta dirección resistir la tentación y asegurarse de que se lleve a cabo el procedimiento adecuado. Las áreas problemáticas deben identificarse, los objetivos clave deben establecerse y los objetivos comerciales deben definirse, y esto lleva tiempo.

Idealmente, cada etapa requiere la participación de grupos de toda la empresa para garantizar que se forme una imagen completa, con comentarios e ideas que se tomarán en consideración de una amplia gama de fuentes. El siguiente paso es identificar y priorizar las

Cualquier negocio que no tome en serio este análisis entrará ciegamente en los próximos pasos y encontrará que sus esfuerzos de BPR fracasarán .

Paso # 4: Reingeniería de los procesos y comparación de KPIs

Finalmente, una vez que haya terminado con todo el análisis y la planificación, puede comenzar a implementar las soluciones y los cambios a pequeña escala.

Una vez que llegue a este punto, no hay mucho que agregar: lo que tiene que hacer ahora es seguir poniendo en práctica sus teorías y ver cómo se mantienen los KPI.

Si los KPI muestran que la nueva solución funciona mejor , puede comenzar a escalar la solución lentamente, poniéndola en acción dentro de cada vez más procesos de la empresa.

Si no, vuelve al tablero de dibujo y comienza a buscar nuevas soluciones potenciales.

Ejemplos de reingeniería de procesos de negocio

La última década ha sido muy grande en el cambio. Con el desarrollo de nuevas tecnologías a un ritmo tan vertiginoso, muchas empresas comenzaron a llevar a cabo iniciativas de reingeniería de procesos de negocios. Hay muchos de ambos

Hay muchos ejemplos de reingeniería de procesos de negocio exitosos y catastróficos en la historia, uno de los más famosos es el de Ford.

Ejemplos de BPR: Ford Motors

Uno de los ejemplos de reingeniería de procesos de negocios más referenciados es el caso de Ford , una empresa fabricante de automóviles.

En la década de 1980, la industria automovilística estadounidense estaba en una depresión y, en un intento por reducir los costos, Ford decidió examinar algunos de sus departamentos en un intento por encontrar procesos ineficientes.

Uno de sus hallazgos fue que el departamento de cuentas por pagar no era tan eficiente como podría ser: su división de cuentas  estaba compuesta por 500 personas , a diferencia de Mazda (su socio) 5.

Mientras que Mazda era una compañía más pequeña, Ford estimó que su departamento aún era 5 veces más grande de lo que debería haber sido.

En consecuencia, la gerencia de Ford se fijó un objetivo cuantificable: reducir el número de empleados que trabajan en cuentas por pagar por un par de cientos de empleados. Luego, lanzaron una iniciativa de reingeniería de procesos de negocios para averiguar por qué el departamento tenía tanto personal.

Analizaron el sistema actual y descubrieron que funcionaba de la siguiente manera:

  1. Cuando el departamento de compras escribía un pedido, enviaban una copia a las cuentas por pagar.
  2. Luego, el control de materiales recibiría las mercancías y enviaría una copia del documento relacionado a las cuentas por pagar.
  3. Al mismo tiempo, el proveedor enviaría un recibo de los bienes a las cuentas por pagar.

Luego, el empleado del departamento de cuentas por pagar tendría que cumplir las tres órdenes, y si las hacía, emitiría el pago. Esto, por supuesto, tomó mucha mano de obra en el departamento.

gráfico de proceso de ford

Proceso a pagar antiguo

Entonces, como es el caso de BPR, Ford recrea el proceso de manera digital.

  1. Compras emite un pedido y lo ingresa en una base de datos en línea.
  2. El control de materiales recibe los productos y las referencias cruzadas con la base de datos para asegurarse de que coincida con un pedido.
  3. Si hay una coincidencia, el control de materiales acepta el pedido en la computadora.

nuevo gráfico de cuentas por pagar

Nuevo proceso a pagar

De esta manera, se eliminó completamente la necesidad de que los empleados de cuentas por pagar coincidan con los pedidos.

Puedes aprender más sobre el caso


¿Tienes alguna experiencia personal con BPR ? ¿Fue exitoso? ¿Por qué o por qué no? Háganos saber en los comentarios!

 

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