¿Qué es un sistema Kanban?

sistema kanban

Kanban es un sistema que programa Lean Manufacturing. Controla la cadena de suministro para obtener ahorros de costes mediante la implementación del sistema de control de inventario «just in time».

Todo lo que estamos haciendo es mirar el cronograma, desde el momento en que el cliente nos hace un pedido hasta el momento en que cobramos. Y estamos reduciendo la línea de tiempo, al reducir los desechos que no agregan valor.

Taiichi Ohno

El término «Kanban» es una palabra japonesa que significa «tarjeta» y fue originalmente acuñado y aplicado por el ingeniero industrial Taiichi Ohno para mejorar la eficiencia en Toyota.

Ohno observó la forma en que los consumidores compran productos y la forma en que los supermercados los suministran para desarrollar un sistema de inventario más eficiente.

Cuando vas de compras, significa que no tienes suficientes suministros. Compras lo que necesitas ahora, y el supermercado sólo almacena lo que espera vender en un corto período de tiempo. Esto no es preocupante porque sabes que el supermercado tendrá lo que necesitas la próxima vez que compres.

En la fabricación, cada proceso depende de un proceso anterior o de los materiales obtenidos de un proveedor. Es un poco como ir de compras a un supermercado.

No tendría sentido comprar más de lo que necesitas en este momento, y cuando lo hayas hecho,  el «supermercado» metafóricamente sabe que debe abastecerse nuevamente para tu próxima visita.

Kanban es más simple de lo que suena

El sistema Kanban suena muy simple a simple vista. Solo mantienes tanto inventario como es probable que consumas dentro de un tiempo limitado.

Cuando utilizas materiales, se notifica a los proveedores, ya sean externos o internos, de que necesitas más stock disponible. Esto permite que la demanda controle las tasas de producción para que nunca tengas un excedente, pero siempre tengas suficientes productos determinados para estar «just in time».

El sistema Kanban permite evitar el almacenaje de un gran excedente de inventario. Después de todo, el inventario es solo una forma de inmovilizar tesorería que podría generar beneficios invertidos en otros procesos o negocios.

Además el inventario podría echarse a perder y cuesta mucho mantenerlo, ya que algunos de sus recursos ahora deben dedicarse a su almacenaje y custodia.

El sistema Kanban fija unos límites para la disponibilidad de inventario los cuales también incluyen el trabajo en curso.

Volvamos al supermercado. No querrás hacer largas colas antes de conseguir lo que necesitas. De la misma manera, tu negocio no quiere tener almacenada una serie de productos que nadie necesita en este momento.

Configurando los límites superiores, se limita la longitud de la cola. Y como en el supermercado, cuanto más corta sea la cola, mejor.

El problema con todo esto viene cuando empiezas a pensar en cómo convertirlo en práctica.

Vamos a ver cómo lo hizo Toyota.

Antes de los avances de tecnología: tarjetas Kanban

Ten en cuenta que el Sistema Kanban se desarrolló antes de que los ordenadores desempeñaran un papel importante en los negocios. ¿Cómo lo implementó Toyota? Usaba tarjetas sencillas.

En primer lugar, el enfoque tuvo que cambiar de un empuje para satisfacer las previsiones de la demanda a una atracción generada por la demanda real.

Por lo tanto, la orden para producir sólo pasaría a través de la cadena de suministro cuando se reciban las señales de demanda. Es evidente que el mensaje ha de transmitirse con rapidez para adaptar la capacidad de respuesta al estímulo de la demanda.

Lograr un buen equilibrio significa controlar los procesos y los resultados reales. ¿Con qué rapidez está respondiendo la financiación de la producción?

Queremos limitar las existencias, pero no queremos perder ventas. Si eso sucede, tiene que entrar más Kanban en el sistema. En otras palabras, hay que crear inventarios.

Taiichi Ohno, rápidamente vio que se debían aplicar reglas muy estrictas al sistema Kanban para que sea efectivo.

Estipuló que:

  • Cada proceso indica un Kanban que coincidirá con los siguientes procesos.
  • Kanban indica tanto la secuencia como la cantidad.
  • Sin un Kanban, no hay razón para producir o transportar ningún artículo.
  • Cuando las mercancías pasan de un proceso a otro, deben tener un Kanban.
  • No se pueden transmitir bienes que presentan algún defecto en el sistema. Así, Kanban también se convierte en un sistema de control de calidad.
  • Cuanto menos Kanban haya, más eficiente y sensible a la demanda será cualquier proceso.

El sistema Kanban: de las tarjetas a las computadoras

En los años 40, las tarjetas Kanban eran la mejor manera de señalar el agotamiento del inventario y la necesidad de una recarga en el mismo. Transmitieron el mensaje de manera simple y eficiente.

Que Toyota haya encontrado la manera de hacerlo de manera efectiva es un testimonio de su dedicación a la eficiencia. Hoy, por supuesto, todo es mucho más fácil, pero algunas compañías siguen usando las tarjetas Kanban de una manera muy similar a la que aplicó Toyota.

Aún así, con los mensajes electrónicos que pueden transferirse en un instante y con los sistemas centralizados que pueden rastrear exactamente cómo se están moviendo a través del sistema de producción, las nuevas tecnologías agilizan aún más el proceso de producción impulsado por la demanda.

El sistema Kanban de «Tres contenedores» se vuelve digital

Usemos un ejemplo simple para mostrar un sistema Kanban en funcionamiento.

Hay tres compartimientos para las tarjetas Kanban. Uno está en el piso de la fábrica, otro está en la tienda o almacén donde se guardan los materiales, y el contenedor final está en el proveedor.

Las tarjetas rojas indican la necesidad de suministro, por lo que el personal de producción utiliza todas sus tarjetas rojas.

Ahora, necesitan más materiales e instrucciones adicionales sobre qué producir para satisfacer la demanda, por lo que envían el contenedor vacío a la tienda.

La tienda llena la bandeja de producción con tarjetas Kanban y proporciona los materiales para que coincidan. Ahora necesita más inventario del proveedor, por lo que la tienda envía una tarjeta Kanban al proveedor, quien rápidamente entrega más materias primas o piezas de repuesto que se devuelven junto con la tarjeta Kanban.

Observa que solo hay un contenedor vacío en un momento dado.

Todo esto suena bien, pero si alguna vez has escrito información importante en trozos de papel, sabrás que tienen a perderse o borrarse. O peor aún, podrías haber cometido un error al anotar la información. Cuando se trata de una producción a gran escala, una tarjeta Kanban faltante ser un problema.

Utilizando un sistema electrónico no hay posibilidad de pérdidas. No hay necesidad de preguntar si le ha iniciado un proceso solicitado en una tarjeta. Incluso se puede hacer un seguimiento de tiempos de producción.

Esencialmente, es una forma fácil de seguir el proceso.

Bombardier Aerospace y Ford Motor Company son solo dos de las grandes firmas de hoy en día, que han considerado que los sistemas Kanban electrónicos son la opción más eficiente.

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